Contoh surat undangan rapat sangat penting untuk Anda ketahui jika bekerja di instansi atau perusahaan. Umumnya saat organisasi atau instansi akan melakukan rapat, maka harus ada undangan untuk disebar.
Surat undangan ini bertujuan untuk memberitahu karyawan atau anggota bahwa dalam beberapa waktu akan diadakan rapat Bersama dengan anggota lainnya.
Daftar Isi
Karena sifatnya formal, maka surat tidak dibuat sembarangan. Perlu mengetahui format penulisannya yang baik dan benar.
Apa Itu Surat Undangan Rapat?
Rapat adalah pertemuan atau perkumpulan dalam organisasi untuk mendiskusikan atau menyelesaikan suatu suatu permasalahan yang mempengaruhi kepentingan organisasi/perusahaan.
Hal-hal dibahas yang membutuhkan penyelesaian serta pengambilan keputusan cerdas dan objektif. Sebelum ke contoh surat undangan rapat, rapat adalah alat atau media pribadi dan sangat penting untuk komunikasi kelompok.
Sedangkan surat undangan rapat adalah surat resmi yang berfungsi untuk memberitahu penerima surat bahwa dalam waktu dekat akan dilaksanakan rapat bersama anggota lainnya.
Juga sebagai penanda bahwa rapat yang digelar nantinya bersifat penting dan wajib diikuti undangan rapat harus ditulis dengan format yang baik juga benar serta penggunaan tata bahasa yang baik.
Menurut Inkforall, surat undangan rapat adalah salah satu yang menyiratkan jenis acara tertentu. Ini bukan hanya undangan tradisional ke pesta atau arisan, tetapi yang mengakui status sosial para peserta.
Beberapa komponen yang harus ada antara lain kepala atau kop surat, nomor, tanggal, hal atau perihal, lampiran, alamat, dan salam pembuka.
Isi di dalamnya harus mencantumkan ajakan kepada penerima untuk menghadiri acara resmi tertentu, maksud serta tujuan, hari dan tanggal pelaksanaan rapat, pokok bahasan, serta informasi lain yang diperlukan.
Baca juga: Contoh Surat Permohonan: Bantu Permudah Urusan Anda
Format Surat Undangan Rapat
1. Kop Surat
Pertama, kop itu penting, terkait dengan identitas suatu instansi atau perusahaan. Identitas tersebut bisa berupa logo perusahaan, nama, kontak perusahaan, alamat, sudah diatur dengan jelas.
2. Tanggal Surat
Tanggal yang ada harus benar dan sesuai dengan tanggal penulisan surat tersebut, ini juga merujuk pada waktu ketika tulisan itu dibuat.
Contoh surat undangan rapat atau yang lainnya, harus mencantumkan tanggal. Tanggal adalah suatu bagian wajib dari setiap undangan pertemuan.
3. Bagian Nomor
Jika perusahaan Anda butuh arsip, maka berikan nomor suratnya dalam undangan resmi tersebut. Namun, ada beberapa undangan yang tidak memuat satu nomor referensi.
Salah satunya ialah undangan lamaran atau pernikahan. Di dalamnya hanya terdapat tanggal, alamat, dan acara kegiatan, alasannya untuk ini karena bentuk tidak formal.
4. Perihal
Di bagian ini Anda dapat menunjukkan tujuannya. Hal tersebut untuk memudahkan penerima mengetahui isi suratnya, contohnya adalah ajakan kegiatan sederhana untuk pertemuan RT.
Contoh surat undangan rapat pasti akan ada kegiatan yang akan Anda ikuti jika menerima undangan. Sementara itu, untuk rapat RT akan mencantumkan inti pembahasan.
5. Nama Penerima serta Alamat Penerima
Bagian ini harus jelas dan ringkas, alamat lengkap ditulis pada sampul. Tuliskan nama, gelar, serta jabatan penerima secara jelas dan sesuai.
6. Pembukaan
Setelah memasukkan nama penerima dan alamat tujuannya, sertakan juga ucapan pembukaan dengan bahasa yang santun, baik dan benar.
Contoh undangan yang baik dan benar pasti menyertakan salam pembuka dan etika baik saat dibagikan kepada anggota atau peserta rapat.
7. Isi Surat
Contoh surat undangan rapat di bagian ini, Anda mengundang penerima surat untuk menghadiri acara tersebut. Sertakan juga maksud dan tujuan dari panggilan pertemuan tersebut.
Masukkan hari dan tanggal diadakannya rapat, pokok pembahasan, lokasi atau tempat serta isi penting lainnya dalam undangan tersebut.
8. Penutup
Selain itu, penulisan resmi harus mengandung etika hal-hal baik, seperti salam dan terima kasih di akhir. Pada setiap contoh surat pertemuan, pasti menyertakan bagian terakhir.
Salam penutup ialah syarat wajib untuk menunjukkan etika dan tata krama penulis. Terlebih lagi, biasanya untuk acara resmi pemerintah atau organisasi.
9. Lampiran
Contoh surat undangan rapat pencantuman lampiran tidak wajib. Lampiran hanya berlaku sebagai pelengkap guna memperjelas atau melengkapi isi surat tersebut.
Tujuannya untuk memperjelas tema pelaksanaan acara secara tertib penerima mengetahui agenda rapat secara detail. Salah satunya ialah lampiran terkait rundown acara.
10. Nama Pengirim, Stempel serta Tanda Tangan
Setelah bagian terakhir, di bagian ini masukkan juga posisi dan nama pengirim secara berurutan agar penerima tahu dengan jelas.
Stempel dan tanda tangan juga diperlukan karena sebagai bukti bahwa undangan tersebut adalah resmi. Namun, Anda tidak perlu stempel jika undangan tidak resmi.
Baca juga: 9 Contoh Surat Rekomendasi Beasiswa dan Penjelasannya
Contoh Surat Undangan
1. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
[Logo Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada,
[Nama Penerima Undangan]
[Jabatan Penerima Undangan]
[Alamat Penerima Undangan]
Perihal: Undangan Rapat Perusahaan
Dengan hormat,
Kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat perusahaan yang akan diadakan dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan membahas berbagai hal terkait perkembangan perusahaan, strategi masa depan, dan langkah-langkah yang akan diambil untuk mencapai tujuan perusahaan. Kehadiran Anda sangat kami harapkan dalam mengambil keputusan yang tepat demi kesuksesan perusahaan.
Kami mohon konfirmasi kehadiran Anda paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] untuk kelancaran persiapan acara ini.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami berharap untuk bertemu dengan Anda dalam rapat ini.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[No. Kontak Anda]
2. Contoh Surat Undangan Rapat Antar Divisi
ogo Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada,
[Nama Penerima Undangan]
[Jabatan Penerima Undangan]
[Divisi Penerima Undangan]
[Alamat Penerima Undangan]
Perihal: Undangan Rapat Antar Divisi
Dengan hormat,
Kami ingin mengundang Anda untuk menghadiri rapat antar divisi yang akan diadakan dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan berkaitan dengan koordinasi, sinergi, dan kolaborasi antar divisi guna mendukung pencapaian tujuan perusahaan secara efektif. Kehadiran Anda sangat diharapkan dalam memastikan kelancaran dan keberhasilan kerja bersama.
Harap Anda dapat mengkonfirmasi kehadiran atau memberikan perwakilan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami berharap dapat bertemu dengan Anda dalam rapat ini.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Divisi Anda]
[No. Kontak Anda]
3. Contoh Surat Undangan Rapat Manajerial
[Logo Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada,
[Nama Penerima Undangan]
[Jabatan Penerima Undangan]
[Alamat Penerima Undangan]
Perihal: Undangan Rapat Manajerial
Dengan hormat,
Kami mengundang Anda untuk menghadiri rapat manajerial dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan membahas berbagai isu strategis dan keputusan penting yang berkaitan dengan arah perusahaan. Kehadiran Anda sangatlah penting untuk memberikan wawasan dan kontribusi yang berharga dalam upaya mencapai tujuan bersama.
Harap Anda dapat mengkonfirmasi kehadiran atau memberikan perwakilan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] untuk kelancaran persiapan acara ini.
Kami berharap kehadiran Anda dalam rapat ini akan membantu dalam perumusan strategi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang tepat.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[No. Kontak Anda]
4. Contoh Surat Undangan Rapat Internal Kantor
[Logo Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada Seluruh Karyawan,
Perihal: Undangan Rapat Internal Kantor
Dengan hormat,
Kami mengundang Anda untuk menghadiri rapat internal kantor dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan mencakup pembaruan terkini tentang proyek-proyek yang sedang berjalan, pengumuman penting, serta kesempatan untuk berbagi pandangan dan masukan. Kehadiran Anda sangatlah penting untuk memastikan komunikasi yang efektif dan kolaborasi yang baik di antara tim.
Harap Anda dapat mengkonfirmasi kehadiran atau memberikan perwakilan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Terima kasih atas dedikasi dan kontribusi Anda dalam menjaga kesinambungan kerja kantor. Kami berharap kehadiran Anda dalam rapat ini akan memperkaya diskusi dan upaya kerjasama.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[No. Kontak Anda]
5. Contoh Surat Undangan Rapat Sosialisasi Kesehatan
[Logo Organisasi/Perusahaan]
[Alamat Organisasi/Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada Seluruh Anggota/Organisasi/Rekan Kerja,
Perihal: Undangan Rapat Sosialisasi Kesehatan
Dengan hormat,
Kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat sosialisasi kesehatan yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman mengenai pentingnya menjaga kesehatan. Rincian acara adalah sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan mencakup topik-topik seperti gaya hidup sehat, pola makan yang seimbang, manajemen stres, dan informasi kesehatan penting lainnya. Tujuan kami adalah memberikan informasi yang bermanfaat untuk membantu Anda menjalani gaya hidup yang lebih sehat dan produktif.
Harap Anda dapat menghadiri acara ini untuk mendapatkan wawasan yang berharga dan berkesempatan untuk bertanya langsung kepada para ahli yang akan hadir. Kami mohon konfirmasi kehadiran Anda paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Terima kasih atas perhatian dan partisipasi Anda dalam upaya mempromosikan kesehatan dan kesejahteraan di kalangan kami.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[No. Kontak Anda]
6. Contoh Surat Undangan Rapat Pemegang Saham
[Logo Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada Pemegang Saham Perusahaan,
Perihal: Undangan Rapat Pemegang Saham
Dengan hormat,
Kami mengundang Anda untuk menghadiri Rapat Pemegang Saham Perusahaan dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan membahas perkembangan perusahaan, pencapaian tahun sebelumnya, rencana strategis mendatang, dan keputusan penting lainnya yang memerlukan persetujuan pemegang saham. Kehadiran Anda sangatlah penting dalam mengambil keputusan yang berdampak pada arah perusahaan.
Mohon mengkonfirmasi kehadiran Anda atau memberikan kuasa kepada perwakilan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Dokumen-dokumen terkait rapat akan kami kirimkan lebih lanjut. Untuk informasi lebih lanjut, harap hubungi kami melalui alamat email [Email Perusahaan] atau nomor telepon [No. Kontak Perusahaan].
Terima kasih atas partisipasi dan dukungan Anda dalam keberlanjutan dan kesuksesan perusahaan kami.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[No. Kontak Anda]
7. Contoh Surat Undangan Rapat Wali murid
[Logo Sekolah]
[Alamat Sekolah]
[Tanggal]
Kepada Orang Tua/Wali Murid,
Perihal: Undangan Rapat Wali Murid
Dengan hormat,
Kami mengundang Anda untuk hadir dalam Rapat Wali Murid dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan mencakup perkembangan akademik siswa, informasi tentang kegiatan sekolah, rencana kegiatan mendatang, serta kesempatan untuk berbicara langsung dengan para pengajar dan staf sekolah. Kehadiran Anda sangatlah penting untuk menjalin komunikasi yang baik antara sekolah dan orang tua dalam mendukung perkembangan siswa.
Mohon mengkonfirmasi kehadiran atau memberikan kuasa kepada perwakilan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Kami berharap kehadiran Anda dalam rapat ini akan membantu dalam memperkuat kolaborasi yang positif antara sekolah dan keluarga dalam mendukung pendidikan siswa.
Untuk informasi lebih lanjut, harap hubungi kami melalui alamat email [Email Sekolah] atau nomor telepon [No. Kontak Sekolah].
Terima kasih atas perhatian dan partisipasi Anda dalam pendidikan anak-anak kami.
Hormat kami,
[Nama Kepala Sekolah]
[Jabatan Kepala Sekolah]
[No. Kontak Sekolah]
8. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS
[Logo Sekolah]
[Alamat Sekolah]
[Tanggal]
Kepada Anggota OSIS,
Perihal: Undangan Rapat OSIS
Halo teman-teman OSIS,
Kami mengundang kalian untuk hadir dalam Rapat OSIS dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan mencakup pembahasan tentang acara-acara sekolah, rencana kegiatan OSIS, serta kesempatan untuk berdiskusi dan berbagi ide untuk meningkatkan semangat sekolah dan kolaborasi dalam tim.
Mohon konfirmasi kehadiran kalian atau memberikan kuasa kepada perwakilan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Jangan ragu untuk menghubungi kami melalui grup chat OSIS atau alamat email [Email OSIS] jika ada pertanyaan atau saran yang ingin kalian sampaikan sebelum rapat.
Terima kasih atas semangat dan partisipasi kalian dalam membangun lingkungan sekolah yang lebih baik.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan OSIS]
[No. Kontak Anda]
9. Contoh Surat Undangan Rapat Mahasiswa
[Logo Universitas]
[Alamat Universitas]
[Tanggal]
Kepada Mahasiswa,
Perihal: Undangan Rapat Mahasiswa
Salam sejahtera,
Kami mengundang Anda untuk hadir dalam Rapat Mahasiswa dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan membahas berbagai isu penting yang berkaitan dengan kegiatan kampus, proyek mahasiswa, serta kesempatan untuk berdiskusi dan berbagi ide guna meningkatkan pengalaman belajar dan berkontribusi dalam lingkungan universitas.
Mohon konfirmasi kehadiran Anda atau memberikan kuasa kepada perwakilan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Apabila Anda memiliki topik yang ingin dibahas dalam rapat, silakan sampaikan kepada kami melalui email [Email Mahasiswa] sebelum tanggal rapat.
Terima kasih atas perhatian dan semangat Anda dalam membangun komunitas mahasiswa yang berarti.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[No. Kontak Anda]
10. Contoh Surat Undangan Rapat RT
[Logo RT]
[Alamat RT]
[Tanggal]
Kepada Seluruh Warga RT [Nomor RT],
Perihal: Undangan Rapat RT
Salam hangat,
Kami mengundang Anda untuk hadir dalam Rapat RT dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan membahas berbagai hal penting yang berkaitan dengan keamanan lingkungan, kegiatan sosial, dan perbaikan fasilitas di RT kita. Kehadiran Anda sangatlah penting untuk memberikan masukan dan mendukung usaha bersama demi kesejahteraan warga RT.
Mohon mengkonfirmasi kehadiran atau memberikan kuasa kepada perwakilan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Jika Anda memiliki masukan atau topik yang ingin dibahas dalam rapat, silakan sampaikan melalui grup WhatsApp RT atau kepada ketua RT sebelum tanggal rapat.
Terima kasih atas perhatian dan partisipasi Anda dalam membangun lingkungan yang lebih baik dan harmonis.
Hormat kami,
[Nama Ketua RT]
[Jabatan Ketua RT]
[No. Kontak Ketua RT]
11. Contoh Surat Undangan Rapat Kerja Bakti
[Logo Organisasi/Instansi]
[Alamat Organisasi/Instansi]
[Tanggal]
Kepada Seluruh Anggota/Rekan Kerja,
Perihal: Undangan Rapat Kerja Bakti
Dengan hormat,
Kami mengundang Anda untuk hadir dalam Rapat Kerja Bakti dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan membahas persiapan dan organisasi kegiatan bakti membersihkan dan memperbaiki lingkungan kita. Kehadiran Anda sangatlah penting untuk mendiskusikan rencana tindakan, alokasi tugas, serta memastikan bahwa acara berjalan lancar.
Mohon mengkonfirmasi kehadiran Anda atau memberikan masukan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Jika Anda memiliki saran atau ingin berkontribusi dalam kegiatan bakti ini, harap hubungi kami melalui grup chat atau alamat email [Email Kontak] sebelum tanggal rapat.
Terima kasih atas semangat dan dedikasi Anda dalam menjaga kebersihan dan kesejahteraan lingkungan kita.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[No. Kontak Anda]
12. Contoh Surat Undangan Rapat Qurban
[Logo Organisasi/Masjid]
[Alamat Organisasi/Masjid]
[Tanggal]
Kepada Seluruh Panitia Qurban dan Para Donatur,
Perihal: Undangan Rapat Persiapan Pelaksanaan Qurban
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Dengan penuh rasa syukur, kita mendekati waktu yang mulia dalam rangka merayakan Hari Raya Idul Adha. Dalam rangka persiapan pelaksanaan Qurban, kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat dengan rincian sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Lokasi Rapat]
Agenda rapat akan mencakup perencanaan teknis, distribusi daging Qurban, dan koordinasi kegiatan amal yang terkait. Kehadiran Anda sangatlah penting untuk memastikan bahwa pelaksanaan Qurban berjalan lancar dan sesuai dengan nilai-nilai keagamaan.
Mohon mengkonfirmasi kehadiran atau memberikan perwakilan paling lambat pada tanggal [Tanggal Konfirmasi] agar kami dapat mengatur persiapan yang diperlukan.
Jika Anda memiliki saran atau ingin berkontribusi dalam pelaksanaan Qurban ini, harap hubungi kami melalui grup chat atau alamat email [Email Kontak] sebelum tanggal rapat.
Terima kasih atas semangat dan partisipasi Anda dalam berbagi kebahagiaan dan manfaat dengan sesama melalui Qurban.
Wa’alaikumsalam Warahmatullahi Wabarakatuh,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[No. Kontak Anda]
