Cara membuat surat keterangan penghasilan karyawan diperlukan saat Anda ingin mengurus suatu administrasi tertentu. Dokumen ini sangat umum dijumpai dalam dunia profesional atau kerja karena sering diminta untuk menyelesaikan proses administrasi tertentu.
Pada dasarnya format dalam pembuatan dokumen ini dapat dibilang cukup sederhana. Meski sederhana namun Anda tetap harus melengkapi beberapa komponen wajib yang ada di dalam suratnya.
Apa Itu Surat Keterangan Penghasilan
Sesuai dengan namanya, keterangan penghasilan merupakan salah satu dokumen resmi yang dikeluarkan perusahaan khususnya dari bagian keuangan. Dokumen ini merupakan sebuah surat formal yang mencantumkan keterangan terkait penghasilan karyawan.
Jika Anda merupakan karyawan dari sebuah perusahaan, dapat mengajukannya dan digunakan untuk meyakinkan pihak lain mengenai jumlah penghasilan yang diterima setiap bulannya. Dalam beberapa urusan administrasi, dokumen ini wajib diikutsertakan.
Cara membuat surat keterangan penghasilan karyawan dibutuhkan dalam beberapa urusan administrasi agar aktivitas tersebut dapat berjalan lancar. Seperti untuk melakukan pinjaman di bank, mengajukan kredit kendaraan bermotor, pengajuan beasiswa dan lain-lain.
Baca juga: Contoh Surat Keterangan Gaji Karyawan dan Komponennya
Fungsi Surat Penghasilan Karyawan
Mungkin beberapa dari Anda belum terpikirkan mengapa keterangan penghasilan karyawan ini dibutuhkan. Jika suatu saat Anda dihadapkan pada kondisi untuk melamar pekerjaan lain atau hendak mengajukan beasiswa, dokumen ini akan sangat dibutuhkan.
Tidak hanya untuk beberapa keperluan yang telah disebutkan sebelumnya, namun tentu ada lebih banyak kegunaan dari dokumen ini. Berikut beberapa kegunaan dan sejumlah fungsi dari surat keterangan penghasilan.
1. Kepentingan untuk Melamar Pekerjaan Lain
Saat akan melamar pekerjaan tentu ada beberapa perusahaan yang meminta persyaratan untuk melengkapi dokumen ini. Hal tersebut dilakukan untuk melihat rekam jejak karir Anda. Selain itu dengan adanya surat ini, calon perusahaan baru dapat menentukan kemungkinan gaji Anda.
2. Mengajukan sebagai Salah Satu Persyaratan Beasiswa
Salah satu persyaratan khusus untuk para profesional yang ingin melanjutkan pendidikan dengan mengajukan beasiswa adalah surat keterangan penghasilan. Beasiswa seperti ini bisa diperoleh dari mana saja, mulai dari pemerintah hingga berbagai macam institusi swasta .
Untuk pendaftaran beasiswa melalui jalur profesional selain surat keterangan penghasilan, akan diminta membuat keterangan rekomendasi langsung dari atasan tempat Anda bekerja. Oleh karena itu cara membuat keterangan pendapatan karyawan perlu diketahui.
3. Mengajukan Pencairan Dana JHT BPJS Ketenagakerjaan
Bagi pengguna layanan BPJS Ketenagakerjaan harus mengetahui bahwa pencairan dana JHT bisa dilakukan meski Anda masih berstatus sebagai pekerja aktif. Keterangan penghasilan ini bisa digunakan untuk mencairkan dana JHT BPJS maksimal 30 persen dengan beberapa ketentuan.
4. Keperluan Membuat Visa
Selain beasiswa profesional, membuat surat keterangan penghasilan karyawan perlu Anda ketahui jika ingin membuat visa. Hal tersebut dilakukan agar para wisatawan yang ingin bepergian ke luar negeri dipastikan memiliki uang serta tabungan yang mencukupi.
Cara Membuat Surat Keterangan Penghasilan Karyawan
Secara tidak langsung surat ini memiliki kesamaan dengan slip gaji meski memiliki format dan bentuk yang berbeda. Keterangan penghasilan termasuk kedalam salah satu surat resmi sehingga Anda harus menggunakan bahasa formal.
Intinya surat ini berisi informasi dan menjelaskan tentang jumlah penghasilan seseorang. Cara membuat surat keterangan penghasilan karyawan harus memenuhi beberapa komponen. Berikut ini beberapa komponen yang harus tertera di dalamnya.
1. Harus Membuat Rincian Gaji Pokok dan Tunjangan Lain
Komponen pertama yang harus ada adalah rincian dan jumlah gaji setiap bulan yang Anda peroleh. Rincian gaji ini terdiri dari gaji pokok dan tunjangan lain seperti makan, transportasi, kesehatan dan sebagainya.
Sehingga tidak hanya gaji pokok saja, namun semua gaji atau penghasilan karyawan yang diterima setiap bulan harus dicantumkan dalam surat keterangan penghasilan dengan rinci dan lengkap.
2. Surat Harus Disahkan oleh Pihak Terkait
Cara membuat surat keterangan penghasilan karyawan berikutnya adalah telah disahkan oleh pihak terkait di sebuah perusahaan. Segala informasi akan dinilai valid dan sah jika disampaikan oleh bagian keuangan.
Biasanya pihak perusahaan mengeluarkan dokumen ini melalui pihak Human Resource Development atau HRD. Karena di dalam HRD juga terdapat tim yang mengurusi keuangan atau gaji karyawan.
3. Harus Mencantumkan Nama dan Jabatan Jelas Pemohon
Komponen yang harus dilengkapi selanjutnya adalah nama jelas dan jabatan Anda sebagai pemohon. Selain itu juga perlu menulis nama dan jabatan dari penerima surat untuk menegaskan kegunaan atau maksud dari surat yang diterbitkan tersebut.
4. Cantumkan Tujuan Penggunaan Surat
Tujuan penggunaan surat juga harus tertera di dalam dokumen ini. Sehingga surat yang diterbitkan benar-benar digunakan sesuai kebutuhan yang telah disampaikan kepada pihak perusahaan.
Dalam pembuatan keterangan penghasilan seorang karyawan di perusahaan memang tidak terdapat format baku. Namun cara membuat surat keterangan penghasilan karyawan di dalamnya perlu terdapat beberapa komponen penyusun agar jelas dan rinci.
