Tujuan Menyusun Skala Prioritas, Tepat Penuhi Kebutuhan Anda!

Mengapa seseorang harus memiliki skala prioritas dalam mengerjakan tugas-tugas kantor?

Apakah skala prioritas hanya berguna untuk menyelesaikan tugas kantoran saja?

Jika belum bekerja dan masih menjadi jobseeker, apakah tetap butuh skala prioritas?

Nah, di sini Pintarnya akan membahas skala prioritas dengan detail sehingga Anda dapat memaksimalkan potensi dalam berbagai bidang tugas yang sedang atau akan dikerjakan.

Jadi, jika Anda membutuhkan contoh untuk memahami cara menyusun skala prioritas, yuk simak artikel ini hingga selesai!

Apa Itu Skala Prioritas?

Skala prioritas adalah segala sesuatu yang memang penting dan harus didahulukan. Dengan tujuan menyusun skala prioritas, membuat manusia bisa mampu dalam mengetahui dan memenuhi kebutuhan terpenting agar segera diutamakan.

Sehingga, seseorang dapat menentukan dan memenuhi kebutuhannya itu dengan cara efektif dan efisien. Karena sesuatu yang diperlukan segera didahulukan, sangat efisien jika ingin mempersempit anggaran.

Tidak hanya untuk menentukan tingkat kebutuhan dan memilihnya saja, akan tetapi juga disusun dalam rangka terpenuhinya kebutuhan paling utama. Hal tersebut dikarenakan seseorang secara sadar dan paham akan kebutuhannya.    

Utamakan kebutuhan yang paling mendesak atau harus segera dilakukan. Susunlah skala prioritas secara berurutan serta tepat, kemudian tuliskan kebutuhan lain dan memang bersifat tidak mendesak dilakukan.

Tujuan Menyusun Skala Prioritas

Kenapa sih harus menggunakan skala prioritas? Pernahkah Anda berpikir demikian? Nah, ternyata hal ini berkaitan dengan manajemen waktu agar bisa menyelesaikan pekerjaan atau target tepat waktu. 

Manajemen waktu merupakan cara seseorang dalam mengatur waktu yang dimiliki dengan sangat baik. Tujuannya agar hasil yang diinginkan dapat maksimal sesuai keinginan dari pemilik, berikut ini tujuan menyusun skala prioritas.

1. Agar mengetahui mana yang harus disusun terlebih dahulu, sehingga akan diperoleh keteraturan dalam menjalani berbagai hal.
2. Menentukan tingkat kebutuhan paling penting sampai dengan kurang penting.
3. Memilih kebutuhan yang harus segera dilakukan atau dipenuhi.
4. Memenuhi kebutuhan utama seseorang dengan tepat waktu supaya lebih terkendali.
5. Perencanaan dalam memenuhi kebutuhan dapat terkontrol dan terkoordinasi. 

Tujuan menyusun skala prioritas tentu akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai hal. Mulai dari mengerjakan tugas, menyusun keuangan, memenuhi kebutuhan mendesak, bisa diatur dengan memprioritaskannya.

Baca juga: Skala prioritas kebutuhan disusun berdasarkan apa?

Faktor yang Mempengaruhi Skala Prioritas

Apabila Anda belum terbiasa menyusun skala prioritas, mungkin itu karena Anda merasa belum membutuhkannya.

Sebab, ternyata ada faktor yang mempengaruhi skala prioritas lho, baik dalam penyusunan maupun dalam pemutusan menyusunnya.

Nah, beberapa faktor tersebut di antaranya sebagai berikut.

• Kepentingan tugas.
• Perbedaan peran diri dalam masyarakat maupun keluarga.
• Nominal penghasilan.
• Kemudahan memperoleh informasi untuk bekerja atau belajar.
• Target hidup.

Mengenal Matrix Eisenhower

Setelah Anda memahami apa itu tujuan menyusun skala prioritas dalam kebutuhan. Kami akan membuat Anda mengenal matrix eisenhower karena sangat berhubungan dengan metode ketika akan menyusunnya .

Matrix eisenhower merupakan metode menyusun skala prioritas serta akan mempermudah penggunanya dalam mengetahui hal paling penting untuk dikerjakan. Pada matrix tersebut, sudah terbagi ke dalam 4 kategori.

1. Do, digunakan paling pertama untuk sesuatu yang harus dikerjakan segera. Biasanya memiliki resiko tinggi bila tidak diselesaikan dengan tepat waktu.
2. Decide, untuk hal-hal yang memang penting, akan tetapi tidak harus sesegera itu melakukannya. Sehingga, bisa dikerjakan di kemudian hari setelah yang terburu-buru terlaksana.
3. Delegate, dipakai pada hal yang genting namun masih dapat didelegasikan atau diserahkan kepada orang lain. Jadi, Anda tidak lagi mengerjakannya, biasanya ini berhubungan dengan urusan pekerjaan.
4. Delete, sesuatu yang pada dasarnya tidak penting, oleh karenanya bisa dihapus dari pekerjaan agar segera terpenuhi.

Anda bisa menggunakan metode matrix eisenhower dalam membantu proses penyusunan skala prioritas. Pengelompokan ini terdiri atas empat kategori akan mempermudah pemilik untuk memenuhi paling mendesak dan mengingat kebutuhan lainnya.

Baca juga: Contoh Tes Army Alpha Lengkap Dengan Instruksi Pengerjaan

Cara Menyusun Skala Prioritas

Untuk mempermudah Anda dalam melakukan penyusunan, kami akan memberikan cara menyusun yang tepat. Adapun demikian, tidak perlu membuat Anda merasa bingung ketika sedang menyusun prioritasnya.

1. Cari tahu seluruh kebutuhan atau tugas yang harus diselesaikan.
2. Urutkan dari bagian paling penting untuk hal yang bisa dikerjakan dengan longgar nantinya. 
3. Selesaikan kebutuhan yang memang penting dan segera harus dituntaskan.
4. Bersikap terbuka dengan hal-hal mendesak atau mendadak dilakukan.

Contoh Skala Prioritas

Berikut, kami telah menyusun contoh skala prioritas yang dapat Anda terapkan dalam satu minggu berkegiatan.

1. Contoh Skala Prioritas Harian di Kantor

• Kerjaan tugas individu yang harus diselesaikan segera.
• Kerjaan tugas tim dalam satu divisi yang memang menjadi KPI bersama.
• Membantu mengerjakan tugas divisi lain.
• Mendaftar tugas yang sudah dikerjakan dan belum.
• Buat evaluasi dan laporan akan tugas yang sudah dikerjakan.

2. Contoh Skala Prioritas Harian secara Umum

• Menyelesaikan pekerjaan yang memang dibawa ke rumah (lembur).
• Menghabiskan waktu dengan keluarga.
• Bermain dan bersosialisasi dengan teman.
• Melakukan me time, baik untuk meningkatkan kualitas diri atau mendapatkan hiburan.
• Istirahat.

3. Contoh Skala Prioritas saat Weekend

• Istirahat.
• Mencari hiburan.
• Membersihkan rumah/kos.
• Meluangkan waktu untuk keluarga.
• Meluangkan waktu untuk teman.

4. Contoh Skala Prioritas saat Berbelanja

• Beli barang primer (makanan, obat, kebutuhan toilet)
• Penuhi barang sekunder (baju, tas, sepatu, yang memang sekiranya dibutuhkan untuk bekerja)
• Pikirkan kebutuhan tersier

5. Skala Prioritas dalam Keuangan

Bagi pemasukan ke dalam beberapa hal:

• Kebutuhan primer dan sekunder (makan, obat, kebutuhan toilet, pakaian).
• Bayar kos/kontrakan (jika memang menyewa rumah).
• Dana darurat.
• Investasi.
• Kebutuhan hiburan.
• Menyisihkan uang untuk target tertentu yang sifatnya tidak terlalu urgent (liburan, nonton konser, lainnya).

Nah, jika Anda sudah memahami caranya dan tujuan menyusun skala prioritas. Anda bisa melakukan evaluasi agar tahu apakah yang sedang dikerjakan dan disusun efektif atau belum.

Penuhi sesuatu yang harus diselesaikan terlebih dahulu agar mudah dalam mengontrolnya. Tujuan menyusun skala prioritas ini sangat cocok untuk kebutuhan sehari-hari.