6 Contoh Surat Keluar Perusahaan yang Sesuai Kaidah Penulisannya

Contoh surat keluar sangat diperlukan bagi perusahaan. Surat semacam ini kerap dipakai sebagai pengantar dari perusahaan ke pihak luar. Dengan membawa surat ini, perjalanan dinas kantor Anda jadi lebih aman dan tenang.

Meski zaman sudah berkembang modern, penggunaan surat tetap dianggap penting sampai sekarang. Hanya medianya saja yang lebih variatif dengan adanya surat elektronik alias email. Surat jadi alat komunikasi yang efisien dan efektif bagi kedua belah pihak instansi terkait.

Format Isi Surat Keluar

1. Kop Surat

Kop surat berisi informasi mengenai perusahaan atau institusi pengirim, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan logo. Kop surat ini biasanya terletak di bagian atas surat.

2. Tanggal

Tanggal penulisan surat ini diletakkan tepat di bawah kop surat. Ini mencatat tanggal ketika surat ditulis.

3. Alamat Penerima

Alamat penerima berisi informasi lengkap mengenai pihak yang menerima surat, termasuk nama, jabatan, alamat perusahaan atau alamat rumah (jika surat ditujukan kepada individu), kota, dan kode pos.

4. Subjek

Subjek surat memberikan gambaran singkat mengenai isi surat dan mengindikasikan tujuan surat tersebut. Subjek biasanya ditempatkan di bawah alamat penerima.

5. Salam Pembuka (Salutation)

Salam pembuka berfungsi sebagai pengantar untuk memulai isi surat dan bisa mencerminkan tingkat formalitas surat tersebut. Misalnya, “Hormat Ibu [Nama]” untuk tingkat formal, atau “Halo [Nama]” untuk lebih santai.

6. Paragraf Utama

Paragraf utama adalah bagian inti dari surat. Di sini, Anda menjelaskan tujuan, maksud, atau informasi utama yang ingin Anda sampaikan kepada penerima. Paragraf ini bisa terdiri dari beberapa subparagraf tergantung pada kompleksitas pesan.

7. Penutup (Concluding Paragraph)

Penutup adalah bagian yang mengarahkan surat ke kesimpulan atau tindakan lebih lanjut yang diharapkan dari penerima. Penutup seringkali mencakup penghargaan, apresiasi, atau permintaan.

8. Ekspresi Penutup (Closing Expressions)

Ekspresi penutup adalah salam terakhir yang Anda gunakan sebelum menandatangani nama Anda. Contoh ekspresi penutup termasuk “Hormat saya,” “Salam hangat,” atau “Terima kasih.”

9. Tanda Tangan Tertulis (Handwritten Signature)

Tanda tangan tertulis adalah tanda tangan asli Anda yang ditempatkan di atas nama Anda. Ini menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar ditulis oleh Anda.

10. Nama dan Jabatan

Setelah tanda tangan, biasanya Anda menuliskan nama lengkap Anda dan jabatan di bawah tanda tangan. Ini membantu penerima mengidentifikasi siapa yang mengirim surat.

11. Lampiran (Attachments)

Jika Anda melampirkan dokumen atau informasi tambahan, Anda dapat mencantumkannya di bagian bawah surat dengan kata “Lampiran” dan daftar dokumen yang dilampirkan.

Baca Juga : Beginilah Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Baik

Tujuan Surat Keluar

Menurut Softbless, dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan mengedarkan hardcopy atau lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, penggeledahan, perubahan dan sebagainya. Tujuan dari surat keluar, yaitu :

1. Berkomunikasi dengan Pihak Eksternal

Salah satu tujuan utama surat keluar adalah untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal, seperti pelanggan, mitra bisnis, vendor, atau pihak lain yang tidak terlibat dalam organisasi atau perusahaan Anda. Surat keluar membantu dalam menjaga hubungan yang baik dengan pihak-pihak ini dan menjelaskan informasi penting atau tindakan yang perlu diambil.

2. Memberikan Informasi

Surat keluar seringkali digunakan untuk memberikan informasi penting kepada pihak eksternal. Ini bisa termasuk informasi produk atau layanan baru, perubahan dalam kebijakan, pemberitahuan acara, atau berita lain yang relevan.

3. Permintaan

Surat keluar juga dapat digunakan untuk membuat permintaan kepada pihak eksternal, seperti permintaan penawaran, permohonan dukungan, atau permintaan informasi lebih lanjut.

4. Konfirmasi

Surat keluar dapat digunakan untuk mengkonfirmasi informasi tertentu kepada pihak eksternal. Misalnya, konfirmasi pemesanan, konfirmasi janji temu, atau konfirmasi pembayaran.

5. Menanggapi

Surat keluar dapat digunakan sebagai respons terhadap surat atau komunikasi sebelumnya dari pihak eksternal. Ini bisa berupa respons terhadap pertanyaan, komentar, atau keluhan yang telah diterima.

6. Mengajukan Penawaran atau Proposal

Dalam konteks bisnis, surat keluar dapat digunakan untuk mengajukan penawaran produk atau jasa kepada klien atau pelanggan potensial. Ini juga dapat digunakan untuk mengirimkan proposal kerjasama atau proyek kepada mitra bisnis.

7. Mengingatkan atau Mengingatkan Kembali

Surat keluar bisa digunakan untuk mengingatkan pihak eksternal tentang tenggat waktu, pembayaran yang harus dilakukan, atau tindakan tertentu yang perlu diambil.

8. Menyampaikan Apresiasi atau Terima Kasih

Surat keluar bisa digunakan untuk menyampaikan apresiasi atau terima kasih kepada pihak eksternal atas dukungan, kerjasama, atau transaksi yang telah terjadi.

9. Memberikan Pemberitahuan Resmi

Surat keluar seringkali digunakan untuk memberikan pemberitahuan resmi, seperti pemberitahuan pemutusan kontrak, pemberitahuan perubahan kebijakan, atau pemberitahuan lain yang memiliki dampak hukum atau operasional.

10. Menjalankan Instruksi atau Tindakan

Surat keluar dapat berfungsi sebagai instruksi atau tindakan yang harus diambil oleh pihak eksternal. Ini bisa berupa surat perintah, undangan, atau surat penugasan.

Baca Juga : Contoh Surat Masuk yang Baik dan Benar

Alasan Kenapa Harus Ada Surat Keluar

1. Komunikasi Resmi

Surat keluar adalah bentuk komunikasi resmi yang ditulis dan dikirimkan sebagai bukti tertulis dari pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Ini memberikan kejelasan dan keabsahan dalam komunikasi, terutama dalam situasi yang membutuhkan dokumentasi.

2. Bukti Tertulis

Surat keluar memberikan bukti tertulis tentang apa yang dikomunikasikan kepada penerima. Ini sangat penting dalam kasus persetujuan, kontrak, atau pemberitahuan hukum lainnya.

3. Pengarsipan

Surat keluar dapat diarsipkan untuk referensi di masa mendatang. Ini memudahkan untuk melacak informasi, keputusan, atau perjanjian yang telah dibuat.

4. Klarifikasi Pesan

Dalam komunikasi lisan, ada kemungkinan pesan dapat disalahpahami atau terdistorsi. Surat keluar memungkinkan pengirim untuk menyampaikan pesan secara jelas dan rinci tanpa risiko interpretasi yang salah.

5. Komunikasi Formal

Dalam situasi bisnis atau kelembagaan, ada kebutuhan untuk menjaga etika dan formalitas dalam komunikasi. Surat keluar adalah saluran yang tepat untuk komunikasi formal seperti permohonan, pengajuan, konfirmasi, dan sejenisnya.

6. Dokumentasi Legal

Dalam beberapa kasus, surat keluar memiliki implikasi hukum. Misalnya, dalam penyelesaian kontrak atau penegakan hak hukum, surat keluar dapat digunakan sebagai bukti.

7. Pengaturan dan Perencanaan

Surat keluar bisa digunakan untuk mengatur atau merencanakan suatu tindakan atau kegiatan. Misalnya, undangan atau penugasan untuk pertemuan atau acara tertentu.

8. Memberikan Panduan atau Instruksi

Surat keluar bisa berfungsi sebagai panduan atau instruksi yang harus diikuti oleh pihak penerima. Ini dapat digunakan untuk mengkoordinasikan tindakan tertentu atau memberikan petunjuk.

9. Pengumuman Resmi

Surat keluar digunakan untuk mengumumkan perubahan kebijakan, perubahan struktur organisasi, atau berita penting lainnya yang perlu disampaikan secara resmi kepada pihak eksternal.

10. Penghargaan atau Terima Kasih

Surat keluar digunakan untuk mengungkapkan penghargaan, apresiasi, atau terima kasih kepada pihak eksternal atas dukungan, kerjasama, atau kontribusi mereka.

Baca Juga : 10 Contoh Surat Izin Sakit untuk Berbagai Keperluan

Pentingnya Mencermati Struktur Penulisan Surat

Perlu Anda ingat juga bahwa surat yang akan Anda buat ini adalah surat resmi. Oleh karena itu, gaya bahasa penulisannya pun juga resmi. Baku menyesuaikan dengan aturan kebahasaan terbaru yang berlaku.

Dari contoh surat keluar di atas juga bisa Anda cermati strukturnya. Isinya suratnya pun tidak bisa macam-macam rupa. Harus tegas dan jelas apa maksud surat tersebut dibuat. Tidak bisa ditulis secara bertele-tele dengan narasi yang berputar-putar.

Hal ini karena sang penerima surat nantinya pun juga hanya memiliki waktu baca yang terbatas. Surat yang mereka terima bukan hanya dari perusahaan Anda, tapi juga instansi-instansi lainnya. Jika Anda tidak membuat surat tersebut secara ringkas, maka potensi surat lainnya terbaca pun akan semakin lama.

Bayangkan jika surat yang Anda buat inilah yang harus menunggu lama. Sebabnya, surat-surat lainnya yang ditulis secara bertele-tele dan terlalu tebal berhalaman-halaman. Namun, karena harus ringkas, bukan berarti Anda membuatnya tanpa etika.

Dalam penulisannya pun tetap harus menerapkan sopan santun. Tulis dengan format yang ada dan rinci sesuai informasi alamat tertuju yang terkini. Tentunya, dengan memperhatikan tanda bacanya secara teliti dan saksama.

Contoh surat keluar yang umum beredar biasanya memuat undangan kerja sama dengan perusahaan lain. Selain itu, bisa juga berisi konfirmasi data pembelian barang dari perusahaan lainnya.

Bisa juga surat tersebut merupakan surat balasan dari surat yang sudah dikirimkan ke perusahaan Anda. Entah berisi informasi yang mengiyakan surat sebelumnya ataupun sanggahan, perlu kejernihan berpikir untuk mencernanya.

Memahami konteks informasinya agar tidak terjadi miskonsepsi antara kedua belah pihak. Jalinan kerja sama antara kedua perusahaan tidak terjadi dalam waktu semalam. Butuh berkali-kali transaksi dan bahkan bertahun-tahun interaksi agar bisa terjalin hubungan bisnis yang baik.

Kepercayaan adalah kunci dari kerja sama bisnis antara dua perusahaan. Lebih dari itu, ialah kesepakatan yang sama-sama menguntungkan bagi keduanya. Semua itu, bisa dimulai dari menyusun contoh surat keluar yang baik dan benar.

Baca juga: Memahami Apa Itu Contoh Surat Perintah Kerja?

Contoh Surat Keluar

1. Contoh surat keluar perusahaan

Peran surat keluar ini amat krusial karena bisa saja kunjungan atau lawatan Anda ke perusahaan atau instansi lain menjadi batal tanpa surat ini. Jadi, bisa dibilang surat ini pun dapat menjadi jaminan Anda untuk menjalin interaksi dengan instansi lainnya.

Dalam membuat surat ini, Anda pun harus pandai mencerna maksud dan informasi dari orang kantor dan tujuan pembuatan surat ini. Jangan sampai dibikin serba asal-asalan begitu saja yang penting jadi. Tapi, tentunya dengan teliti, apalagi alamat suratnya.

Bagian alamat jadi penting karena juga menjadi rujukan rekan-rekan kantor Anda dalam mencari tempat instansi tersebut berada. Jika alamat yang dituliskan salah, tentunya lawatan kerja sama itu tidak bisa terjadi dan berakhir buntu.

Ini jadi penting untuk diperhatikan mengingat bukan mustahil alamat tertuju Anda tertukar dengan perusahan dengan nama yang mirip. Maka dari itu, konfirmasi sebelum berangkat kunjungan itu penting sebagai jaminan keberangkatan dengan alamat yang sudah benar adanya.

Contoh surat keluar di atas pun bisa Anda modifikasi lagi sesuai kebutuhan kunjungan Anda. Tidak hanya berlaku untuk CV ataupun PT, instansi resmi seperti sekolah pun juga bisa menggunakannya. Tinggal disesuaikan saja keperluan dan tujuan yang tertera dalam dokumen pengantar ini.

2. Contoh Surat Keluar Sekolah

3. Contoh Surat Keluar Dinas

4. Contoh Surat Keluar CV

5. Contoh Surat Keluar PT

6. Contoh Surat Keluar Toko

Baca juga: Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar