Cara Memberikan Solusi Kepada Pelanggan, Ini Cara-caranya

Cara memberikan solusi kepada pelanggan merupakan hal wajib yang harus diketahui, apabila Anda bekerja di perusahaan sebagai narahubung perusahaan. Terlebih beberapa solusi tersebut harus tepat sasaran agar pelanggan tidak merasa kecewa.

Bisa dikatakan bahwa memberikan solusi kepada pelanggan ini merupakan hal cukup sulit untuk dilakukan. Semua itu bisa cepat terasi apabila Anda memiliki kemampuan dalam berkomunikasi dengan baik, barulah masalah bisa cepat selesai.

Sedangkan setiap orang tidak memiliki bakat sama, di mana semuanya harus belajar dari awal. Dengan mempelajari beberapa hal barulah dirinya bisa mengetahui cara memberikan solusi kepada pelanggan yang dihadapi tersebut.

Biasanya solusi tersebut dibutuhkan oleh pelanggan, ketika mereka sedang mengalami masalah-masalah, sehingga mengajukannya kepada sebuah perusahaan. Sedangkan sebagai garis depan, customer service memiliki peran penting dalam hal ini.

Pemberian solusi tidak semata-mata harus dilakukan dengan menggunakan via telepon, melainkan Anda juga dapat memberikan solusi melalui via chat. Asalkan bahayanya sopan, maka tidak ada keluhan lanjutan dari para konsumen tersebut.

Cara Memberikan Solusi Kepada Pelanggan

Untuk memberikan solusi kepada seorang pelanggan membutuhkan beberapa cara yang perlu diperhatikan. Apalagi ketika Anda baru saja mulai bekerja di sebuah perusahaan sebagai customer service, tentunya hal ini harus benar-benar dipelajari.

1. Tanggapi dengan responsif

Menanggapi secara responsif merupakan cara memberikan solusi kepada pelanggan yang pertama, di mana cara ini menunjukkan betapa Anda merupakan seseorang  profesional. Meskipun, masalah belum dapat diselesaikan, namun menanggapi dengan responsif merupakan suatu keharusan.

Tanggapan-tanggapan yang dilakukan ini berhubungan dengan mengetahui secara detail tentang masalah apa saja dari para konsumen tersebut. Baru setelah masalah disampai seluruhnya, maka Anda bisa mencari tahu tentang mengatasinya.

Baca juga: Masalah yang sering dihadapi customer service

2. Memberikan Solusi Setiap Masalah yang Dihadapi Konsumen

Tentu saja langkah penting lainnya setelah masalah tersebut sudah diuraikan, Anda perlu mencari tahu bagaimana solusinya. Ada dua kemungkinan bahwa masalah yang dihadapi tersebut bisa jadi ada solusinya atau justru tidak ada solusi sama sekali.

Dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi tersebut, Anda tidak mungkin bisa menyelesaikannya sendiri. Melainkan harus bekerja sama dengan pekerja di posisi lainnya, jadi bisa mengetahui ada permasalahan apa mengapa bisa terjadi kepada pelanggan tersebut.

3. Meminta Maaf Apabila Konsumen Mendapatkan Masalah

Pada saat konsumen atau pelanggan mengajukan keluhan terhadap masalah yang dihadapinya, maka meminta maaf kepada konsumen harus dilakukan. Entah, masalah itu datang dari konsumen atau perusahaan tempat Anda bekerja.

Meminta maaf kepada konsumen merupakan salah salah satu cara menenangkan para konsumen tersebut. Cara memberikan solusi kepada pelanggan ini apabila sudah terlihat titik terangnya, sehingga hanya menyelesaikan masalah tersebut.

Dalam meminta maaf usahakan juga bahwa permintaan maaf Anda tersebut terkesan natural dan tidak dibuat-buat. Terkadang konsumen hanya butuh ketenangan, sehingga dengan permintaan maaf Anda bisa menunjukan bahwa perusahaan cukup profesional.

Baca juga: Cara menjadi customer support

4. Beri Arahan yang Mudah Kepada Pelanggan

Ketika Anda sudah menemukan kendala atau masalah-masalah yang dihadapi oleh seorang pelanggan. Maka cara memberikan solusi kepada pelanggan tersebut yaitu langsung memberikan arahan kepada konsumen yang sedang dihadapi.

Memberikan arahan kepada konsumen ini biasanya terdapat dua arahan seperti menyelesaikan masalah dalam waktu singkat dan menunda bahwa masalah sedang diatasi. Jadi, beri arahan secara tepat agar konsumen tidak merasa digantung begitu saja.

Dalam memberikan arahan terhadap masalah yang dihadapi oleh pelanggan alangkah baiknya Anda perlu mengutamakan bahasa sopan, meskipun konsumen kurang sabar. Setidaknya meminta pelanggan agar mereka mau menunggu karena masalah sedang dihadapi.

5. Memberikan Ganti Rugi Apabila Ada Kesalahan Produk

Apabila masalah yang terjadi tersebut memang karena ada kesalahan dari perusahaan, maka ganti rugi perlu dilakukan. Cara memberikan solusi kepada pelanggan dengan cara ini, memang sering diharapkan oleh para konsumen.

Memang masalah seperti tidak bisa Anda selesaikan sendiri, melainkan butuh kerja sama dengan tim lain. Setidaknya tugas Anda sebagai narahubung dari perusahaan dengan pelanggan adalah membuat pelanggan tersebut mau menunggu sampai ganti rugi diberikan. 

Pastikan juga Anda meminta kepada kepada para pelanggan untuk menunggu dengan waktu yang sudah ditentukan. Jadi, para konsumen bisa lebih tenang selama dirinya masih menunggu ganti rugi tersebut didapatkan nantinya.

Tidak dapat dipungkiri bahwa sebagai narahubung perusahaan, keluhan dari para pelanggan seringkali terjadi. Oleh sebab itu, dibutuhkan mental kuat dan cara memberikan solusi kepada pelanggan yang menunjukkan bahwa Anda seorang profesional.