Cara membuat SOP perusahaan

Cara Membuat SOP Perusahaan yang Tepat

Cara membuat SOP perusahaan memang bagian penting dalam perjalanan sebuah usaha. SOP atau Standard Operating Procedure dapat menjadi standar baku dan acuan untuk melakukan sebuah proses kerja di perusahaan. Jadi, SOP sangat penting untuk memastikan pelayanan atau tindakan secara operasional selalu bekerja.

Masing-masing perusahaan pasti membutuhkan SOP untuk proses kerja dan berbagai macam kegiatan operasional. SOP ini harus berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Oleh karena itu, SOP sudah menjadi bagian penting dan untuk proses pembuatan tidak bisa langsung lihat pada contoh SOP perusahaan lain.

Fungsi SOP bagi Perusahaan

Sebelum mengetahui bagaimana cara membuat SOP perusahaan, sangat penting memahami fungsi dari SOP tersebut. SOP sebenarnya memiliki dua manfaat utama, pertama dapat digunakan untuk rujukan pengetahuan bagi kegiatan operasional yang selalu diperbaharui.

Hal tersebut membantu mengingat proses penjualan, dan selalu ada hal baru dari pasar baik tren maupun cara yang lebih efektif untuk menjual produk. Dengan adanya dokumen SOP bisa membuat proses evaluasi lebih mudah dan memastikan SOP tersebut berjalan.

Manfaat yang kedua juga bisa digunakan sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian dan perbaikan. SOP telah menjadi bukti tertulis karena di dalamnya termasuk formulir kerja seperti berita acara, bukti pengiriman, dan lain sebagainya.

Dengan adanya bukti tertulis tersebut bisa ditemukan kesalahan atau kekurangan sehingga proses pelacakan jauh lebih mudah. Perusahaan tinggal mencocokkan antara prosedur yang seharusnya dengan dokumen fisik yang ada. Maka dari itu sangat penting mengetahui bagaimana cara untuk membuat SOP perusahaan yang tepat.

Langkah Tepat Cara Membuat SOP Perusahaan

Cara yang harus dilakukan dengan tepat. Berikut ini beberapa langkah untuk membuat SOP yang harus diketahui oleh sebuah perusahaan :

  1. Membuat Tim Penyusun

Langkah pertama yang bisa dilakukan sebagai cara membuat SOP perusahaan dalam sebuah perusahaan adalah membuat tim khusus terlebih dahulu yang bertugas untuk menyusun SOP tersebut. Secara umum proses penyusunan SOP akan diperlukan tim ahli yang kompeten pada bidangnya masing-masing. Hal ini tentu disesuaikan dengan SOP apa yang akan dibuat oleh perusahaan tersebut. 

  1. Membuat SOP Perusahaan dengan Mempelajari Proses Bisnis

Cara membuat SOP perusahaan selanjutnya dengan mempelajari proses bisnis terlebih dahulu. Untuk bisa mewajibkan tujuan dari SOP dengan cara menciptakan proses kerja dalam bisnis yang sesuai dengan konsisten dan efisien. 

Tim penyusun SOP harus mempelajari terlebih dahulu proses bisnis untuk perusahaan tersebut dengan seksama. Hal tersebut dapat dilakukan dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga akhirnya sampai pada tangan pengguna akhir. 

Dari pengamatan tersebut bisa diperoleh data yang digunakan untuk menyusun SOP Misalnya saja durasi proses kerja dilakukan, siapa yang menjadi sumber daya manusia dan siapa yang terlibat, serta lain sebagainya.

Baca juga: Cara menghitung lemburan karyawan

  1. Menyusun dan Melakukan Evaluasi Alur Kerja

Apabila semua data yang dibutuhkan sudah terkumpul untuk menyusun SOP Anda bisa mulai membuat alur kerja. Dalam proses ini tidak bisa dilakukan satu kali dan harus dilakukan beberapa kali evaluasi sehingga bisa mendapatkan alur kerja efisien. Cara membuat SOP perusahaan ini sangat penting

Yang paling penting dalam alur kerja adalah gambaran detail urutan proses kerja yang diharapkan oleh perusahaan. Penting juga untuk menuliskan posisi dan nama person in charge di tiap proses kerja.

  1. Simulasi SOP

Sebelum ditetapkan SOP yang berlaku bagi perusahaan maka perlu disimulasikan terlebih dahulu dengan kondisi nyata perusahaan. Dengan adanya simulasi tersebut tentu bisa dilakukan evaluasi tahap akhir terhadap flowchart yang sudah dibuat sebelum SOP akhirnya ditetapkan menjadi dokumen legal perusahaan. 

Baca juga: Tips onboarding karyawang yang mesti diketahui HRD

  1. Evaluasi dan Perbaikan SOP 

Cara membuat SOP perusahaan selanjutnya setelah melalui proses simulasi adalah melakukan evaluasi dan perbaikan SOP perusahaan. Buat SOP perusahaan yang satu ini tidak boleh dilewatkan agar tim penyusun SOP bisa mengetahui kekurangan dan melakukan perbaikan.

Tim penyusunan SOP harus langsung melakukan evaluasi dan review ulang, bahkan jika dibutuhkan harus ada uji coba kembali hingga dokumen tidak ada masalah untuk diterapkan di lapangan.

Ada berbagai macam langkah penting untuk membuat sebuah SOP perusahaan. SOP menjadi salah satu bagian penting dalam perusahaan. Setelah mengetahui cara membuat SOP perusahaan, mulai lakukan langkah awal untuk menjalankan SOP tersebut.