tugas dan tanggung jawab sekretaris

Apa Saja Tugas Sekretaris yang Utama dan Ketahui Kriterianya

Mungkin masih banyak orang yang belum paham dengan baik mengenai apa saja tugas sekretaris. Bahkan tidak sedikit mengira jika tugasnya hanya untuk melakukan pencatatan dokumen dalam perusahaan saja.

Padahal kenyataannya, tugasnya jauh lebih beragam dan luas. Sekretaris punya tanggung jawab cukup besar untuk keperluan sebuah perusahaan. Apalagi diperlukan keakuratan, ketelitian, serta kecepatan ketika seorang sekretaris melakukan pekerjaannya.

Mereka harus bisa melakukan pengolahan dan mendapatkan informasi dengan cepat serta sigap. Beberapa orang mengganggap pekerjaan ini cukup simple dan menganggap remeh karena belum tahu benar mengenai detailnya.

Sekretaris pekerjaannya bukan hanya untuk mengurus dokumen penting atau surat menyurat. Jika mereka tidak dapat mengelola dirinya sendiri, maka pasti manajemen dalam sebuah kantor dan jadwal atasannya gagal diatasi.

Mengetahui Apa Saja Tugas Sekretaris?

Sekretaris punya banyak tanggung jawab dan harus dijalankan untuk melancarkan perusahaan serta membuat hasil meeting, administrasi, serta pekerjaan lain. Berikut merupakan beberapa tugas utama dari sekretaris yang harus Anda ketahui:

  1. Notulen untuk hasil rapat

Saat rapat dimulai, maka sekretaris memang tidak mempunyai hak mengatur jalannya pertemuan tersebut. Namun mereka memiliki tugas yakni mencatat hasil serta membuat resume rapat di mana nanti dilaporkan ke atasan.

Selain itu juga dilaporkan kepada para anggota yang tidak dapat mengikuti rapat pada hari itu. Nanti hasilnya dapat dilihat oleh siapa pun dan ada laporan tiap bulannya mengenai notulen meetingnya.

Baca juga: Cara belajar komputer dasar

  1. Pencatatan serta kelola administrasi perusahaan

Sangat wajar jika tugas sekretaris ialah mengurus administrasi. Di sini tugasnya mencakup mencatat aktivitas hingga database organisasi. Mereka juga selalu memperbarui kontak karyawan hingga manajer, serta menyiapkan dokumennya.

  1. Berkomunikasi dengan lain pihak

Selain itu mereka juga punya tugas untuk koordinasi dengan sejumlah pihak terkait. Baik atasan, manajer, karyawan, serta pihak luar yang bekerja sama dengan perusahaan. Bahkan juga jadi penengah komunikasi dua pihak.

  1. Memantau patuh tidaknya perusahaan pada UU

Sekretaris akan memastikan pihak perusahaan taat dengan regulasi serta UU yang ada. Tugas itu ialah pantauan terhadap anggaran serta syarat lain. Mereka akan pastikan dokumen atau regulasinya tidak melanggar undang-undang.

  1. Pastikan persediaan kantor

Tugas lainnya ialah memastikan jika ATK (alat tulis kantor) lengkap dan tidak kekurangan. Karena jika tidak ada, maka dapat menghambat kegiatan dalam perusahaan, mereka akan mencatat apa yang masih ada.

  1. Atur jadwal

Tugas sekretaris ini berbeda untuk perusahaan dan organisasi. Karena dalam perusahaan, mereka akan bertanggung jawab terhadap jadwal atasan serta jajarannya. Namun tetap saja akan bekerja sama dengan pimpinan dalam mengatur jadwal.

  1. Membantu tugas atasan

Pada perusahaan, bukan hanya mengatur jadwal pimpinan saja, melainkan juga membantu proyek besar perusahaan. Seperti saat pemimpin serta jajarannya akan rapat, maka sekretaris akan membantu menyiapkan bahan untuk presentasi.

Beberapa Kriteria Menjadi Seorang Sekretaris

Ada sejumlah kriteria mendasar untuk Anda ketahui jika ingin jadi sekretaris dalam perusahaan. Jika ingin menempati posisi tersebut, maka selain tahu tugas sekretaris yang utama, sebaiknya latih kemampuannya.

Pertama Anda harus punya kemampuan untuk mengelola administrasi serta dokumen dalam sebuah perusahaan. Termasuk salah satunya ialah membuat surat menyurat, mengoperasikan exel, ppt, serta word dengan benar.

Mempunyai skill berkomunikasi yang bagus juga diperlukan sebagai kriteria menjadi seorang sekretaris. Karena mereka juga dapat menjadi perantara dalam sebuah perusahaan dan jadi pihak ketiga ketika berkomunikasi.

Terutama untuk perusahaan yang akan melakukan kerja sama dengan pihak luar lainnya. Jadi mempunyai kemampuan melakukan komunikasi dengan tepat harus jadi skill agar dapat membantu perusahaan secara maksimal.

Selain itu tugas sekretaris memang membutuhkan sebuah ketelitian luar biasa, ini sangat penting untuk diperhatikan. Karena jika tidak teliti serta ulet, maka kelengkapan maupun dokumen lainnya tidak tertata secara baik.

Baca juga: Perbedaan sales dan marketing

Jadi seorang sekretaris sebaiknya harus bisa berusaha untuk membuat semua hal sesuai aturan perusahaan. Jika ingin menempati posisi ini, maka Anda harus mampu beradaptasi serta belajar dengan cepat.

Tidak semua calon sekretaris sudah paham hukum atau kebijakan di dalam perusahaan. terutama ketika perusahaan punyai aturannya sendiri-sendiri, maka harus mampu beradaptasi dengan baik.

Anda harus paham hal itu, termasuk hal mendasar terkait perundang-undangan di mana perusahaan tidak boleh melanggarnya. Seorang sekretaris juga harus bisa diandalkan serta mempunyai kemampuan dalam menyelesaikan masalah.

Sebenarnya masih ada banyak tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris dalam perusahaan. Akan tetapi, sebuah kantor punya kebijakan dan keperluan sendiri untuk membagikan tugas sekretaris di perusahaannya.


Cek Lowongan Kerja Paling Sesuai Untuk Anda di Pintarnya

Cek lowongan kerja yang paling sesuai dengan kualifikasi Anda sekarang juga di Pintarnya. Terdapat ribuan lowongan kerja di Pintarnya mulai dari lowongan kerja untuk lulusan SD, SMP, SMA & SMK hingga lowongan kerja untuk kerja sampingan atau freelance.

Download dan Lamar Kerja di Pintarnya dengan Cara:

1. Cari dan Pilih Pekerjaan yang Paling Sesuai
2. Klik Tombol "Lamar"
3. Pastikan CV Yang Anda Miliki Sudah Direview Kembali
4. Anda juga bisa memperbaharui CV dengan Klik tombol "Review CV dulu"
5. Buat Perekrut/HRD Lebih Tertarik dengan Menjawab Beberapa Pertanyaan
6. Jika Sudah, Lamaran Pekerjaanmu Telah Berhasil dikirimkan ke Rekruter
7. Pantau terus status lamaran pekerjaanmu untuk informasi Selanjutnya

Mudah bukan? Lamar di Pintarnya Sekarang!