tugas dan tanggung jawab seorang staff admin

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Staff Admin Perusahaan

Tugas dan tanggung jawab seorang staff admin adalah kunci untuk kelancaran semua kegiatan perusahaan. Ini nantinya akan mengatur pertemuan dan berbagai kegiatan di perusahaan dengan baik.

Oleh karena itu, tenaga administrasi yang baik adalah seseorang memiliki kemampuan manajemen waktu. Selain itu, admin dituntut untuk mengatur data, dokumen, perlengkapan kantor hingga jadwal pejabat tinggi di sebuah perusahaan. 

Belum lagi ia juga harus memiliki kemampuan menguasai teknologi. Mereka tidak hanya mengurus sekumpulan dokumen, tetapi juga mengurus masalah kebutuhan atau sumber daya yang dibutuhkan karyawan.

Baca juga: Mengapa Anda Ingin Menjadi Staff Administrasi sebagai karir?

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Staff Admin di Bagian Administrasi

Seorang administrator bertanggung jawab untuk pemrosesan data agar lancar dan benar. Untuk tugas lainnya, ada tanggung jawab yang terkait dengan:

1. Data Penjualan

Seorang administrasi bertanggung jawab untuk mencatat serta memeriksa status data penjualan yang masuk serta keluar dengan tujuan agar dapat menginvestigasi kekurangan dengan lebih mudah.

Masukkan data penjualan harian secara cermat, benar serta relevan serta hasilkan pernyataan dan lacak pengiriman data penjualan harian.

Pekerjaan administrasi setelah selesai menginformasikan tentang masalah kekurangan (misalnya ada masalah teknis input/komputer, keterlambatan data). Sehingga nantinya bisa ditindaklanjuti.

2. Memeriksa Hasil Input

Tugas dan tanggung jawab seorang staff admin ialah memeriksa kembali data yang dimasukkan untuk menghindari kesalahan sehingga data tetap akurat.

Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan silang dengan pelanggan apabila ditemukan ketidaksesuaian harga jual pada faktur data komputer dengan melakukan pemeriksaan silang dengan pabrik seminggu sekali.

3. Laporan

Pekerjaan administrasi membuat data yang berisi informasi akhir bulan berupa faktur penjualan yang harus diserahkan kepada Supervisor. yang sebelumnya telah mengecek informasi tagihan dari masing-masing loket.

Hasilkan data ringkasan penagihan dari konter untuk setiap periode, mendistribusikan salinan faktur pengiriman. Membuat data penjualan pelanggan serta informasi penagihan. Tugas dan tanggung jawab seorang staff admin ialah melakukan laporan retur pelanggan.

Kemudian diharapkan juga dapat membantu pekerja Supervisor Adm. Dalam hal pembuatan semua informasi terkait penjualan (misalnya informasi tentang penjualan barang konsinyasi serta kegiatan administrasi lainnya.



4. Administrasi dan Pengarsipan

Menyimpan file data penjualan yang sudah diproses serta belum diproses, secara rapi dan sistematis dengan tujuan memudahkan jika suatu saat nanti akan diambil kembali.

Merekap perlengkapan alat tulis serta perlengkapan lainnya seperti kantong plastik, polybag, karton. Kemajuan ATK harus dikomunikasikan kepada Admin Supervisor untuk kemudian ditinjau juga disetujui oleh Business Retail Section Chief

5. Menerima Panggilan Telepon

Menurut Applitrack, Salah satu Tugas dan tanggung jawab seorang staff admin berikutnya di bidang komunikasi melalui media telepon, baik untuk menerima atau melakukan panggilan dari pihak eksternal. 

Oleh karena itu, sangat penting bagi seorang pekerja administrasi untuk memiliki keterampilan komunikasi yang baik juga lancar. Contohnya,pada usaha kecil dan menengah.

Menjawab panggilan telepon adalah bagian dari meja kerja pegawai administrasi. Namun, perusahaan besar biasanya memiliki departemen terpisah yang secara khusus bertugas menjawab panggilan telepon.

Baca juga: Cara membuat cv untuk staff administrasi

6. Buat Agenda Kantor

Dulu, selain komunikasi telepon, terkadang ada kerabat yang ingin berkomunikasi langsung atau tatap muka dengan manajer perusahaan atau departemen lain. Ini juga merupakan item pekerjaan administrasi. 

Tugas dan tanggung jawab seorang staff admin adalah membuat atau menyiapkan agenda kegiatan. Namun sebelum membuat jadwal rapat, perlu dilakukan komunikasi dengan departemen lain agar jadwal dapat tersusun dengan baik tidak bentrok dengan jadwal lainnya. 

7. Buat Agenda Penjadwalan

Yang harus Anda ketahui adalah penjadwalan global lebih umum daripada penjadwalan pribadi, umumnya merupakan tugas dari seorang sekretaris.

Biasanya, upaya dilakukan untuk bertemu dengan pelanggan lain bersama dengan pelanggan yang telah membuat hari atau janji temu. Tujuannya agar dapat menjelaskan bentuk kerja sama kepada banyak klien secara bersama-sama.

8. Front Office 

Tugas dan tanggung jawab seorang staff admin selain posisi back office, seorang kerja administrasi juga dapat dipekerjakan di posisi front office. Karena posisi ini tidak bisa ditempati oleh sembarang orang. 

Seseorang yang berada di posisi front office ini perlu memiliki otak cerdas dan kemampuan komunikasi baik agar dapat membentuk suasana serta pelayanan di perusahaan tempatnya bekerja. 

Semua workstation dan meja kerja di kantor atau perusahaan sebenarnya diklasifikasikan menurut fungsinya masing-masing. Lebih tepatnya, bahwa tidak ada satupun fungsi tersebut yang berada di atas atau di bawah.

Anda hanya perlu mengetahui bahwa seluruh area serta karyawan bekerja sama untuk mencapai kesuksesan yaitu memajukan serta mengembangkan perusahaan. Maka dari itu, staff sangatlah dibutuhkan.

Ini tentu menjadi hal yang perlu diperhatikan. Kantor akan mengalami kesulitan dalam menjalankan visi misi perusahaan jika ada salah satu bagian tidak seimbang dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab seorang staff admin.


Cek Lowongan Kerja Paling Sesuai Untuk Anda di Pintarnya

Seluruh informasi yang ada pada artikel ini dibuat semata-mata untuk memberikan pengetahuan yang bersifat umum. Dapatkan berbagai informasi terkait melamar pekerjaan agar lamaran kerja Anda sukses diterima perusahaan.

Temukan lowongan kerja yang paling sesuai dengan pengalaman dan skill yang Anda miliki di Pintarnya. Download pintarnya melalui link ini, dan temukan puluhan ribu perusahaan terverifikasi pasang loker gratis tanpa batas di Pintarnya.