10 Tugas Administrasi Perkantoran yang Penting Anda Tahu

Tugas administrasi perkantoran memiliki berbagai tanggung jawab yang rumit. Tidak diragukan lagi, profesi ini sama pentingnya dengan yang lain seperti pemasaran, sumber daya manusia, dan sebagainya.

Namun, dibandingkan dengan posisi administrasi lainnya, yang satu ini masih menjadi diva. Perusahaan sangat membutuhkan seseorang yang dapat bertindak sebagai perantara atau membantu tugas administrasi.

Apa Itu Administrasi Perkantoran?

Administrasi perkantoran adalah suatu proses yang memastikan bahwa sebuah kantor beroperasi dengan efisien dan efektif. Ini melibatkan berbagai tugas dan aktivitas yang berbeda, seperti membuat dan memelihara dokumen, mengelola informasi, dan menangani pemasukan dan pengeluaran.

Menurut Indeed, administrasi perkantoran merupakan aspek penting dalam bisnis, memastikan organisasi dan manajemen yang efektif. Jika Anda mempertimbangkan untuk berkarir di bidang administrasi perkantoran, memahami apa saja yang diperlukan dapat membantu Anda menentukan apakah itu karier yang cocok untuk Anda.

Tugas administrasi perkantoran bisa beragam dan bisa berbeda tergantung pada jenis dan ukuran perusahaan. Administrator perkantoran harus memiliki keterampilan yang baik dalam berbagai bidang, seperti keterampilan organisasi, keterampilan komunikasi, dan keterampilan teknologi informasi. 

Baca juga: Mengapa Anda Ingin Menjadi Staff Administrasi, Ini Jawabannya

Skill yang Harus Dimiliki oleh Admin Perkantoran

1. Keterampilan Administratif

• Pengelolaan Dokumen: Kemampuan mengelola dokumen-dokumen kantor, termasuk penyimpanan, pengarsipan, dan pengorganisasian dokumen.

• Penggunaan Perangkat Kantor: Keahlian dalam menggunakan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook) atau alternatif lainnya.

• Penyusunan Jadwal: Kemampuan mengatur jadwal dan menangani perencanaan pertemuan atau acara.

• Pengelolaan Email: Kemampuan dalam mengelola kotak masuk email, menjawab pesan, dan mengatur komunikasi elektronik.

• Manajemen Data: Keterampilan dalam mengelola database dan mengambil data yang dibutuhkan.

• Pengetahuan Filing: Memahami cara mengarsipkan dan mengindeks dokumen dengan efisien.

2. Keterampilan Komunikasi

• Kemampuan Berbicara: Keterampilan berkomunikasi lisan yang baik untuk berinteraksi dengan staf lain, pelanggan, atau pihak eksternal.

• Kemampuan Menulis: Kemampuan menulis yang baik untuk menyusun surat, memo, dan laporan.

• Komunikasi Email: Kemampuan berkomunikasi secara efektif melalui email, termasuk penulisan pesan yang jelas dan berbahasa sopan.

3. Keterampilan Organisasi

• Perencanaan dan Pengorganisasian: Kemampuan untuk merencanakan dan mengatur tugas-tugas sehari-hari dengan baik.

• Manajemen Waktu: Kemampuan untuk mengelola waktu dengan efisien dan mengutamakan tugas-tugas yang penting.

• Pengaturan Ruang Kerja: Kemampuan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan ruang kerja.

4. Keterampilan Teknologi

• Penggunaan Teknologi: Keahlian dalam menggunakan perangkat teknologi kantor seperti printer, scanner, dan faksimili.

• Pemahaman Dasar IT: Pengetahuan dasar tentang masalah teknis yang mungkin timbul dan cara mengatasi masalah tersebut.

5. Keterampilan Multitasking

Kemampuan untuk melakukan beberapa tugas sekaligus tanpa mengorbankan kualitas atau efisiensi pekerjaan.

6. Keterampilan Etika Profesional

• Keterampilan dalam menjaga kerahasiaan dan kepercayaan dalam penanganan informasi rahasia perusahaan.

• Etika dan perilaku profesional dalam berinteraksi dengan rekan kerja, atasan, dan pelanggan.

7. Kemampuan Menangani Stres

Kemampuan untuk tetap tenang dan produktif dalam situasi yang menekan atau stres.

8. Kemampuan Problem Solving

Kemampuan untuk mengidentifikasi masalah, mencari solusi, dan mengatasi tantangan yang muncul dalam pekerjaan sehari-hari.

9. Keterampilan Antarpribadi

• Kemampuan untuk bekerja sama dalam tim dan berkomunikasi secara efektif dengan orang-orang dari berbagai latar belakang.

• Kemampuan mendengarkan dengan baik untuk memahami kebutuhan dan permintaan orang lain.

10. Kemampuan Menangani Konflik

Kemampuan untuk mengatasi konflik dengan profesionalisme dan mencari solusi yang memuaskan semua pihak.

11. Pengembangan Diri

 Administrasi perkantoran terus berkembang. Keterampilan pengembangan diri seperti pelatihan baru atau meningkatkan keterampilan teknologi harus diterapkan secara teratur.

Baca juga: Mengenal Tugas sekretaris Dan Tanggung Jawabnya!

Tugas Administrasi Perkantoran

1. Filing dan penyimpanan dokumen

Tugas administrasi perkantoran ini melibatkan pengaturan dan penyimpanan dokumen-dokumen penting yang diterima atau dibuat oleh kantor.

Dokumen tersebut mungkin berupa surat, faktur, laporan, dan dokumen lainnya. Dokumen harus disimpan dengan benar dan teratur agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

2. Mengatur jadwal dan rapat

Ini melibatkan menentukan jadwal rapat, mengatur ruangan, mengirimkan pengingat, dan mencatat hasil rapat. Tugas administrasi perkantoran ini memastikan bahwa rapat dilakukan tepat waktu dan memastikan bahwa semua peserta rapat memiliki informasi yang diperlukan.

3. Menangani surat masuk dan keluar

Tugas ini melibatkan menyortir surat masuk, membalas surat yang harus dibalas, membuat surat baru, dan memastikan surat yang harus diteruskan diteruskan ke orang yang tepat. Ini memastikan bahwa surat-surat penting tidak terlewatkan dan diterima oleh orang yang sesuai.

4. Membuat laporan

Tugas ini melibatkan membuat laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Laporan harus akurat dan tepat waktu agar perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang tersedia.

5. Menangani pembelian

Tugas ini melibatkan menentukan kebutuhan kantor, membandingkan harga, membuat pesanan, dan memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi. Ini memastikan bahwa kantor memiliki barang yang dibutuhkan untuk beroperasi dengan baik.

6. Mengatur pembayaran

Tugas ini melibatkan menentukan jadwal pembayaran, memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu, dan menangani masalah pembayaran jika ada. Ini memastikan bahwa perusahaan membayar tagihan tepat waktu dan menghindari masalah keuangan.

7. Menyediakan informasi

Tugas administrasi perkantoran ini melibatkan menyediakan informasi kepada staf, klien, atau pihak lain yang membutuhkan. Ini memastikan bahwa orang yang membutuhkan informasi memilikinya dan membantu dalam menentukan keputusan yang tepat.

8. Menangani korespondensi

Tugas ini melibatkan membuat dan menjawab telepon, mengirim dan menerima email, dan menangani pesan teks. Ini memastikan bahwa kantor tetap terhubung dengan dunia luar dan bahwa pesan penting tidak terlewatkan.

9. Mengatur jadwal

Tugas ini melibatkan menentukan jadwal untuk staf, memastikan bahwa tugas dilakukan tepat waktu, dan memantau progres tugas. Ini memastikan bahwa kantor beroperasi dengan efisien dan bahwa tugas dapat selesai tepat waktu.

10. Menangani pemasukan dan pengeluaran

Tugas ini melibatkan mengatur pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan keuangan, dan memastikan bahwa perusahaan memiliki informasi yang akurat mengenai keuangannya. Ini memastikan bahwa perusahaan dapat menentukan kebijakan keuangan yang tepat dan mengelola keuangannya dengan baik.

Tugas-tugas administrasi perkantoran bervariasi sesuai dengan jenis dan ukuran perusahaan, tetapi tugas-tugas ini sering merupakan bagian dari tugas seorang administrasi perkantoran secara umum. Dengan melakukan tugas administrasi perkantoran secara efisien, kantor dapat beroperasi dengan baik dan membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Baca juga: Cara belajar komputer dasar