Apa Itu Handover Pekerjaan? Simak Penjelasan Berikut Ini

Apa itu handover pekerjaan? Pada umumnya karyawan yang ingin mengundurkan diri memiliki kewajiban karyawan kepada perusahaan sebelum memutuskan untuk handover.

Tentunya HRD harus concern dengan hal ini, mengingat HRD harus mengetahui apakah pegawai yang mengundurkan diri itu sudah menyelesaikan semua pekerjaannya atau belum.

Selain itu, salah satu dari berbagai proses pengunduran diri yang harus diselesaikan karyawan adalah serah terima. Apakah pekerja di bisnis Anda sudah melakukan ini? Pelajari lebih lanjut tentang proses handover pekerjaan, kapan itu terjadi, dan faktor-faktor yang perlu diperhitungkan di bawah ini.

Apa Itu Handover Pekerjaan?

Apa itu handover pekerjaan? Secara umum, ada beberapa prosedur yang harus diselesaikan karyawan sebelum berhenti dari pekerjaannya, termasuk serah terima. Tidak hanya surat pengunduran diri yang harus dikirim, tetapi pekerjaan juga harus dialihkan ke karyawan baru.

Ini benar terlepas dari kapan seorang karyawan mengundurkan diri. Namun, bisa juga dilakukan jika karyawan sedang cuti panjang, seperti cuti hamil.

Lantas kapan handover pekerjaan dapat dilakukan? Ketika seseorang berhenti, cuti panjang, atau selama transisi, ini adalah beberapa kesempatan atau peluang untuk serah terima.

Dalam serah terima pekerjaan, penting untuk memberikan informasi tentang pekerjaan yang akan diserahkan. seperti peraturan dan pedoman, tugas dan kewajiban, pekerjaan yang sedang berjalan, pekerjaan yang telah selesai, dan hal-hal penting lainnya yang berhubungan dengan pekerjaan.

Untuk mencegah kesalahpahaman dan komunikasi yang buruk antara karyawan yang keluar dan karyawan baru yang tetap bekerja, HRD harus memperhatikan hal ini.

Jadi, pastikan seorang karyawan harus menyelesaikan serah terima, di antara prosedur lainnya, sebelum mengundurkan diri, seperti yang telah disebutkan. Akibatnya, ada banyak metode serah terima untuk diperhitungkan.

Baca juga: Pertanyaan Tentang Penilaian Kinerja yang Dapat Ditanyakan Manajer

Proses Handover Pekerjaan yang Wajib Dipahami

Serah terima adalah pengalihan tanggung jawab pekerjaan, namun prosedur ini tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Anda perlu memastikan pekerja yang ingin pergi mematuhi prosedur serah terima yang relevan. Berikut adalah beberapa teknik handover pekerjaan yang khas:

1. Konsultasikan dengan Manajer Atau Bos

Berbicara dengan atasan merupakan langkah awal dalam proses serah terima. Sebagai HRD, Anda harus memastikan bahwa karyawan yang ingin keluar telah mendiskusikan prosedur serah terima dengan manajer atau atasannya.

Anda dapat mengundang karyawan yang keluar untuk berdiskusi dengan rekan kerja mereka tentang hal-hal yang harus diprioritaskan dalam transfer pekerjaan selain meminta izin atasan mereka untuk melakukannya. Jadi jika Anda sudah memahami dengan baik apa itu handover pekerjaan, Anda bisa dengan mudah melakukan semua proses pengunduran diri.

2. Buat File atau Dokumen yang Diperlukan

Persiapan dokumen atau file kebutuhan karyawan baru datang berikutnya dalam proses serah terima. Anda mungkin bertanya kepada pekerja yang akan berangkat apakah mereka memiliki sesuatu yang siap untuk karyawan baru.

Pastikan bahwa file atau dokumen yang diperlukan mencakup informasi tentang pekerjaan yang dilakukan, seperti deskripsi pekerjaan, jadwal kerja, dan prioritas kerja. 

Lalu ada dokumen penting yang berkaitan dengan pekerjaan, daftar kontak yang perlu dihubungi, informasi tentang login akun, detail tentang proyek yang sedang berjalan, dan masih banyak lagi.

3. Hitung Durasi Handover Pekerjaan

Apa itu handover pekerjaan adalah proses yang harus dilakukan ketika Anda memutuskan untuk berhenti dari pekerjaan Anda. namun lamanya masa transisi merupakan salah satu faktor yang harus diperhatikan saat melakukan perpindahan pekerjaan.

Baca juga: 5 Cara Mencintai Pekerjaan Agar Tetap Nyaman Bekerja

Pastikan untuk menanyakan hal ini dari pekerja yang ingin berhenti. Untuk membimbing, menginstruksikan, dan membimbing karyawan baru mengenai tugas yang ditransfer, misalnya, dua minggu hari kerja.

4. Jadwalkan Pertemuan dengan Karyawan Lama dan Baru

Pertemuan antara personel baru dan lama diadakan sebagai langkah keempat dalam proses serah terima. Tujuannya agar kedua belah pihak dapat berkomunikasi.

5. Mengadakan Pertemuan untuk Membahas Prosedur Handover Pekerjaan

Pertemuan untuk memeriksa prosedur serah terima adalah prosedur handover pekerjaan lainnya. Karyawan yang ingin mengundurkan diri, karyawan baru, dan supervisor atau manajer terkait semuanya harus hadir dalam rapat ini.

Memahami apa itu handover pekerjaan? bertujuan untuk menjamin bahwa karyawan baru menyadari tugas dan tanggung jawab mereka sehubungan dengan tugas yang harus dilakukan.

Anda harus memahami format untuk membuat surat serah terima pekerjaan setelah membaca deskripsi serah terima ini, protokol serah terima, dan contoh serah terima. 

Agar tidak berantakan, Anda sebagai HRD bertanggung jawab untuk memastikan karyawan yang mengundurkan diri tersebut telah menyelesaikan semua tugas atau telah mengikuti semua prosedur serah terima yang diperlukan.

Baca juga: 5 Kursus Keterampilan yang Menjanjikan dalam Pekerjaan

Gambaran umum tentang apa itu handover pekerjaan dan bagaimana melakukannya dapat bermanfaat supaya kinerja tetap terjaga meskipun terjadi pergantian staf, perlu ada interaksi yang baik antara karyawan keluar dan pekerja pengganti.