Bagi Anda yang tertarik untuk menjadi staff administrasi alangkah baiknya untuk mengetahui beberapa contoh job description staff administrasi. Sebab, baik perusahaan besar maupun kecil pasti memiliki staff untuk mengolah data dan pelaksanaan tertulis di perkantoran.
Menjadi seorang administrasi berarti mengurusi tata kelola administrasi, seperti mengurus segala berkas, persiapan laporan, membuat laporan hingga pengaturan keuangan. Menjadi seorang staff administrasi juga harus cekatan, teliti ketika menginput data, detail, dan juga bisa memproses data-data di perusahaan.
Daftar Isi
Mengenal Tentang Apa Itu Staff Administrasi?
Sebelum membahas perihal contoh job description staff administrasi, alangkah baiknya jika mengetahui terlebih dahulu pengertian tentang staff administrasi.
Pekerjaan ini seringkali disebut sebagai staff admin yang mana tugasnya adalah mengorganisir atau memastikan sikap pekerjaan yang bersifat administrasi atau ketatausahaan dalam sebuah perusahaan agar berjalan lancar.
Umumnya staff admin akan mengurus berbagai dokumen, pembukuan, menginput data, melakukan pengarsipan, mengatur agenda dan berbagai pekerjaan lainnya. menjadi seorang staff administrasi membutuhkan kemampuan organisasi dan juga sifat teliti yang baik.
Keahlian yang Harus Dimiliki Staff Administrasi
Untuk menjadi seorang staff administrasi, maka Anda harus memiliki beberapa keahlian. Sebab, profesi ini umumnya berperan untuk membantu eksekutif dalam mengorganisir dan juga membantu tugas administrasi seperti, jadwal meeting, menyusun dokumen.
Tidak heran jika umumnya HRD akan mencari tahu keahlian yang dimiliki sebelum ditetapkan diterima sebagai staff administrasi dalam sebuah perusahaan. Beberapa keahlian tersebut antara lain.
1. Siap dalam menghadapi berbagai tuntutan
2. Memiliki keahlian dalam berbagai aspek
3. memiliki pengetahuan tentang seluk beluk operasional
4. Memiliki kemampuan multitasking
5. Menguasai berbagai keahlian
Contoh Job Description Staff Administrasi
Tugas seorang administrasi dalam sebuah perusahaan memang tidak selalu sama. ada juga staff admin yang memiliki sedikit tugas yang berbeda dan sesuai jenis perusahaan yang ditempati. Sebab, setiap perusahaan pasti memiliki tugas yang spesifik.
Namun, hampir sebagian besar tugas staff administrasi itu sangat banyak. Umumnya para staf administrasi mengurus perihal pengaturan kantor, menjawab telepon, menyiapkan agenda rapat, mengatur dokumen perusahaan, dan yang lainnya.
- Merencanakan dan mengatur jalannya rapat atau konferensi
- Memelihara dan menata perlengkapan kantor
- Menulis dan mendistribusikan notulen rapat ke semua pihak yang membutuhkannya
- Melakukan aktivitas pembukaan dasar
- Memelihara dan menata perlengkapan kantor
- Mengatur dan menyajikan berbagai dokumen yang dibutuhkan, seperti laporan atau dokumen informasi
- Memastikan ketersediaan alat tulis kantor pada perusahaan
- Mengkoordinasikan ruang kerja, komputer, dan juga persediaan lainnya dengan departemen IT untuk para karyawan baru.
- Melakukan penyortiran dan pendistribusian surat
- Menjaga dokumen perusahaan baik yang berbentuk digital ataupun yang berbentuk fisik
- Korespondensi bisnis
Jenjang Karir Dalam Staff Administrasi
Setelah mengetahui perihal beberapa contoh job description staff administrasi, umumnya jenjang karir dalam staff administrasi ini berbeda-beda, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Junior Administrasi Staff
Staff administrasi pada jenjang karir sebagai junior staff administrasi ini umumnya membutuhkan pengalaman kurang lebih 2 tahun. contoh job description staff administrasi sebagai junior staff administrasi adalah menulis laporan yang kemudian diajukan.
Tidak hanya itu saja, sebagai junior staff administrasi juga harus menjadwalkan rapat hingga bisa mengatur perjalanan dinas. Untuk posisi tersebut biasanya memerlukan keterampilan komunikasi dan organisasi.
2. Senior Administrasi Staff
Setelah Anda dinyatakan lulus menjadi junior administrasi staff, maka jenjang karir yang selanjutnya adalah menjadi senior administrasi staff. Posisi ini adalah jenjang karir yang berada di tingkat menengah. Untuk bisa berada di posisi ini maka Anda harus memiliki pengalaman sekitar 3 hingga 4 tahun.
Contoh job description staff administrasi yang harus dimiliki oleh senior staff administrasi adalah untuk memastikan operasional kantor berjalan sesuai dengan yang seharusnya. Selain itu juga bertugas membuat laporan dalam bentuk statistik dan meningkatkan kebijakan.
3. Head Of Administrasi
Posisi ini merupakan posisi karir yang setelah head of administrasi. Untuk menjadi head of administrasi staff Anda memerlukan waktu mulai dari 6 tahun hingga 10 tahun.
Pada posisi ini tanggung jawab sebagai staff administrasi adalah untuk memantau anggaran, koordinasi operasional, meningkatkan efisiensi bisnis, menganalisa data perihal keuangan, mengawasi manajer, dan juga meminta diadakan audit.
4. Manajer Administrasi
Manajer administrasi merupakan posisi yang paling tinggi dalam staff administrasi. Tugas utamanya adalah memastikan jika semua proses telah berjalan sebagaimana mestinya dan melakukan analisis yang lebih dalam.
Setelah mengetahui beberapa contohnya, apakah Anda tertarik? Untuk menjadi staff administrasi, maka harus memiliki berbagai contoh job description staff administrasi seperti yang telah disebutkan di atas.
