Contoh Undangan Formal yang Bisa Dijadikan Rekomendasi

Saat ini sangat banyak orang mencari-cari contoh undangan formal. Hal ini tentu saja sangat penting, bahkan di lingkup sekolah. Pasalnya urusan surat menyurat selalu dilakukan sejak saat di bangku sekolah.

Hal tersebut tentunya akan sangat bermanfaat di masa mendatang. Maka dari itu, pelajari terlebih dahulu tentang contoh undangan formal. Jika Anda memiliki pemahaman yang baik, maka tidak mustahil untuk mendapatkan pekerjaan dengan cepat.

Urusan surat menyurat memang sangat penting dalam setiap perusahaan, institusi, dan pendidikan. Pasalnya segala kegiatan harus menggunakan pengantar, surat yang digunakan pun harus bersifat resmi.

Pahami Apa Itu Undangan Resmi melalui Pengertiannya

Sebelum mencari tahu lebih jauh lagi mengenai contoh undangan formal, ada baiknya Anda mengetahui tentang pengertian dan fungsinya terlebih dahulu. Gunanya agar Anda tidak merasa bingung jika langsung membaca contohnya saja.

Undangan resmi atau yang sering juga disebut dengan formal invitation merupakan surat yang mengharapkan kehadiran seseorang atau kelompok pada suatu acara. Sesuai dengan namanya, invitation satu ini biasanya digunakan untuk keperluan formal, seperti urusan resmi.

Surat resmi ini biasanya dikeluarkan oleh lembaga tertentu, seperti perorangan, perusahaan, instansi pemerintah atau swasta, dan organisasi resmi. Undangan resmi ini biasanya ditujukan kepada khalayak di dalam maupun di luar organisasi atau instansi.

Dalam penyusunan suratnya sendiri harus mengikuti kaidah korespondensi formal, seperti format dan bahasanya. Tidak seperti jenis surat lainnya, penulisan surat undangan resmi harus mencantumkan kop surat, nomor surat, subjek, dan bahasanya harus formal.

Bahkan, jenis surat resmi ini memiliki kekuatan hukum tersendiri sehingga dapat dijadikan sebagai bukti di pengadilan, misalnya sebagai surat kuasa atau surat wasiat. Selain itu, jenis surat tersebut memiliki beberapa fungsi. Sebelum mencari contoh undangan formal, berikut fungsi-fungsinya:

• Sebagai suatu kebijakan kerja dapat berupa surat perintah, instruksi, izin, atau keputusan.
• Sebagai pengingat, seperti undangan dinas dapat digunakan sebagai arsip bagi instansi.
• Sebagai bukti perkembangan suatu lembaga serta sebagai bukti khususnya dalam surat persetujuan.

Beberapa Contoh Undangan Formal yang Bisa Dijadikan Pedoman

Surat resmi sendiri dipergunakan untuk banyak keperluan, meskipun susunannya sama tapi isi di dalamnya sedikit berbeda. Invitation resmi biasanya digunakan untuk kepentingan resmi tertentu atau kegiatan organisasi, berikut beberapa contoh undangan formal.

Baca juga: Inilah Pengertian, Unsur dan Contoh Undangan Setengah Resmi

1. Formal Invitation Perusahaan

(Nama Perusahaan)

(Alamat Perusahaan)

(No. Telp/Email/Website Perusahaan)

(Tempat, Tanggal Bulan Tahun)

Nomor : (…) 

Perihal : (…) 

Lampiran : (…) 

Kepada Yth: 

(Nama Lengkap Penerima) 

(Jabatan Penerima) 

(Perusahaan Penerima) 

Dengan hormat, 

Sehubungan dengan penurunan laba perusahaan, kami mengundang seluruh Manajer Divisi PT (…) untuk menghadiri rapat yang akan berlangsung pada hari berikutnya:

Hari/Tanggal : (…) 

Waktu : (…) 

Tempat : (…) 

Oleh karena itu kami mengirimkan undangan ini kepada Anda. Mengingat pentingnya pertemuan ini, diharapkan Anda hadir tepat waktu. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian Anda.

Direktur 

(Nama Perusahaan) 

(TTD) 

(Nama Direktur) 

(NIP)

2. Formal Invitation Sekolah

Departemen Pendidikan Nasional

(Nama Sekolah)

(Alamat Sekolah)

(No. Telp Sekolah)

(Tempat, Tanggal Bulan Tahun)

Nomor : (…) 

Lampiran : (…) 

Hal : (…) 

Kepada 

Wali Murid Kelas (…) 

Di tempat 

Dengan hormat, 

Melalui surat ini kami memberi informasi bahwa pengambilan laporan hasil belajar siswa (raport) akan dilaksanakan pada: 

Hari/Tanggal : (…)

Waktu : (…)

Tempat : (…)

Ini adalah bagaimana undangan ini dikirim. Terima kasih atas perhatian bapak/ibu. 

Kepala Sekolah 

(TTD)

(Nama Lengkap)

3. Formal Invitation Universitas

(Nama Universitas)

(Fakultas)

(Alamat Universitas)

(No. telepon/email/situs web universitas)

(Tempat, Tanggal Bulan Tahun)

Nomor : 

Lampiran : 

Hal : 

Kepada 

Yth. (Nama Lengkap) 

Di tempat 

Dengan hormat, 

Kami seluruh anggota BEM fakultas (…), akan mengadakan acara (…). Oleh karena itu kami ingin mengundang Anda (…) sebagai pembicara di acara-acara yang diselenggarakan oleh kami. Dalam konteks ini, kami harap Anda (…) dapat berpartisipasi dan mengisi materi pada:

Hari/Tanggal : (…)

Waktu : (…)

Tempat : (…)

Oleh karena itu undangan ini kami buat dengan harapan saudara-saudara sekalian dapat hadir. Terima kasih kami ucapkan atas kehadiran Anda.

Ketua BEM 

(TTD) 

(Nama Lengkap)

Baca juga: Jangan Salah Inilah Contoh Undangan Resmi. Apa Saja? Simak Selengkapnya

Seperti telah diketahui bahwa urusan surat menyurat memang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, mulai dari lingkup sekolah, kampus, sampai pekerjaan. Maka dari itu, setelah memahami dengan jelas tentang pengertiannya, Anda harus mencari contoh undangan formal.