Ratusan HRD sering online dan aktif mencari pegawai!

Cara menanggapi pelanggan yang pasif untuk customer service

Cara Menanggapi Pelanggan yang Pasif untuk Customer Service

Cara menanggapi pelanggan yang pasif untuk customer service penting untuk diketahui. Hal ini karena adanya keluhan bisa mengindikasikan hal negatif. Biasanya keluhan muncul karena merasa tidak puas dengan pelayanan.

Setiap orang pasti memiliki sifat berbeda-beda.  Seorang customer service pasti akan menemukan banyak tipe orang mulai dari pasif, agresif dan lain sebagainya. Hal tersebut memang tidak dapat dihindari. 

Selama ini memang tidak ada strategi khusus untuk mengatasi komplain dengan benar dan tepat. Namun, setidaknya customer service harus berupaya sebaik mungkin agar pelanggannya merasa puas. 

Anda harus mempersiapkan diri menghadapi berbagai macam komplain. Perlu diketahui bahwa tidak semua komplain itu memberikan efek negatif. Terkadang justru bisa meningkatkan kualitas layanan dari perusahaan. 

Intip 4 Cara Menanggapi Pelanggan yang Pasif untuk Customer Service 

Pada saat Anda harus menghadapi tipe karakter orang pasif, maka tidak boleh menunjukkan emosi. Jika belum pernah menemukan tipe orang seperti itu, maka simak penjelasan di bawah ini. 

  1. Bersikap Ramah

Pelanggan pasif biasanya lebih memilih diam dan tidak mengungkapkan pendapatnya. Padahal sebenarnya merasa kurang puas terhadap kualitas produk maupun pelayanan yang didapatkan. 

Sikap tersebut ditunjukkan karena tidak ingin memperlihatkan kesan menyebalkan. Biasanya orang seperti itu tidak mau ambil pusing maupun repot mengurusi komplain karena membuang banyak waktu.

Apabila menemukan tipe pelanggan pasif, maka perusahaan akan menerima berbagai macam risiko. Salah satu contohnya adalah pelanggannya menjadi bersikap tidak loyal terhadap perusahaan. 

Anda harus mempelajari cara menanggapi pelanggan yang pasif untuk customer service. Alasannya karena adanya komplain bisa menyebabkan seseorang tidak lagi menggunakan produk dari perusahaan. 

Bahkan, ada juga yang pergi menghilang tanpa kabar. Hal ini karena sudah tidak tertarik dengan penawaran produk maupun jasa layanan dari suatu perusahaan. 

Baca juga: Cara Memenangkan Hati Pelanggan untuk customer service

  1. Mengetahui Masalah yang Dialami Pelanggan

Seorang customer service harus memahami apa saja kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi pelanggannya. Dengan demikian, bisa menawarkan jasa maupun produk tepat sasaran. 

Apalagi jika pelanggannya pasif dan sedikit berbicara, maka sebagai customer service harus aktif mengajak berkomunikasi. Misalnya dengan menghubungi secara pribadi untuk memancing opini atau menjalin komunikasi lebih lanjut. 

Diharapkan pelanggan akan terpancing untuk menyampaikan keluhan atau rasa tidak puas. Cara lainnya adalah menghubungi lewat email atau dengan membagikan survei atau kuesioner. 

Cara menanggapi pelanggan yang pasif untuk customer service lainnya adalah menelpon secara langsung. Dengan demikian, Anda bisa mengetahui langsung apa yang sebenarnya diinginkan oleh pelanggan. 

Hal ini sangat penting dilakukan karena dapat membantu perusahaan dalam memperbaiki kualitas pelayanan. Di samping itu, perusahaan juga bisa mengetahui produk yang dibutuhkan oleh pelanggannya.  

  1. Memecahkan Masalah dengan Bijaksana

Setelah mengetahui permasalahan dari pelanggan, maka Anda bisa menawarkan solusi. Solusi tersebut harus sesuai dengan permasalahan setiap pelanggan. Jangan lupa menanyakan langsung apa yang dibutuhkan saat ini. 

Cara menanggapi pelanggan yang pasif untuk customer service lainnya adalah bersikap bijaksana. Ajaklah berkomunikasi dengan baik agar pelanggan tertarik untuk menggunakan produk dan layanan milik perusahaan lagi.

Lakukan analisis dengan cepat agar tidak menunggu Anda terlalu lama. Jika pernah menangani kasus sama dan berhasil menyelesaikannya, maka silahkan tawarkan solusi tersebut. 

Customer service harus menyediakan notebook untuk mencatat semua komplain beserta cara menyelesaikannya. Jika ditemukan keluhan sama dari banyak orang, maka harus melakukan tindakan cepat untuk mengatasinya. 

Harapannya setelah menerapkan cara menanggapi pelanggan yang pasif untuk customer service tersebut tidak ditemukan komplain lagi. Pelanggan tetap loyal dan tidak berpindah menggunakan produk atau jasa perusahaan lain. 

Baca juga: Cara merespon pelanggan diluar jam kerja untuk seorang customer service

  1. Jangan Menanggapi dengan Emosi

Customer service harus mampu menjaga hubungan baik dengan semua orang lain. Sampaikan permintaan maaf atas ketidaknyamanan yang sedang dialami. Silahkan sampaikan baik menggunakan komunikasi verbal maupun  non verbal. 

Lalu, hindari menanggapi komplain dengan emosi. Bekerja sebagai customer service harus memiliki sifat sabar. Dengan demikian, pelanggan tetap merasa nyaman dan dihargai.

Semua pelanggan harus dilayani dengan baik agar setia menggunakan layanan maupun produk perusahaan Anda. Oleh karena itu, pahami bagaimana cara menanggapi pelanggan yang pasif untuk customer service dengan tepat. 

Bagikan Artikel:

About The Author