Memilih untuk menjadi seorang customer service, tentunya Anda perlu mengetahui masalah yang sering dihadapi customer service sebagai persiapan awal. Dengan begitu ketika pekerjaan dilakukan ke depannya, semua akan berjalan baik-baik saja.
Bisa dikatakan di dalam sebuah perusahaan tertentu, pekerja yang paling sering mendapatkan masalah yaitu customer service. Masalah-masalah tersebut biasanya lebih sering datang dari para calon pelanggan saat ingin menggunakan jasa atau produk.
Namun, bukan berarti segala masalah yang sering dihadapi customer service tersebut tidak dapat diatasi. Meskipun mental dari customer service baru biasanya harus disiapkan agar bisa bertahan di dalam pekerjaannya tersebut.
Banyaknya orang yang berminat untuk menjadi seorang customer service memiliki alasannya sendiri. Terlebih jumlah customer yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan tertentu cukup banyak banyak, misalnya seperti perusahaan-perusahaan berbasis toko online.
Customer service merupakan posisi kerja yang berhadapan langsung dengan para konsumen. Mereka harus siap menghadapi permintaan, keluhan, dan lain sebagainya. Butuh kebiasaan untuk bisa lancar dalam menghadapi para konsumen tersebut.
Apa Saja Masalah yang Sering Dihadapi Customer Service?
Sebelum mendaftarkan diri menjadi seorang customer service, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu masalah-masalah seperti apa saja yang nantinya harus dihadapi. Dengan begitu, semua masalah tersebut bisa diatasi dan tidak mengguncang mental Anda.
- Keluhan
Salah satu masalah yang sering dihadapi customer service yaitu mendapatkan keluhan dari para konsumen. Bahkan masalah seperti bisa dikatakan yang paling terjadi daripada masalah-masalah lainnya, sehingga kesiapan mental akan dibutuhkan.
Sifat dari setiap pelanggan tentunya tidak bisa disamakan, sehingga hal ini kerap mengganggu Anda ketika menjadi seorang customer service. Ada saja seorang pelanggan yang arogan, sehingga dalam hal kesabaran menjadi sangat penting.
Setidaknya untuk menenangan para pelanggan yang sering mengajukan keluhan dengan cara kurang sopan, Anda bisa gunakan bahasa-bahasa sopan. Dengan begitu, masalah tidak akan semakin keruh, sehingga pelanggan mau menunggu sampai masalah tersebut selesai.
- Bekerja dalam Waktu Panjang
Dalam perusahaan besar, waktu kerja customer untuk keluruhannya yaitu 24 jam kerja. Biasanya waktu tersebut menggunakan sistem shift, sehingga setiap orang akan berganti-ganti sesuai jadwal kerja sebelumnya.
Masalah yang sering dihadapi customer service dalam hal ini yaitu terkadang melakukan dobel shift karena ada satu orang tidak masuk akan melakukan resign. Mau tidak mau, sebelum mendapatkan anggota baru, maka tim harus menggantikan tempatnya.
- Masalah Tidak Selalu Cepat Selesai
Pada dasarnya pekerjaan seorang customer service hanya bertugas melayani para pelanggan yang ingin melakukan komunikasi, bukannya menyelesaikan masalah dari para pelanggan. Akan tetapi, sebagai gerbang pertama, customer service tersebut harus menghadapi pelanggan terlebih dahulu.
Masalah yang sering dihadapi customer service tersebut yaitu tidak dapat memutuskan kapan masalah dari konsumen tersebut bisa selesai. Jadi, Anda hanya perlu mencari cara agar dapat membuat para pelanggan mau menunggu sampai masalah terselesaikan.
Dalam hal ini, Anda harus segera menghubungi pusat atau tim yang bertugas agar bisa segera menyelesaikan masalah tersebut. Setidaknya membuat catatan sangat diperlukan, sehingga semua masalah tersebut dapat diselesaikan tanpa tertinggal.
- Harus Ramah Setiap Waktu
Dalam kondisi apapun, seorang customer service dituntut untuk selalu bersikap ramah kepada setiap konsumen yang menghubunginya. Masalah yang sering dihadapi customer service ini tidak lagi mengenal bahwa mood Anda sedang baik atau tidak.
Cara mengatasi masalah tersebut agar tidak bertambah parah, calon customer service setidaknya perlu memilih ketabahan sampai waktu kerjanya selesai. Apabila sudah terlalu parah masalah yang sedang dihadapi, bisa bertukar shift dengan teman kerja.
- Harus Merespon Setiap Pesan Masuk
Sebagai seorang customer service selalu merespon setiap pesan yang masuk adalah kewajiban sebagai upaya meredakan permasalahan dari para konsumen. Biasanya sebuah perusahaan tertentu juga akan menuntut hal ini kepada para karyawannya.
Apabila kebetulan pekerjaan ini dilakukan di rumah, maka Anda membutuhkan sinyal internet yang stabil. Jadi, ketika konsumen menghubungi Anda, tidak delay dalam membalas pesan dari pelanggan tersebut.
Menjadi seorang customer service bisa dikatakan pekerjaan yang gampang-gampang sulit. Butuh mental besar apabila Anda berkeinginan untuk menjadi customer service, demi menghadapi masalah yang sering dihadapi customer service tersebut.
