Contoh Surat Masuk yang Baik dan Benar

Notice: Undefined index: titleWrapper in /var/www/html/wp-content/plugins/seo-by-rank-math/includes/modules/schema/blocks/toc/class-block-toc.php on line 103

Contoh surat masuk akan dibutuhkan sebagai sebuah dokumen dalam perusahaan maupun instansi. Penulisan surat tersebut harus diperhatikan, mulai dari struktur hingga tata bahasanya harus baik dan benar serta sesuai dengan aturan KBBI. Hal tersebut sangat penting diteliti. 

Surat masuk sendiri merupakan setiap dokumen yang masuk melalui sebuah perusahaan maupun instansi. Biasanya, dokumen tersebut berasal dari divisi ke divisi lain dalam sebuah perusahaan yang sama. Berbeda pengertian dengan surat keluar yang tidak bisa dipisahkan.

Terdapat berbagai fungsi maupun tujuan untuk membuat dokumen tersebut. Selain untuk pengarsipan, dokumen yang satu ini dibutuhkan sebagai alat komunikasi antar pihak yang memiliki kepentingan, biasanya juga digunakan sebagai bentuk perwakilan dari atasan. 

Contoh surat masuk harus dipelajari dan dipahami dengan benar. Mengingat, fungsi dan tujuannya juga harus tercapai. Dokumen tersebut juga sering digunakan sebagai alat pengingat dalam suatu event maupun kegiatan, serta bukti tertulis terkait dengan suatu hal penting.

Seluruh arsipan masuk maupun keluar yang dilakukan oleh antar divisi dalam sebuah perusahaan. Maupun antar perusahaan yang saling terkait harus dikelolah dengan benar agar bisa bermanfaat sesuai dengan tujuan pembuatannya, hampir semua perusahaan membutuhkan.

Tahap Pengelolaan Contoh Surat Masuk 

Tidak hanya membahas mengenai contoh surat masuk saja, tapi kami juga akan memberikan informasi mengenai beberapa tahap dalam mengelola dokumen yang masuk dalam sebuah instansi maupun perusahaan dalam berbagai bidang yang berbeda. Berikut tahapannya:

1. Penerimaan, biasanya hal ini dilakukan oleh bagian administrasi pada sebuah instansi maupun perusahaan. Jika tidak ada bagian administrasi, bisa langsung ke divisi lain. 
2. Penyortiran, setelah sampai pada divisi yang bertanggung jawab, maka akan dilakukan berbagai tahap penyortiran yang bertujuan untuk mengelompokkan berbagai dokumen. 
3. Pencatatan, lanjut pada tahap berikutnya, semua bentuk dokumen yang masuk akan dicatat dalam sebuah buku agenda. Hal tersebut bertujuan agar dapat mengetahui berapa jumlah surat yang diterima dalam kurang waktu perhari, per minggu hingga perbulan dan pertahun. 
4. Pemberian Lembar disposisi, tahap ini bertujuan agar dapat mencatat seluruh instruksi pimpinan maupun atasan yang terkait di dalam surat. 
5. Pencatatan di Buku Ekspedisi, sebelum dokumen dapat sampai kepada pihak yang dituju, lakukan pencatatan terlebih dahulu pada buku ekspedisi intern agar tidak keliru sama laporannya.
6. Pendistribusian, jika sudah dicatat sesuai tahapannya, maka bagian administrasi akan mengantarkan dokumen pada bagian pengelolah agar dapat diproses secepatnya. 
7. Klarifikasi, setelah divisi yang bertanggung jawab melihat isinya, maka pegawai yang terkait akan menyortir terlebih dahulu. 
8. Penyampaian, surat dapat disampaikan kepada pihak tertentu. 
9. Tindak lanjut, setelah pihak tersebut menerimanya, maka dokumen yang dibuat dapat ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Perlu diperhatikan, bahwa setiap perusahaan bisa memiliki peraturan dan ketentuan yang berbeda.

Baca juga: Contoh Surat Keluar Perusahaan yang Sesuai Kaidah Penulisannya

Fungsi dan Tujuan Surat Masuk 

Fungsi dan tujuan surat masuk dapat dilihat dari contoh surat masuk pada contoh gambar di bawah ini. Fungsi serta tujuannya juga harus dipahami dengan benar, tahap pengelolaan serta format penulisan juga menjadi sangat penting, sehingga harus diperhatikan agar tidak keliru dalam penulisannya. 

1. Fungsi Pembuatan Surat Masuk 

Dokumen ini dijadikan sebagai alat komunikasi antara perusahaan yang satu dengan yang lain. Seringkali, dokumen juga dibuat sebagai perwakilan dari penulis. Sehingga penulis tidak perlu datang langsung ke perusahaan tempat tujuan pengiriman dokumen tersebut. Penulisan contoh surat masuk juga harus dipahami dengan benar.

2. Tujuan Pembuatan Surat Masuk 

Dokumen tersebut dibuat untuk bukti historis pada sebuah perusahaan. Jadi, setiap dokumen yang masuk maupun keluar, harus dijadikan arsip. Jadi, jika suatu hari dibutuhkan, tetap dapat ditemukan dengan mudah. Dokumen ini juga sering bertujuan sebagai alat bukti tertulis yang sah antara pengirim dan penerima. Jadi, hal ini sangat penting untuk diperhatikan.

Baca juga: Memahami Apa Itu Contoh Surat Perintah Kerja?

Tahapan pengelolaan harus diperhatikan, agar tidak keliru saat penangannya. Jika terjadi kesulitan, bisa bertanya langsung pada bagian administrasi yang biasa mengurus dokumen. Contoh surat masuk yang dijelaskan di atas juga dapat menjadi acuan agar dipahami dan dipraktekkan dengan benar.