Apa Itu Desk Collection? Tugas, Gaji Beserta Tantangannya!

Kehadiran desk collection adalah salah satu yang paling vital setiap lini bisnis koperasi ataupun unit peminjaman uang lainnya. Peran desk collection sangat penting dalam setiap bisnis, terutama yang terlibat dalam kredit atau pembiayaan.

Namun, desk collection berbeda dari penagihan utang, meskipun faktanya keduanya memiliki tujuan yang sama: menagih. Jadi, apa desk collection itu sebenarnya?

Apa Itu Desk Collection?

Desk collection adalah pekerjaan yang secara teknis berbeda dengan debt collector. Banyak orang yang mengatakan jika pekerjaan ini merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Desk collection lebih sering bekerja melalui sambungan telepon alih-alih terjun langsung. Ini jelas tidak terjadi pada penagih utang (debt collector), yang harus mengunjungi atau bertemu dengan pelanggan.

Namun pada praktiknya, Profesi desk collection adalah sebuah bidang pekerjaan yang berkaitan dengan penagihan hutang. Para profesional dalam bidang ini bertanggung jawab untuk mengelola dan menyelesaikan tagihan yang belum dibayar oleh pelanggan atau debitur. Mereka bekerja di lembaga keuangan, perusahaan kartu kredit, atau lembaga pinjaman lainnya.

Setelah deskripsi terkait profesi desk collection tersebut, maka dapat disiimpulkan jika tugas utama dari seorang desk collection adalah menagih tagihan dari konsumen melalui telepon. Akibatnya, personel dalam profesi ini harus memiliki kemampuan bernegosiasi yang baik agar klien juga dapat lebih komunikatif.

Pelanggan harus dapat melakukan tawar-menawar dengan salah satu bank desk collection atau organisasi keuangan lainnya. Hal ini penting ketika berhadapan dengan konsumen yang terlambat membayar tagihan mereka dengan alasan apapun.

Diasumsikan bahwa proses tawar-menawar antara karyawan desk collector dan pelanggan akan menghasilkan solusi yang optimal bagi semua pihak. Desk collection adalah pihak yang harus bekerja keras agar klien mau mencicil atau bahkan melunasi kewajibannya.

Kemampuan komunikasi deskcoll sebagai garda depan sebuah organisasi keuangan akan menentukan tingkat keberhasilan dalam penagihan. Ini penting karena operasi desk collection dilakukan melalui telepon.

Baca juga: Sales Taking Order Adalah Sosok Krusial di Balik Kesuksesan Perusahaan

Komunikasi yang dilangsungkan juga tidak sekadar menarik, tapi juga artikulatif. Terdengar jelas dan tidak menimbulkan multitafsir apalagi miskonsepsi dengan klien. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman pelanggan atau ketidakjelasan penerimaan.

Pekerjaan desk collection adalah kerja yang tak mudah seperti kelihatannya hanya marah-marah via telpon saja. Deskcoll melakukan lebih dari sekadar menelepon klien untuk menagih mereka.

Deskcoll harus merekam setiap pembicaraan atau informasi yang diberikan oleh pelanggan saat melakukan panggilan telepon. Akibatnya, seorang desk collection adalah orang yang harus mampu multitasking.

Biasanya, karyawan desk collection akan bekerja dengan target pencapaian tertentu. Itulah mengapa orang yang tidak terbiasa bekerja dengan sistem target akan kesulitan dalam pekerjaan deskcoll ini.

Sikap sopan dan sabar diperlukan dalam lini profesi deskcoll. Dalam menghadapi konsumen dengan kepribadian yang beragam, kesopanan dan kesabaran harus selalu dijaga. Desk collection adalah pekerjaan yang tak mudah dan Anda harus bisa kuat menjalaninya.

Baca juga: Cara Menanggapi Pelanggan yang Pasif untuk Customer Service

Tugas dan Tanggung Jawab Desk Collection

Desk collection bekerja dengan memberi tahu klien tentang kewajiban mereka. Namun, Anda harus sepenuhnya menyadari peran dan tanggung jawab desk collection.

1. Memverifikasi Data Klien

Tugas dan tanggung jawab Deskcoll adalah memeriksa data pelanggan yang berkaitan dengan pesanan saat melakukan pembayaran. Sebelum melakukan penagihan, karyawan collection desk harus memiliki data yang dapat diandalkan tentang pembayaran pelanggan.

Admin deskcoll akan menentukan siapa yang terlambat membayar dengan meninjau data klien. Petugas juga diharuskan untuk meninjau data untuk menentukan jumlah tunggakan kepada para kreditur.

Anda tidak perlu memeriksa data konsumen secara manual. Selain memakan waktu lebih lama, tingkat akurasinya lebih rendah dibandingkan saat menggunakan sistem.

2. Menindaklanjuti Klien

Desk ectioncoll wajib menindaklanjuti klien yang belum melakukan pembayaran atau malah menunggak setelah mendapatkan datanya. Petugas mengomunikasikan hal ini melalui platform perpesanan seperti SMS, WhatsApp, atau melalui telepon.

Hal ini untuk mengingatkan konsumen agar segera melakukan pembayaran. Ingatkan kepada klien bahwa semakin menunda pembayaran maka beban pelunasan pun akan semakin bertambah.

3. Menghubungi debitur

Seorang desk collection akan bertanggung jawab untuk menghubungi debitur yang memiliki tunggakan pembayaran atau hutang yang belum diselesaikan. Anda perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk membina hubungan yang baik dengan debitur dan memperoleh informasi yang relevan mengenai status pembayaran mereka.

4. Menyampaikan informasi tentang tunggakan

Desk collection juga perlu menjelaskan kepada debitur mengenai jumlah hutang yang belum dibayarkan, tenggat waktu pembayaran, dan konsekuensi dari ketidakmampuan untuk melunasi hutang. Anda harus memastikan bahwa informasi yang disampaikan jelas dan akurat.

5. Menawarkan solusi pembayaran

Sebagai seseorang yang memiliki tugas utama sebagai penagihan hutang melalui telepon, seorang Desk collection juga perlu memberikan opsi pembayaran kepada debitur yang sesuai dengan kebijakan perusahaan atau institusi keuangan yang Anda wakili. Anda dapat menawarkan pembayaran melalui cicilan, penundaan pembayaran, restrukturisasi hutang, atau opsi lain yang mungkin tersedia.

6. Negosiasi dan penyelesaian hutang

Desk collection juga dapat melakukan negosiasi dengan debitur untuk mencapai kesepakatan pembayaran yang dapat diterima oleh kedua belah pihak. Anda harus memiliki keterampilan negosiasi yang baik untuk menemukan solusi yang memadai dan memungkinkan penyelesaian hutang.

7. Merekam dan melacak informasi

Penting untuk seroang Desk collection mencatat semua komunikasi yang Anda lakukan dengan debitur, termasuk tanggal, waktu, dan isi percakapan. Ini akan membantu Anda melacak perkembangan penagihan hutang dan menyimpan catatan yang akurat untuk keperluan administrasi dan audit.

8. Mengikuti kebijakan dan peraturan

Dalam menjalankan tugasnya, seorang Desk collection juga harus mematuhi semua kebijakan dan peraturan yang berlaku. Ini termasuk menghormati privasi debitur, menjaga kerahasiaan informasi sensitif, dan tidak terlibat dalam praktik penagihan yang tidak etis atau melanggar hukum.

9. Menjaga hubungan dengan debitur

Meskipun Desk collection bertugas menagih hutang, penting untuk menjaga hubungan yang profesional dengan debitur. Anda harus tetap sopan, ramah, dan empati dalam komunikasi Anda. Memahami situasi debitur dan menunjukkan kepedulian dapat membantu menciptakan lingkungan yang lebih kooperatif untuk menyelesaikan hutang.

10. Melaporkan perkembangan

Seorang Desk collection juga mungkin perlu mengumpulkan dan melaporkan data tentang perkembangan penagihan hutang kepada atasan atau pihak terkait di perusahaan atau institusi keuangan. Laporan ini dapat mencakup informasi tentang jumlah hutang yang berhasil dipulihkan, negosiasi yang sedang berlangsung, atau kendala yang dihadapi dalam proses penagihan.

11. Menyusun Tagihan

Pelanggan akan menerima faktur dan peringatan langsung dari pengumpul lapangan ini. Berbeda dengan meja penagihan yang melakukan penagihan melalui telepon atau sarana lainnya, fungsinya adalah untuk melakukan penagihan secara langsung.

12. Buat Laporan Harian

Laporan harian harus dikirim oleh petugas collection desk kepada kepala dan koordinator desk collection. Antara lain, laporan tersebut menguraikan apa yang terjadi saat melakukan follow up dengan klien dan digunakan sebagai bahan evaluasi.

Baca juga: Staff Operasional Adalah: Mengenal Tugasnya dalam Sebuah Perusahaan

Tanggung jawab seorang desk collection tidaklah mudah. Perlu kesabaran dan kemampuan komunikasi yang baik untuk menjalani profesi satu ini. Pekerjaan desk collection adalah pekerjaan yang membutuhkan kesabaran tingkat tinggi.

Tantangan Dalam Menjadi Seorang Desk Collection

Menjadi desk collection atau penagih hutang melalui telepon bisa menjadi tugas yang menantang dan membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik serta penanganan situasi yang sensitif. Berikut adalah beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi sebagai desk collection serta beberapa tips untuk menghadapinya:

1. Respon negatif Dari Klien Atau Nasabah

Banyak orang yang memiliki tanggungan hutang mungkin tidak ingin berbicara dengan penagih hutang atau merasa terganggu dengan panggilan tersebut. Anda mungkin menghadapi respons negatif, termasuk kemarahan, ketidakpercayaan, atau penolakan. Penting untuk tetap tenang, menghadapi situasi dengan empati, dan memperlakukan orang tersebut dengan hormat. Dengarkan kekhawatiran mereka, berikan penjelasan tentang tujuan panggilan, dan cari solusi yang dapat membantu mereka menyelesaikan hutang.

2. Keterbatasan informasi Terkait Nasabah

Kadang-kadang Anda mungkin tidak memiliki semua informasi yang dibutuhkan tentang hutang atau pelanggan. Ini bisa membuat proses penagihan menjadi sulit. Pastikan Anda memiliki catatan yang lengkap dan memperoleh informasi terkait sebanyak mungkin sebelum melakukan panggilan. Selain itu, berkomunikasilah dengan tim atau departemen terkait untuk memperoleh informasi tambahan yang diperlukan.

3. Harus Jadi Pendengar Yang Baik Dan Komunikator Yang Handal

Menjadi penagih hutang melalui telepon membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik. Anda harus mampu berbicara dengan jelas, dengan nada suara yang sopan dan tegas. Selain itu, Anda perlu menguasai seni mendengarkan aktif, sehingga Anda dapat memahami kekhawatiran dan masalah pelanggan dengan baik. Berlatihlah mengomunikasikan pesan dengan jelas dan belajar teknik persuasi yang efektif untuk membantu mempengaruhi keputusan pelanggan.

4. Wajib Dapat Mengontrol Emosi

Menghadapi pelanggan yang terlilit hutang bisa melibatkan tingkat emosi yang tinggi. Anda mungkin dihadapkan pada orang-orang yang frustrasi, marah, atau putus asa. Penting untuk tetap tenang dan profesional dalam menghadapi situasi ini. Jangan mengambilnya secara pribadi, dan jaga kontrol emosi Anda. Bantu pelanggan merasa didengar dan cari solusi yang saling menguntungkan.

5. Desk Collection Harus Memiliki Ketahanan Tinggi

Profesi sebagai penagih hutang melalui telepon bisa menjadi pekerjaan yang menuntut secara emosional. Anda mungkin dihadapkan pada penolakan berulang kali, situasi yang rumit, atau pelanggan yang sulit. Penting untuk memiliki ketahanan mental dan kemampuan untuk mengatasi stres. Cari dukungan dari rekan kerja, jangan ragu untuk meminta bantuan atau saran, dan luangkan waktu untuk mengisi ulang energi Anda di luar pekerjaan.

Menjadi desk koleksi atau penagih hutang melalui telepon membutuhkan kesabaran, keterampilan komunikasi yang baik, serta sikap yang empatik dan profesional. Dengan mempersiapkan diri dengan pengetahuan dan strategi yang tepat, Anda dapat mengatasi tantangan yang muncul dan mencapai hasil yang lebih baik dalam pekerjaan Anda.

Skill Yang Harus Dikuasai Oleh Desk Collection

Sebagai seorang Desk Collection , terdapat beberapa keterampilan yang penting untuk dikuasai agar berhasil dalam pekerjaan tersebut. Berikut ini adalah beberapa skill yang harus dikuasai oleh seorang penagih hutang melalui telepon:

1. Komunikasi yang Efektif

Kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas, sopan, dan persuasif sangat penting. Anda harus mampu menjelaskan situasi dengan jelas kepada pihak yang berhutang, mendengarkan dengan baik, dan menjawab pertanyaan atau kekhawatiran mereka dengan pengertian.

2. Pengetahuan Tentang Produk atau Jasa

Seorang Desk Collection wajib memiliki pemahaman yang mendalam tentang produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Dengan begitu, Anda akan membantu meyakinkan pihak yang berhutang mengenai manfaat yang mereka peroleh dengan membayar hutang mereka.

3. Keterampilan Negosiasi

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu bernegosiasi dengan pihak yang berhutang mengenai pembayaran atau penyelesaian hutang. Keterampilan negosiasi yang baik akan membantu Anda mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.

4. Empati dan Kepedulian

Mengembangkan empati terhadap pihak yang berhutang akan membantu Anda memahami situasi mereka dan menunjukkan bahwa Anda memperhatikan kekhawatiran mereka. Memperlihatkan rasa kepedulian dan mencari solusi yang saling menguntungkan dapat membantu membangun hubungan yang lebih baik.

5. Kepatuhan terhadap Hukum dan Etika

Anda perlu memahami dan mengikuti peraturan hukum yang berlaku dalam penagihan hutang. Sebagai desk collection tentu hal Ini melibatkan pemahaman tentang batasan-batasan dalam komunikasi, pengungkapan informasi pribadi, dan tindakan penagihan yang sah. Menjalankan pekerjaan dengan etika yang tinggi akan memperkuat reputasi perusahaan dan membangun kepercayaan dengan pihak yang berhutang.

6. Keuletan dan Ketekunan

Menagih hutang melalui telepon bisa jadi menantang dan membutuhkan ketekunan. Tidak semua orang akan bersedia atau mampu membayar hutang mereka segera. Anda harus tetap gigih dan tekun dalam mengikuti proses penagihan, melakukan tindak lanjut, dan mencari cara untuk menyelesaikan hutang.

7. Keterampilan Teknis

Menguasai teknologi komunikasi seperti sistem telepon, perangkat lunak manajemen penagihan, dan alat komunikasi lainnya adalah penting agar Anda dapat bekerja secara efektif dan efisien.

Itu adalah beberapa keterampilan yang penting untuk dikuasai oleh seorang penagih hutang melalui telepon. Tetap berlatih dan terus mengasah keterampilan Anda untuk menjadi lebih baik dalam pekerjaan ini.

Gaji Desk Collection Di Indonesia

Rata-rata gaji desk collection di Indonesia dapat berbeda-beda tergantung pada beberapa faktor seperti pengalaman, perusahaan, lokasi geografis, dan tingkat tanggung jawab. Jika melihat rata rata gaji desk collection yang terdapat pada lowongan kerja desk collection di Pintarnya, Rata rata gaji seorang desk collection adalah Rp3.500.000 hingga Rp.4.700.000. Namun bukan menutup kemungkinan gaji desk collection dapat jauh lebih besar di beberapa perusahaan.