Contoh Surat Pesanan Barang dan Pengertian dan Fungsinya

Contoh surat pesanan barang sendiri biasanya banyak dibutuhkan untuk membuat pesanan dan menjadi salah satu administrasi penting dalam sebuah instansi. Hal ini karena ketika memesan barang ke perusahaan lain pastinya harus ada pemberitahuan sehingga dibutuhkan surat pesanan barang berisi penjelasan detail mengenai pesanan.

Selain itu biasanya surat pesanan barang ini juga harus dibuat agar bisa menghindari kesalahpahaman dan bisa juga menjadi sebuah bukti adanya transaksi dari kedua belah pihak. Untuk membuat surat pesanan barang sebenarnya cukup mudah hanya perlu menuliskan rincian pemesanan barang yang akan dibeli.

Pengertian Contoh Surat Pesanan Barang 

Pada umumnya surat pesanan barang ini merupakan sebuah surat untuk memesan barang ke sebuah perusahaan atau jenis instansi lainnya. Surat pesanan barang ini menjadi salah satu administrasi yang penting karena biasanya akan ada kewajiban bagi sebuah perusahaan untuk membuat surat pesanan tersebut.

Selain itu surat pesanan ini juga bisa menjadi salah satu proses dari sebuah perusahaan yang ingin mengirim barang agar bisa mengikuti prosedur yang tepat. Jika suatu perusahaan tidak mengirimkan surat terlebih dahulu ketika memesan barang, misalkan hanya melalui telepon atau pesan saja maka akan mengurangi nilai formalitasnya.

Baca juga: Menulis Kalimat Pembuka Surat Lamaran Pekerjaan yang Efektif

Fungsi Contoh Surat Pesanan Barang Bagi Perusahaan

Di dalam sebuah transaksi pastinya ada proses yang cukup panjang mulai dari pemesanan barang, konfirmasi pemesanan barang, pengiriman barang dan lain sebagainya. Fungsi dari surat pemesanan barang ini salah satunya bisa dijadikan sebagai tolak ukur dari kualitas suatu barang.

Selain itu contoh surat pesanan barang juga bisa menjadi sebuah pedoman ketika penjual akan mengirimkan barang yang dipesan oleh pembeli. Kemudian surat pesanan ini juga bisa berfungsi sebagai pedoman untuk menentukan besar kecilnya pembayaran yang akan dilakukan oleh pembeli setelah barang dikirimkan.

Fungsi lainnya yang dimiliki oleh surat pesanan barang adalah bisa menjadi barometer maju atau tidaknya sebuah perusahaan dilihat dari kuantitas surat pesanan yang dibuat. Karena semakin banyak pesanan yang dibuat oleh perusahaan maka mencerminkan bahwa perusahaan tersebut memang berjalan dengan baik.

Baca juga: Cara Merekrut Karyawan Freelance untuk Bisnis Anda

Contoh Surat Pesanan Barang

Bagi anda yang ingin membuat surat pesanan barang mungkin belum mengetahui poin apa saja yang harus ada dalam surat tersebut. Untuk mempermudah simak berikut ini contoh surat pesanan barang yang bisa anda ikuti formatnya.

Contoh Surat Pesanan

[Kop Surat Perusahaan/Instansi]

Depok, 20 Mei 2023

No : 1233/PB/PT.A/ V/2023

Hal : Surat Pesanan Barang

Kepada Yth,

Pimpinan PT. Maju Lancar Jaya

Jalan Tanjung Barang No. 24, Bandung

Telp. : 0361-8786 HP : 08133891

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat penawaran barang yang saudara berikan bernomor 345/B/MLJ/V/2023 dengan tanggal 18 Mei 2023, dengan ini kami bermaksud untuk memesan barang untuk menunjang beberapa kebutuhan perusahaan dengan penawaran harga sesuai dengan kesepakatan bersama, berikut rincian pemesanan :

• AC Split Daikin 1 PK Deluxe : 10 Unit

• AC Split Daikin 2 PK Deluxe : 5 Unit

Barang-barang tersebut kami harap dapat segera dikirim paling lambat tanggal 25 Mei 2023, sesuai dengan kesepakatan pengiriman barang yang saudara tawarkan. Untuk proses transaksi akan dilakukan setelah barang diterima dengan menggunakan sistem pembayaran COD atau cash on delivery.

Demikian surat pesanan barang ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Pimpinan,

Ahmad Badarudin

Dapat dilihat bahwa dalam contoh surat pesanan barang ada beberapa poin penting yaitu alamat penjual dan tentunya alamat perusahaan yang memesan barang. Kemudian harus tertera juga daftar barang yang dipesan, bisa juga mencantumkan harga atau tidak dicantumkan sesuai keinginan pemesan.

Setelah proses pengiriman surat pesanan ini biasanya akan ada surat balasan dari penjual yaitu surat konfirmasi pesanan atau bisa juga langsung pemberitahuan pengiriman barang. Pastikan anda mendapatkan kejelasan untuk proses pembayaran agar proses transaksi bisa berjalan dengan lancar dan aman.

Baca juga: Pengertian Unique Selling Proposition Adalah

Dari contoh di atas Anda bisa melihat bahwa surat pesanan barang ini memang cukup penting karena berisi detail pemesanan barang. Nantinya contoh surat ini bisa dijadikan sebagai salah satu referensi bagi anda yang mungkin akan membuat surat pemesanan barang dalam sebuah transaksi.