Email merupakan cara yang umum digunakan untuk mengirimkan surat lamaran kerja. Banyak perusahaan mengharuskan pelamar kerja untuk mengirimkan lamaran kerja via email.
Namun dalam mengirimkan lamaran kerja via email juga tidak bisa sembarang. Terdapat beberapa aturan yang mesti diperhatikan agar lamaran kerja Anda diterima dengan baik oleh perekrut atau HRD.
Mulai dari bahasa, susunan berkas, berkas yang dilampirkan hingga cara pengiriman email lamaran kerja harus betul betul Anda perhatikan dalam hal ini.
Berikut cara melamar kerja via yang baik dan benar serta menjunjung tinggi profesionalitas dari sudut pandang perekrut Pintarnya!
Daftar Isi
Cara Melamar Kerja Via Email
Dalam melamar kerja melalui email, Anda harus memperhatikan beberapa cara mulai dari:
1. Pastikan Email yang Anda Gunakan Sudah Benar
Salah satu hal yang mesti Anda perhatikan dalam cara melamar kerja via email adalah memastikan email yang digunakan adalah email yang tepat. Pastikan email yang Anda gunakan adalah email diperuntukan untuk keperluan profesional.
Yang dimaksud email profesional adalah email yang hanya memuat nama lengkap tanpa tambahan apa-apa.
Karena jika Anda menggunakan email pribadi dengan mengandung nama yang tidak profesional, rekruter akan melihat Anda sebagai kandidat yang tidak memiliki keseriusan dalam melamar pekerjaan tersebut.
Hindari penggunaan email pribadi dengan nama yang tidak formal seperti Rud1_G4mpang@gmail.com. Sebaliknya gunakan alamat email yang tampak formal dan profesional seperti rudigunawan@gmail.com
Selain itu, pastikan email perekrut yang Anda tuju telah benar. Karena jika salah satu huruf pun akan membuat lamaran kerja yang Anda kirim tidak diterima oleh perekrut tersebut.
2. Lampirkan Berkas Dokumen yang Diminta Dengan Benar
Dalam melamar pekerjaan melalui email, tak jarang banyak perusahaan yang mengharuskan pelamarnya untuk melampirkan beberapa dokumen pendukung seperti CV, cover letter, ijazah, fotokopi KTP, pas foto, dan lainnya.
Jika perusahaan mengharuskan Anda untuk melampirkan semua dokumen tersebut, usahakan untuk menggabungkan semuanya menjadi satu rangkap yang rapi.
Namun jika reruiter tidak memerlukan semua dokumen tersebut untuk dilampirkan, Anda dapat membuat berkas lampiran Anda berisi sesuai dengan kebutuhan perekrut saja.
Namun jika tidak dicantumkan untuk mesti melampirkan beberapa dokumen, Anda hanya perlu setidaknya melampirkan dua dokumen terpenting dalam melamar kerja, yaitu CV dan Surat Lamaran Kerja/Cover Letter.
Selain berkas dokumen yang mesti Anda lengkapi, Anda juga harus memperhatikan format file yang Anda gunakan dalam mengirimkan dokumen tersebut
Usahakan untuk menggunakan format file .pdf, .doc, atau .jpeg dalam cara melamar kerja via email yang profesional Hindari menggunakan format zip atau rar, karena pihak rekruter akan sulit untuk mengaksesnya.
Nama file juga akan mempengaruhi lamaran kerja Anda dimata perekrut. Nama file yang profesional adalah nama file yang menggunakan nama lengkap Anda dan format yang diminta oleh rekruter.
Contohnya seperti:
“Ranna Mulia-Curriculum Vitae.pdf” Untuk nama pada file CV
“Ranna Mulia-Surat Lamaran Kerja.pdf” Untuk nama pada file surat lamaran kerja
Hindari penggunaan nama file seperti:
“Ranna CV dibikin 2023 terbaru.pdf” atau “Ranna Surat Lamaran Kerja pasti diterima.pdf”
Pasalnya dengan nama file yang kurang profesional juga kerap membuat perekrut enggan untuk membuka file tersebut dan lamaran Anda menjadi terlewatkan.
Hal terpenting dalam melampirkan berkas adalah memperhatikan ukuran berkas lamaran yang Anda kirim. Jika dokumen Anda memiliki besar kapasitas lebih dari 1 MB, kompres file terlebih dahulu.
Dokumen lamaran yang kurang dari 1 MB akan memudahkan pihak rekruter untuk mengunduhnya.
3. Tulis Subject Email dengan Baik dan Benar
Subject email lamaran kerja via email menjadi bagian yang penting dan harus ditulis dengan jelas, singkat, dan padat.
Kenapa harus demikian? Karena subject email adalah bagian pertama yang akan dilihat oleh rekruter.
Jika subject email tidak jelas, rekruter tidak akan mengetahui maksud dari email tersebut dan bisa saja melihat pelamar sebagai kandidat yang kurang profesional.
Sebuah data yang dilansir dari Zippia menunjukan jika 47% HRD akan membuka email lamaran kerja berdasarkan subject email.
Sementara itu, penelitian lainnya juga disebutkan jika 64% HRD akan langsung menghapus lamaran kerja jika subject emailnya tidak jelas atau tidak relevan dengan posisi yang dilamar menurut penelitian yang dilakukan oleh Career Builder.
Dalam menulis subject email yang benar, Anda harus memperhatikan:
- Pastikan subject email mencakup informasi penting, yaitu posisi yang dilamar.
- Gunakan bahasa yang formal dan profesional.
- Hindari penggunaan simbol atau emoji.
- Batasi jumlah karakter hingga 50 karakter.
Contoh penulisan subject email yang baik seperti berikut:
- Ranna Mulia-Lamaran kerja-Product Spesialist
Hindari penggunakan subject email yang kurang profesional seperti:
- Lamaran kerja Ranna Mulia Seorang Product Spesialist Untuk PT Maju Jaya-Product Specialist-2023
4. Cantumkan Body Email yang Terstuktur
Body email menjadi bagian inti dari cara melamar kerja via email yang harus Anda perhatikan.
Mengapa body email sangat penting? Karena dengan body email ini, lamaran kerja Anda akan memberikan gambaran kepada perekrut tentang siapa Anda dan bagaimana kepribadian Anda.
Lantas, bagaimana menulis body email lamaran kerja yang baik?
Mudah saja, Anda cukup membuatnya seperti surat resmi pada umumnya. yaitu dengan memperhatikan format penulisan yang terstruktur mulai dari salam, pembuka, isi dan penutup.
tuliskan body email lamaran tersebut mulai dari perkenalan diri, tujuan melamar, lampiran yang Anda sertakan hingga ucapan terima kasih.
Menurut Teal, dalam body email lamaran kerja Anda dapat menuliskan:
- Sapa penerima dengan sapaan yang profesional.
- Sebutkan bagaimana Anda dapat menemukan lowongan pekerjaan tersebut.
- Tuliskan alasan utama Anda dalam mengirimkan lamaran kerja tersebut.
- Jelaskan dokumen apa saja yang Anda lampirkan untuk mendukung lamaran tersebut
- Cantumkan kontak atau media sosial Anda yang dapat dihubungi supaya perusahaan dapat melakukan follow up dengan mudah.
- Akhiri dengan ucapan terima kasih atas pertimbangan dan waktu yang diluangkan oleh perekrut
- Berikan salam penutup hangat sepert “hormat saya”.
Ingat! Penting untuk menulis body email tersebut dengan singkat, padat dan jelas. Karena untuk memberikan gambaran akan cerita tentang diri Anda yang sepenuhnya dalam dilakukan dalam sesi wawancara atau interview.
5. Cantumkan Signature Email Jika Diperlukan
Signature Email adalah bagian tambahan di akhir email yang berisi informasi kontak dan identitas pengirim.
Informasi kontak biasanya mencakup nama lengkap, jabatan, nomor telepon, alamat email, dan alamat situs web yang di arahkan kehalaman portofolio atau LinkedIn.
Identitas pengirim bisa berupa nama perusahaan atau organisasi tempat pengirim bekerja.
Signature Email biasanya tidak panjang dan tidak mengganggu konten utama email. Tujuannya adalah untuk melengkapi email dengan informasi yang berguna bagi penerima.
Dengan Signature Email, penerima akan mengetahui siapa Anda, siapa perusahaan Anda, dan bagaimana cara menghubungi Anda. Tanda tangan email juga bisa membantu untuk membangun citra profesional dan meningkatkan kredibilitas Anda
Cara ini bukan cuma sekadar memudahkan rekruter mendapatkan segala informasi tentang diri Anda dalam satu halaman, melainkan juga memudahkan mereka untuk tahu ke mana harus menghubungi Anda selain email yang Anda gunakan.
Contoh signature email yang baik dapat Anda lihat seperti berikut:
6. Perhatikan Waktu Pengiriman Email
Setelah memastikan bahwa isi email lamaran kerja sudah sesuai, ada hal lain yang perlu diperhatikan, yaitu waktu pengiriman. Waktu pengiriman email lamaran kerja yang tepat dapat meningkatkan peluang untuk dibaca oleh HRD.
Waktu terbaik untuk mengirim email lamaran kerja adalah pada jam kerja, yaitu antara pukul 08.00-17.00. Pada jam-jam tersebut, HRD biasanya sedang aktif bekerja dan membuka email.
Waktu yang lebih spesifik yang dapat dipilih adalah antara pukul 10.00-11.00 dan juga 14.00-15.00. Pada jam-jam tersebut, HRD biasanya sudah menyelesaikan pekerjaannya di pagi hari dan belum terlalu sibuk dengan pekerjaan di sore hari.
Hindari mengirim email lamaran kerja di luar jam kerja atau bahkan di tengah malam. HRD biasanya tidak memeriksa email di luar jam kerja, sehingga lamaran kerja Anda mungkin akan terlewatkan.
Jika Anda baru melihat job posting di tengah malam, Anda dapat mempersiapkan email lamaran kerja terlebih dahulu. Tulis email beserta dokumen yang diminta, lalu jadwalkan pengiriman email untuk keesokan harinya pada jam kerja.
7. Periksa Kembali Sebelum Mengirim Lamaran Tersebut
Sebelum mengirim email, ada baiknya Anda memeriksa kembali semua bagiannya.
Pastikan subjek email sudah sesuai, body email sudah lengkap dan tidak ada kesalahan ketik, dokumen yang dilampirkan sudah lengkap, dan format email sudah rapi.
Untuk memastikan semuanya sudah benar, Anda bisa mengirimkan email tersebut terlebih dulu ke email pribadi Anda.
Dengan memeriksa kembali email sebelum dikirim, Anda bisa menghindari kesalahan yang tidak diinginkan dan membuat penerima email merasa nyaman.
Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja Email yang Efektif
Tips Membuat Email Lamaran Kerja Anda Lebih Menonjol
Selain memahami langkah-langkah cara melamar kerja via email, penting juga untuk Anda memperhatikan tips jitu menonjolkan email lamaran kerja Anda di mata rekruter.
Tips ini berguna untuk membuat email lamaran kerja Anda terlihat berbeda dari kandidat lain. Dengan begitu, lamaran Anda akan memiliki peluang yang lebih besar untuk lolos ke tahap berikutnya.
Berdasarkan bemycareercoach.com, ada empat tips yang bisa Anda gunakan untuk menarik perhatian rekruter melalui email lamaran kerja Anda, di antaranya sebagai berikut:
1. Tuliskan Subject Email yang Menarik
Cukup fokuskan diri Anda pada 6 -10 kata yang menonjolkan kualifikasi terbaik Anda. Subject email yang seperti ini akan menarik perhatian dan mendorong penerima email untuk membuka email lamaran pekerjaan Anda sesegera mungkin.
2. Berikan Pembuka yang Hangat dan Akrab
Sebelum mengirimkan email lamaran kerja, coba lihat apakah sebelumnya Anda pernah memiliki hubungan yang hangat dengan perusahaan atau manajer perekrutan tersebut. Perkenalan yang hangat masih merupakan cara terbaik untuk melamar pekerjaan.
3. Cantumkan 4 hingga 5 Poin Mengapa Anda Adalah Kandidat yang Baik
Ringkaslah mengapa mereka harus peduli dan segera melihat email lamaran Anda. Cara terbaiknya adalah dengan menggunakan poin-poin karena rekruter dapat membacanya lebih cepat dan membuatnya tetap singkat.
Untuk membuatnya, Anda dapat melihat deskripsi pekerjaan dan gunakan terminologi atau sinonimnya untuk mencakup semua bidang di mana Anda memiliki pengalaman.
4. Follow up Kembali Lamaran Anda
Email lamaran kerja bisa saja berakhir di folder spam atau diabaikan karena penerimanya kebanjiran. Maka, jika Anda tidak mendapatkan balasan apa pun dalam seminggu, baiknya hubungi kembali pihak rekruter guna melihat status lamaran Anda.
Referensi:
- Becca Dershowitz. Diakses pada 2024. How to Write a Job Application Email (With Examples).
- Lei Han. Diakses pada 2024. Job Application Email – 4 Tips to Stand out.
- Zippia.com. Diakses pada 2024. Subject Email Lamaran Kerja yang Dilirik HRD.
- CareerBuilder. Dikases pada 2024. Kesalahan Fatal dalam Lamaran Kerja via Email yang Harus Dihindari.
Cek Lowongan Kerja Paling Sesuai Untuk Anda di Pintarnya
Seluruh informasi yang ada pada artikel ini dibuat semata-mata untuk memberikan pengetahuan yang bersifat umum. Dapatkan berbagai informasi terkait melamar pekerjaan agar lamaran kerja Anda sukses diterima perusahaan.
Temukan lowongan kerja yang paling sesuai dengan pengalaman dan skill yang Anda miliki di Pintarnya. Download pintarnya melalui link ini, dan temukan puluhan ribu perusahaan terverifikasi pasang loker gratis tanpa batas di Pintarnya.
