Ketika ingin meningkatkan kualitas pelayanan tentu Anda harus tahu cara menangani keluhan pelanggan jika terdapat complain. Sehingga saat hal tersebut terjadi, sudah tidak perlu bingung ingin melakukan apa.
Saat melakukan atau membangun bisnis dalam segala bidang tentu tidak dapat di pisahkan dari kekurangan produksi. Sehingga ketika pelanggan menggunakan jasa atau produk Anda dan mendapati kekurangan tersebut pasti pelanggan akan mengeluh.
Adanya keluhan itu, karena terjadi ketidakpuasan dalam hal pelayanan atau konsumsi produk Anda. Dengan adanya complain tersebut, juga dapat meningkatkan kualitas pelayanan juga kualitas produk.
Jika mendapati pelanggan marah atau mengeluh terhadap customer service bisnis Anda, cara menangani keluhan pelanggan, pertama harus dilakukan adalah tidak memarahi balik atau menggunakan kata-kata kasar pada klien.
Beberapa Macam Keluhan Pelanggan
Saat membuka bisnis pertama kali, tentu akan ada banyak hal perlu dievaluasi sehingga dapat menjadi pelajaran untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas pelayanan juga produk agar konsumen merasa puas.
Untuk menentukan cara menangani keluhan pelanggan, Anda harus mengetahui berbagai macam dari jenis complain biasanya diadukan klien. Sehingga dapat dianalisis serta menyarankan sebuah solusi pada klien tersebut.
Berikut ini adalah beberapa macam dan jenis keluhan yang biasanya sering diadukan pada customer service.
- Pelayanan kurang memuaskan
Ada banyak sekali tipe manusia atau klien di dunia ini. Bisa saja pelayanan yang biasanya diberikan oleh salah satu customer akan berbeda di mata customer lainnya. Maka demikian perlu dilakukan survey.
Ada banyak sekali faktor penentu dalam pelayanan kurang memuaskan ini, seperti contohnya staff tidak mengenali produk dengan baik, staff tidak ramah , tidak sopan dan sebagainya.
Baca juga: Cara menjadi pendengar yang baik
- Waktu tunggu lama
Untuk mengetahui cara menangani keluhan pelanggan lain salah satunya adalah waktu tunggu lama. Sehingga Anda perlu menjelaskan kepada staff atau karyawan agar tidak membuat customer menunggu terlalu lama.
- Produk yang tidak sesuai
Hal ini sangat sering ditemui dilingkungan. Terutama ketika berbelanja secara online dan hanya dapat dilihat secara gambar. Anda tentu harus jujur dalam menjual produk agar tidak membuat pelanggan merasa kecewa.
Cara Menangani Keluhan Pelanggan
Setelah mengetahui berbagai macam complain customer, tentu seseorang sudah dapat mengetahui bagaimana cara dalam menangani complain dari klien. Dengan begitu Anda dapat memberikan solusi yang jelas saat bertemu situasi tersebut.
Mengetahui cara menangani keluhan pelanggan memang sangat penting dikuasai oleh seseorang yang bekerja terutama pada bidang customer service. Biasanya customer sevice merupakan garda terdepan ketika mendapatkan sebuah keluhan.
Berikut ini adalah beberapa langkah dalam mengatasi berbagai complain dari klien sehingga Anda sudah dapat mengetahui serta mempelajarinya.
- Ditangani oleh ahli
Seperti yang sudah dijelaskan, bahwa menangani sebuah complain tidak sembarangan. Terdapat orang harus khusus ditempatkan pada posisi tersebut. Hal tersebut mencegah adanya perdebatan antara customer dan penanganan salah.
- Menangani complain dengan responsif
Cara menangani keluhan pelanggan selanjutnya adalah bersikap responsif pada apa yang disampaikan oleh customer. Ketika keluhan tidak di tanggapi, customer akan merasa tidak dihargai oleh Anda.
- Memberikan jawaban jelas dan singkat
Ketika Anda memberikan sebuah penjelasan tidak boleh terlalu keras, pastikan menjawab dengan jawaban singkat namun jelas. Tidak lupa untuk bertanya kepada klien apakah sudah mengerti atau tidak.
Baca juga: Cara cepat belajar bahasa inggris untuk melamar kerja
- Berikan permohonan maaf
Salah satu kalimat yang harus menjadi hal utama adalah permohonan maaf. Mungkin sebagian orang akan merasa tidak penting dengan ini, namun klien akan merasa lebih dihargai jika Anda meminta maaf atas kesalahan tersebut.
- Memiliki empati pada complain klien
Ketika pelanggan menyampaikan keluhannya, Anda harus memiliki sikap empati. Dengan begitu, klien akan merasa bahwa Anda peduli terhadap mereka. Dengan begitu, tentu akan lebih mengerti posisi klien.
- Menyediakan alur complain yang mudah
Hindari untuk menyiapkan alur keluhan yang rumit. Hal ini karena dapat memicu emosi pelanggan. Dapat dibayangkan ketika klien mempunyai keluhan namun masih saja sulit menyampaikannya.
- Menjaga sikap tenang dan sabar
Saat customer menyampaikan keluhannya dengan amarah, Anda harus tetap bersikap sabar dan tenang sehingga akan menghindari perdebatan karena tidak ada yang mendengarkan.
- Tidak lupa mengucapkan terima kasih
Jangan lupa mengucapkan terima kasih atau complain klien karena dapat membantu Anda untuk melakukan evaluasi terhadap bisnis yang sedang dijalankan. Dengan begitu, customer akan merasa dirinya sebagai orang penting.
Adanya beberapa langkah tersebut dapat membantu Anda dapat memahami dan mengerti mengenai cara menangani keluhan pelanggan dengan sopan. Hal itu tentu akan membantu dalam mengembangkan bisnis agar lebih besar.
Cek Lowongan Kerja Paling Sesuai Untuk Anda di Pintarnya
Seluruh informasi yang ada pada artikel ini dibuat semata-mata untuk memberikan pengetahuan yang bersifat umum. Dapatkan berbagai informasi terkait melamar pekerjaan agar lamaran kerja Anda sukses diterima perusahaan.
Temukan lowongan kerja yang paling sesuai dengan pengalaman dan skill yang Anda miliki di Pintarnya. Download pintarnya melalui link ini, dan temukan puluhan ribu perusahaan terverifikasi pasang loker gratis tanpa batas di Pintarnya.
