Tugas administrasi perkantoran memiliki berbagai tanggung jawab yang rumit. Tidak diragukan lagi, profesi ini sama pentingnya dengan yang lain seperti pemasaran, sumber daya manusia, dan sebagainya.
Namun, dibandingkan dengan posisi administrasi lainnya, yang satu ini masih menjadi diva. Perusahaan sangat membutuhkan seseorang yang dapat bertindak sebagai perantara atau membantu tugas administrasi.
Mengenal Apa Itu Administrasi Perkantoran?
Administrasi perkantoran adalah suatu proses yang memastikan bahwa sebuah kantor beroperasi dengan efisien dan efektif.
Ini melibatkan berbagai tugas dan aktivitas yang berbeda, seperti membuat dan memelihara dokumen, mengelola informasi, dan menangani pemasukan dan pengeluaran.
Tugas administrasi perkantoran bisa beragam dan bisa berbeda tergantung pada jenis dan ukuran perusahaan.
Beberapa tugas yang umum dilakukan dalam administrasi perkantoran adalah membuat dan memelihara dokumen, mengelola korespondensi, menangani pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, mengatur jadwal, dan mengelola arsip.
Administrator perkantoran harus memiliki keterampilan yang baik dalam berbagai bidang, seperti keterampilan organisasi, keterampilan komunikasi, dan keterampilan teknologi informasi.
Mereka juga harus memiliki keterampilan time management yang baik untuk memastikan bahwa tugas-tugas terselesaikan tepat waktu.
Secara keseluruhan, administrasi perkantoran memainkan peran penting dalam memastikan bahwa sebuah kantor beroperasi dengan efisien dan efektif, dan memastikan bahwa tugas-tugas penting dapat selesai dengan tepat waktu dan dengan baik.
Baca juga: Mengenal Tugas sekretaris Dan Tanggung Jawabnya!
Berikut Ini Tugas Administrasi Perkantoran
Tugas admin perkantoran adalah serangkaian kegiatan dan tugas yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen, informasi dan operasi kantor. Berikut adalah beberapa tugas utama administrasi perkantoran:
- Filing dan penyimpanan dokumen
Tugas administrasi perkantoran ini melibatkan pengaturan dan penyimpanan dokumen-dokumen penting yang diterima atau dibuat oleh kantor.
Dokumen tersebut mungkin berupa surat, faktur, laporan, dan dokumen lainnya. Dokumen harus disimpan dengan benar dan teratur agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
- Mengatur jadwal dan rapat
Ini melibatkan menentukan jadwal rapat, mengatur ruangan, mengirimkan pengingat, dan mencatat hasil rapat. Tugas administrasi perkantoran ini memastikan bahwa rapat dilakukan tepat waktu dan memastikan bahwa semua peserta rapat memiliki informasi yang diperlukan.
- Menangani surat masuk dan keluar
Tugas ini melibatkan menyortir surat masuk, membalas surat yang harus dibalas, membuat surat baru, dan memastikan surat yang harus diteruskan diteruskan ke orang yang tepat. Ini memastikan bahwa surat-surat penting tidak terlewatkan dan diterima oleh orang yang sesuai.
- Membuat laporan
Tugas ini melibatkan membuat laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Laporan harus akurat dan tepat waktu agar perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang tersedia.
- Menangani pembelian
Tugas ini melibatkan menentukan kebutuhan kantor, membandingkan harga, membuat pesanan, dan memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi. Ini memastikan bahwa kantor memiliki barang yang dibutuhkan untuk beroperasi dengan baik.
Baca juga: Mengapa Anda Ingin Menjadi Staff Administrasi, Ini Jawabannya
- Mengatur pembayaran
Tugas ini melibatkan menentukan jadwal pembayaran, memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu, dan menangani masalah pembayaran jika ada. Ini memastikan bahwa perusahaan membayar tagihan tepat waktu dan menghindari masalah keuangan.
- Menyediakan informasi
Tugas administrasi perkantoran ini melibatkan menyediakan informasi kepada staf, klien, atau pihak lain yang membutuhkan. Ini memastikan bahwa orang yang membutuhkan informasi memilikinya dan membantu dalam menentukan keputusan yang tepat.
- Menangani korespondensi
Tugas ini melibatkan membuat dan menjawab telepon, mengirim dan menerima email, dan menangani pesan teks. Ini memastikan bahwa kantor tetap terhubung dengan dunia luar dan bahwa pesan penting tidak terlewatkan.
Baca juga: Cara belajar komputer dasar
- Mengatur jadwal
Tugas ini melibatkan menentukan jadwal untuk staf, memastikan bahwa tugas dilakukan tepat waktu, dan memantau progres tugas. Ini memastikan bahwa kantor beroperasi dengan efisien dan bahwa tugas dapat selesai tepat waktu.
- Menangani pemasukan dan pengeluaran
Tugas ini melibatkan mengatur pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan keuangan, dan memastikan bahwa perusahaan memiliki informasi yang akurat mengenai keuangannya.
Ini memastikan bahwa perusahaan dapat menentukan kebijakan keuangan yang tepat dan mengelola keuangannya dengan baik.
Tugas-tugas administrasi perkantoran bervariasi sesuai dengan jenis dan ukuran perusahaan, tetapi tugas-tugas ini sering merupakan bagian dari tugas seorang administrasi perkantoran secara umum.
Dengan melakukan tugas administrasi perkantoran secara efisien, kantor dapat beroperasi dengan baik dan membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya.