Perbedaan HRIS, HRMS, dan Sistem Manajemen HR Lainnya

Ketika menjelaskan sistem manajemen HR Anda mungkin merasa kebingungan untuk mengenali perbedaan HRIS, HRMS, dan sistem manajemen HR lainnya seperti HCM. Sistem HR  saat ini menjadi semakin kompleks dan berkembang dalam beberapa tahun terakhir ini.

Apa arti atau representasi dari istilah-istilah tersebut? Apakah setiap sistem melayani kebutuhan unik dalam manajemen HR atau SDM? Jika demikian, apa saja perbedaannya?

Pada artikel kali ini kami akan membahas pengertian dan perbedaan HRIS, HRMS dan sistem manajemen HR lainnya, dan mana yang tepat untuk Anda?

Apa itu HRIS?

Human Resource Information System (HRIS) adalah perangkat lunak atau platform online yang membantu mengelola sebagian besar operasi sumber daya manusia perusahaan, dengan fokus pada orang, prosedur, dan kebijakan.

HRIS adalah sistem berbasis data, yang menampung data karyawan utama dan memberikan informasi dan data yang dapat dicerna oleh organisasi. Sistem informasi sumber daya manusia memiliki basis data karyawan di pusatnya dengan alat fungsional untuk diterapkan pada mereka.

HRIS tidak hanya difokuskan pada pelacakan dan perekrutan personel, tetapi juga melacak waktu kerja karyawan dan memantau alur kerja untuk membantu proses pengembangan organisasi.

Fitur utama dari HRIS adalah:

• Manajemen basis data (informasi izin kerja karyawan dan data pajak)
• Manajemen waktu dan tenaga kerja
• Manajemen absensi
• Administrasi dan manajemen tunjangan
• Employee self service dan kemungkinan memperbarui informasi pribadi
• Pencatatan alur kerja
• Penyimpanan data kandidat karyawan
• Pelatihan dan pengembangan
• Opsi pelacakan pelamar kerja
• Mengotomatiskan tindakan SDM rutin (permintaan cuti, pengumpulan umpan balik, pelacakan pelatihan, kinerja, dan pengembangan)

Baca juga: Kapan CV ATS harus digunakan? Berikut Jawaban Tepatnya!

Apa itu HCM?

Human Capital Management (HCM) mengacu pada manajemen karyawan dalam suatu organisasi. Jenis rangkaian sistem ini mencakup semua fitur yang ditawarkan oleh HRIS dan menambahkan kemampuan manajemen talenta ke dalamnya.

HCM biasanya menyediakan alat untuk akuisisi talenta, manajemen talenta, dan organisasi talenta untuk menyediakan cara-cara untuk mengelola tindakan SDM dengan lebih baik mulai dari orientasi hingga pelacakan kinerja, kompensasi hingga offboarding.

Sistem ini menyatukan berbagai fitur dan alat yang berbeda seperti dokumen penggajian, timesheet, analisis produktivitas – sehingga memudahkan perusahaan untuk mengatur dan melacak segala sesuatu yang berhubungan dengan karyawan.

Secara keseluruhan, HCM dapat disesuaikan dengan setiap organisasi untuk mendukung aktivitas dan tindakannya. HCM juga dapat dianggap sebagai pendekatan strategis yang berisi semua praktik, proses, dan sistem yang digunakan untuk manajemen dan pengembangan orang.

Fitur utama yang tersedia dalam sistem HCM adalah:

Akuisisi tenaga kerja:

• Meliputi seluruh proses rekrutmen
• Mendukung dan mengelola perekrutan online
• Sistem pelacakan pelamar atau applicant tracking system (ATS)
• Prosedur onboarding karyawan baru

Manajemen karyawan:

• Pelacakan waktu dan kehadiran
• Manajemen kinerja
• Membangun dan mengembangkan budaya perusahaan
• Mengelola dan mengoptimalkan life cycle karyawan

Optimalisasi bakat:

• Jalur karier
• Pelacakan kompetensi
• Perencanaan bakat karyawan
• Pembelajaran dan pengembangan, pelatihan
• Penganggaran
• Kompensasi
• Fitur keterlibatan karyawan.

Baca juga: Cara Rekrut Karyawan yang Efektif dan Dijamin Akurat

Apa itu HRMS?

Sistem manajemen sumber daya manusia atau Human Resource Management Systems (HRMS) biasanya menawarkan semua fitur HRIS dan juga mencakup kemampuan HCM.

Ketika berinvestasi dalam sistem HRMS, Anda dapat berharap untuk mengakses semua yang termasuk dalam HRIS dan HCM, ditambah sistem penggajian dan beberapa alat untuk manajemen tenaga kerja yang lebih efisien.

HRMS mencakup fitur-fitur berikut ini:

• Fitur dan kemampuan paling umum dari sistem HRIS dan HCM
• Pemrosesan penggajian otomatis dan perhitungan upah
• Manajemen waktu
• Manajemen tenaga kerja

Dengan memiliki proses yang dibangun dengan baik untuk manajemen waktu dan tenaga kerja, organisasi dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi mereka. Jadi, HRMS adalah perangkat lunak yang paling kompleks dari setiap sistem HR dalam sebuah bisnis.

Baca juga: Contoh Slip Gaji yang Perlu Anda Ketahui, Simak Penjelasannya!

Apa Perbedaan Antara HRIS dan HRMS?

Sistem HRIS dan HRMS sangat mirip dalam fungsi dan fitur. Sebagian besar fitur dan modulnya sama – seperti pelacakan personalia, manajemen absen, alat manajemen pelatihan dan pengembangan, alur kerja, administrasi tunjangan, dan alat perekrutan.

Baik HRIS maupun HRMS mengotomatiskan tugas dan proses SDM serta berfungsi sebagai platform yang merangkum semua informasi tenaga kerja.

HRIS atau HRMS mengumpulkan data master karyawan, seperti nama, detail kontak, dan nomor jaminan sosial. Data-data ini sangat penting untuk dikumpulkan dan disimpan dengan aman bersama dengan administrasi penggajian dan tunjangan. Singkatnya, HRMS atau HRIS berfungsi sebagai inti dari manajemen data SDM dan tenaga kerja.

Perbedaan utama antara kedua perangkat lunak ini adalah kompleksitas alat yang mereka sediakan. HRIS lebih mendasar, berfokus pada detail yang paling penting sementara HRMS sedikit lebih kompleks dan diperluas.

Sistem HRMS biasanya mencakup semua fitur HRIS dengan alat dan fitur tambahan. Meskipun sistem HRIS mungkin merupakan pilihan yang ideal untuk perusahaan yang lebih kecil, HRMS yang modern, dirancang dengan baik, dan ramah pengguna menggabungkan setiap jenis perangkat lunak dan aplikasi yang berhubungan dengan SDM, membuat aliran yang lebih efektif mengenai tindakan SDM

Baca juga: 5 Kelebihan CV ATS dibanding Jenis CV Lainnya!

Apa Perbedaan Antara HRMS dan HCM?

Di sisi lain, HCM mengacu pada sistem manajemen yang mencakup semua alat dan proses HRIS di bawah payungnya, menawarkan fungsionalitas yang jauh lebih luas daripada HRIS atau HRMS.

HCM juga dapat dianggap sebagai pendekatan strategis karena merangkum kombinasi berbagai software dan alat SDM yang berbeda untuk mengelola seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari mengembangkan saluran bakat untuk perekrutan di masa depan hingga onboarding dan pensiun.

Perbedaan HRIS, HRMS dan HCM

Sistem HRIS, HCM, dan HRMS pada intinya sangat mirip. Yang paling penting adalah bahwa semuanya berurusan dengan departemen HR, dengan tenaga kerja atau karyawan, dan semua masalah dan masalah terkait seperti ketenagakerjaan, perekrutan, orientasi, pelatihan dan pengembangan, penggajian dan tunjangan, analisis kinerja, dan layanan terkait pekerjaan lainnya kepada karyawan.

HRIS dan HRMS adalah yang paling mirip, karena keduanya adalah perangkat lunak dengan fitur serupa, yang satu termasuk fitur yang lebih kompleks daripada yang lain. Dibandingkan dengan ini, HCM adalah yang paling beragam, karena mengacu pada software HR yang komprehensif.

Batas antara sistem HRIS, HRMS, dan HCM sangat bias, karena sering kali orang menggunakan nama-nama ini sebagai sinonim satu sama lain.

Jadi, mempelajari fitur dan manfaat seluruh fiur sebelum berinvestasi di dalamnya sangatlah penting. Sistem yang Anda pilih sangat tergantung pada kebutuhan, ukuran, dan tujuan organisasi Anda. Setiap perangkat lunak membantu menjadi lebih efisien dan produktif.

Terlebih lagi, sistem manajemen sumber daya manusia tidak hanya membantu organisasi Anda mengelola tugas-tugas yang berhubungan dengan SDM atau HR, tetapi juga memberikan pengalaman positif kepada karyawan dan kandidat yang baru saja akan bergabung dengan tim Anda.

Setiap software menyediakan platform yang mudah dimengerti dan digunakan yang secara baik akan mendukung proses onboarding dan manajemen karyawan yang lebih baik.

Baca juga: 5 Ciri CV ATS Friendly Yang Penting Untuk Diketahui!

Sistem Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?

Seperti yang sudah kami jelaskan di atas, bahwa batas antara ketiga jenis sistem ini bias. Namun pada intinya, kunci utama dalam mendapatkan platform terbaik dalam mendapatkan sistem HR terbaik untuk bisnis Anda tergantung pada penelitian yang Anda lakukan sebelum memutuskan.

Anda harus mencurahkan waktu dan upaya untuk menentukan produk spesifik mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Lebih penting lagi, pastikan Anda memahami apa yang dimaksud vendor ketika mereka berbicara tentang solusi mereka.

Jika perusahaan Anda adalah perusahaan kecil dan hanya membutuhkan fitur dasar saja, mungkin memutuskan pilihan HRIS adalah pilihan terbaik. Namun jangan berasumsi bahwa vendor akan memiliki pandangan yang sama. Definisi mereka tentang fitur-fitur utama HRIS mungkin berbeda dengan definisi Anda.

Lalu jika Anda memiliki perusahaan skala besar dan banyak karyawan, mungkin memilih solusi HCM atau HRMS merupakan langkah yang tepat supaya sistem tersebut dapat mengolah lebih banyak data dan memberikan informasi HR yang lebih cepat dan lebih baik.

Pastikan Anda membaca deskripsi produk dengan cermat untuk memastikan Anda mendapatkan solusi yang memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda. Mengajukan pertanyaan, dan melakukan riset atau trial produk di awal akan menyelamatkan Anda dari banyak potensi kebingungan dan frustasi saat Anda menggunakan sistem HR yang Anda pilih.

Baca juga: Persiapan Psikotes Kerja, Anti Cemas & Anti Ribet!

Kesimpulan

Sebelum Anda memilih sistem HR yang tepat untuk bisnis, pastikan Anda mengetahui terlebih dahulu kebutuhan bisnis Anda. Mengadopsi sistem HR yang salah dalam bisnis tidak hanya akan merepotkan seluruh operasional, namun juga Anda membuang waktu, tenaga, dan juga uang Anda.

Jadi, dengan mengetahui kebutuhan dan mempelajari semua fitur dari sistem yang ditawarkan vendor, maka akan membuat Anda lebih memahami pilihan terbaik untuk bisnis dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Selain melakukan pengelolaan data karyawan dengan sistem HR terbaik, hal lain yang tidak kalah penting adalah mendapatkan karyawan terbaik untuk bisnis Anda.