Cara Menjadi Customer Service yang Baik

Setiap bisnis berhubungan langsung dengan konsumen pasti memiliki tim customer service, untuk itu Anda perlu tahun cara menjadi customer service yang baik atau orang dengan tugasnya membantu konsumen, mulai dari bertanya, menanggapi keluhan, sampai menutup transaksi atau menyelesaikan penjualan.

Tujuan utama dari CS ini adalah munculnya kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan. Seolah-olah CS adalah garda terdepan untuk melayani konsumen untuk mendapatkan hasil dalam hal penjualan.

Sebagai contoh, di industri perbankan, CS berperan dalam melayani konsumen, mulai dari menanggapi keluhan hingga menyampaikan informasi layanan/produk hingga menawarkan layanan terkait seperti peminjaman/tabungan/pembukaan rekening, dll.

Tentunya saat menjadi CS, Anda menemui berbagai kendala bukan? Atau jika Anda baru saja diterima di posisi Customer Service Representative, Anda membutuhkan bimbingan untuk menjadi CS yang baik dan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

Baca juga: Tugas dan tanggung jawab seorang customer service

Cara Menjadi Customer Service yang Baik

Untuk cara menjadi customer service yang baik beberapa hal berikut ini harus menajdi perhatian. Berhubung CS ada;ah cerminan dari perusahaan tempat Anda bekerja. untuk itu, pelayanan terbaik harus selalu diberikan.

1. Komunikasi baik

Untuk menjadi customer service yang baik anda harus memiliki communication skill dimana skill ini dibutuhkan untuk mengkomunikasikan pesan tentang produk dan peraturan serta menjelaskan apa yang diinginkan oleh konsumen.

Seperti apa komunikasi yang baik itu? Di bawah itu artikulasinya jelas, powernya pas (tidak terlalu keras/pelan), intonasinya juga harus bagus.

Anda tidak boleh membalasnya dengan nada marah atau dengan nada seperti Anda belum makan dalam 10 hari. Jadi, Anda harus bersemangat, energik, dan menunjukkan bahwa Anda benar-benar serius membantu klien.

2. Memahami pengetahuan produk

Apa yang terjadi jika layanan pelanggan tidak tahu apa-apa tentang pengetahuan produk? Tentunya saat menjawab keluhan atau pertanyaan dari konsumen yang mengalami kesulitan. Apa itu? Lhoo, CS bingung mau percaya seperti apa.

Belum lagi kecepatan saat ini sangat penting. Karena kurangnya pengetahuan tentang produk biasanya memaksa CS untuk bertanya kepada atasan. Tapi ingat… membuat konsumen menunggu bukanlah pilihan yang baik. Karena konsumen bisa saja mencari pesaing Anda yang memberikan pelayanan lebih cepat.

Oleh karena itu, memahami pengetahuan produk adalah hal yang wajib bagi CS. Sebelum Anda ditempatkan, Anda biasanya dilatih terlebih dahulu tentang apa dan bagaimana perusahaan Anda bekerja. Tentunya sebagai CS, Anda tetap harus aktif bertanya kepada atasan jika menemukan hal yang membingungkan.

Baca juga: Skill yang harus dimiliki seorang customer service

3. Responsif dan cepat dalam melayani

Seperti yang telah disebutkan di atas, kecepatan menjadi kunci untuk memenangkan persaingan di era 4.0 ini. Seorang CS harus bisa melayani dengan cepat, tapi bukan berarti terburu-buru. Cepat berarti mampu menyelesaikan masalah konsumen dengan cepat dan tepat.

Selain itu juga perlu responsif mengingat konsumen yang sangat banyak dengan permasalahan berbeda-beda. Bisa jadi masalah dikeluhkan atau pertanyaan yang diajukan berbeda, untuk itu customer service baik perlu tanggap dalam melayani konsumen.

4. Mampu meyakinkan pelanggan

Selain bertugas melayani pelanggan, CS juga biasanya dimaksudkan agar konsumen tidak hanya sekedar bertanya tetapi juga melakukan tindakan seperti: B. membeli produk, menggunakan jasa atau membeli dalam jumlah  lebih besar dari sebelumnya.

Tentunya agar pelanggan mau melakukan apa yang Anda tuju, seorang CS harus bisa meyakinkan pelanggan tersebut bahwa produk yang Anda miliki adalah terbaik untuk mereka. CS juga harus bisa membujuk konsumen untuk mempercayai (trust) perusahaan Anda.

Bagaimana konsumen bisa aman dan percaya? Anda perlu mengetahui masalah/keluhan konsumen apa dulu, baru Anda pastikan produk Anda mampu menyelesaikan masalah konsumen tersebut. Untuk mendapatkan kepercayaan, kami dapat menunjukkan kepada Anda fitur, manfaat, dan testimonial dari pelanggan sebelumnya.

5. Jangan marah 

Terkadang pelanggan menginginkannya dengan sangat cepat, tidak mau menunggu dan tidak ingin tahu apa-apa. Intinya langsung dilayani dan masalah langsung selesai. Intinya customer dengan karakteristik berbeda seringkali membuat CS marah atau marah.

Makanya CS butuh orang sabar dan tidak mudah marah. Bukannya jadi pelanggan malah kabur, yang lebih parah lagi, dia bisa cerita ke orang-orang bahwa pelayanan di perusahaan Anda jelek. Jadi untuk menjadi customer service yang baik anda harus bisa mengontrol emosi anda saat melayani pelanggan. 

Memang ada perilaku pelanggan, selain membuatnya marah, terkadang perkataannya menyakitkan seperti jarum yang tertancap di hati. Kalau satu atau dua mungkin tidak kentara, tapi apakah bertemu pelanggan seperti itu setiap hari itu buruk.

Jika Anda CS baru, usahakan jangan mudah emosi alias tersinggung. Biarkan kata-kata pelanggan menjadi masukan bagi Anda dan perusahaan. Sekali lagi, cara menjadi customer service yang baik adalah jangan mudah tersinggung!