Cara Menulis Email dalam Bahasa Inggris yang Benar

Cara menulis email dalam bahasa Inggris yang formal dalam suatu kegiatan bersifat resmi tidak mudah. Penulisan isi dari surat elektronik ini membutuhkan ketelitian, diksi, serta kemampuan menerjemahkan kata.

Untuk kasus tertentu, surel bahkan digunakan sebagai dasar hukum atau bukti dalam suatu persidangan. Dengan hal ini, meminimalisir kesalahan menjadi hal esensial guna menjaga reputasi sebagai pengirim.

Mengetahui cara menulis surat elektronik yang baik bukan hanya akan membantu mendapatkan pekerjaan atau lulus ujian, tetapi juga bisa berhubungan dengan teman berbahasa Inggris.

Cara Menulis Email dalam Bahasa Inggris 

Untuk menulis surel dalam bahasa Inggris dengan benar, jangan terlalu banyak berimprovisasi. Menghindari kesalahan fatal yang bisa merusak seluruh struktur email Anda dengan memperhatikan hal-hal berikut:

1. Salam Pembuka

Untuk memulai email dalam bahasa Inggris, Anda perlu memberi koma setelah kalimat pembuka, lalu meninggalkan baris kosong. Di sinilah Anda mengatur tingkat formalitas dan  pastikan untuk menggunakan sapaan yang tepat.

Saat menulis surel ke penerima yang tidak dikenal, Anda bisa menggunakan kata seperti “To Whom It May Concern” atau bisa juga “Dear Sir or Madam”.

Contoh bahasa formal seperti Dear, Good Morning, Good Afternoon, dan Good Evening. Sedangkan informalnya seperti Hi, Hello, Greetings, dan istilah lainnya.

Cara menulis email dalam bahasa Inggris untuk pengantar Anda, tergantung pada hubungan Anda dengan orang yang menerima surel, tetapi semua ini harus dimulai dengan salam.

2. Presentasi 

Saat menulis surel yang berbahasa Inggris, mulailah dengan kalimat pendek untuk memulai pesan Anda. Saat menulis email profesional, dapat menuliskan kata seperti “I hope this message finds you well”. 

Ketikan mengetik email untuk teman atau kepentingan yang tidak bersifat formal, cukup memasukkan kata seperti “How are you?” dan selanjutnya memperkenalkan diri.

Misalnya, dalam konteks kerja bisa menuliskan kata This is (your name) from (your company) Writing regarding dan lainnya. Jika seorang teman memberikan Anda kontak, bisa menuliskan kata lebih formal.

Cara menulis email dalam bahasa Inggris untuk bagian presentasi bersifat formal bisa menggunakan (Person’s Name) recommended I get in touch whit you.

Bisa juga jika bersifat lebih formal seperti I was referred to you by (Mutual Contact’s Name). contoh surel formal My name is (your name), I am a business student.

3. Transmisi Tujuan dan Pesan Utama

Setelah pendahuluan, Anda membutuhkan beberapa kalimat guna menjelaskan tujuan email Anda. Jika sudah memasukkan subjek surel pada tahap ini, penerima sudah memiliki gagasan mengapa Anda menulis surel kepada mereka. 

Langsung ke intinya dan jelaskan dengan mengetik kalimat singkat dan jelas. Pada surel penting, pengirim bisa menambahkan misalnya The purpose of this email is… atau kata lainnya.

Sedangkan cara menulis email dalam bahasa Inggris untuk pesan informal dalam Bahasa Inggris. Misalnya I just wanted to know if.. itu tidak harus, namun bagus demi kejelasan pesan yang disampaikan.

Setelah menjelaskan tujuan pengiriman, Anda bisa melanjutkan ke pesan utama. Di sini pengirim menjelaskan dengan tepat apa yang dibutuhkan dan apa pengirim harapkan dari orang lain.

Baca juga: Lupa Kata Sandi Email? Begini Cara Mudah Mengatasinya

4. Kesimpulan Pesan

Untuk melengkapi surel dalam bahasa Inggris, penting untuk mengulangi tujuan pengirim dan berterima kasih kepada penerima di akhir pesan. Inilah saatnya untuk meringkas apa yang pengirim butuhkan sambil menunjukkan dukungan.

Seperti pernyataan tujuan pengirim, yang satu ini harus pendek dan langsung. Ucapkan terima kasih kepada penerima dengan menuliskan Thank you for your time dalam email resmi. 

Jika Anda menulis surat kepada seorang teman, seorang pengirim bisa mengakhirinya dengan berharap dapat segera bertemu secepatnya. Cara menulis email dalam bahasa Inggris ini termasuk semiformal.

Baca juga: Cara Nego Gaji via Email Secara Efektif dan Meyakinkan

5. Salam Penutup

Pada suatu percakapan pasti akan diakhiri dengan ucapan atau kalimat penutup seperti salam dan tanda tangan. Untuk mengakhiri email, tambahkan koma setelah salam terakhir dan akhiri dengan nama Anda.

Ketika membuat surel resmi, nama pengirim adalah memakai nama lengkap diikuti dengan detail lain seperti perusahaan, situs web, atau mungkin nomor telepon pengirim.

Apabila pengirim seorang pelajar, pengirim tersebut juga dapat memberikan status dan gelar universitas. Kata yang digunakan seperti kind regards, sincerely, dan lainnya terkait cara menulis email dalam bahasa Inggris.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Menulis Email dalam Bahasa Inggris

Berdasarkan esqcourse.com, ada 3 kesalahan umum dalam menuliskan email berbahasa Inggris yang perlu diperhatikan oleh para pencari kerja, di antaranya sebagai berikut.

1. Salam Pembuka yang Kurang Tepat

Salam pembuka seperti “Hi” atau “Hello” merupakan salam dalam bentuk informal yang dapat Anda gunakan jika berkirim email dengan teman. Namun, salam untuk surat lamaran kerja yang bersifat resmi tentu berbeda.

“Dear, Mr/Mrs/Ms XXX” adalah bentuk salam yang resmi jika Anda mengetahui nama penerima. Adapun, “To whom it may concern” atau “Dear Sir/Madam” adalah bentuk resmi jika Anda tidak mengetahui nama penerima.

2. Menggunakan Singkatan

Terkadang menggunakan sebuah singkatan dalam teks percakapan dapat membuat komunikasi lebih berwarna. Namun, tidak semua singkatan layak digunakan untuk email resmi, karena dapat terkesan terlalu santai dan membingungkan pembaca.

Contoh beberapa singkatan yang kurang sesuai untuk email resmi di antaranya:

“inspo” singkatan dari “inspiration”
“IMO” singkatan dari “In my humble opinion”
“Prob” singkatan dari beberapa kata yaitu “probably, probability, probable, probation, atau proboscis”

Ada pun contoh singkatan yang umum dipakai untuk email resmi, di antaranya yaitu:

RSVP singkatan dari bahasa Prancis “Répondez s’il vous plait” yang artinya dalam bahasa Inggris adalah “reply”. Singkatan ini biasanya digunakan dalam undangan resmi.
“Re:” singkatan dari “reply”
EOM singkatan dari “End of Message”

3. Penggabungan antara Subject dengan to be

Penggabungan antara subject dengan to be atau yang disebut juga contraction memberikan kesan alami dalam sebuah percakapan. Namun, seperti abbreviation, tak semua contraction tepat digunakan dalam email.

Contoh kalimat dengan contraction yang tidak tepat yaitu seperti “I wanna share with you some related files”. Kata “wanna” dalam ekspresi kalimat tersebut hanya tepat digunakan dalam percakapan informal.

Sementara dalam situasi resmi, kalimat “I would” dalam bentuk contraction “I’d” lebih tepat digunakan. Contohnya pada kalimat “I’d like to share with you some related files”.

Referensi:

• ESQ Course. Diakses pada 2024. 3 Kesalahan Menulis Email Bahasa Inggris Resmi.