Contoh Template Pesan Customer Service untuk Tingkatkan Pelayanan

Ada banyak contoh template pesan customer service untuk tingkatkan pelayanan dengan beragam tema pembahasan bisa dijadikan referensi. Sebagaimana kita tahu, cara berkomunikasi kepada pelanggan merupakan hal utama yang penting diperhatikan.

Hal tersebut akan memberikan kenyamanan dan pengalaman terbaik bagi pelanggan. Sebagai seorang customer service, perlu siap disegala kondisi dengan memberikan tanggapan cepat serta relevan.

Untuk mengatasinya, diperlukan template pesan yang siap digunakan. Jadi, nantinya ketika diperlukan tinggal menggunakan template yang ada. Dari sekian banyaknya contoh template, beberapa di antaranya akan diuraikan pada pembahasan berikut.

Manfaat Menggunakan Template Pesan untuk Customer Service

Pengertian template pesan customer service yaitu serangkaian instruksi yang nantinya bisa dipakai saat berkomunikasi dengan pelanggan diberagam channel maupun skenario. Template ini bisa dipakai untuk email, call center serta live chat.

Contoh template pesan customer service untuk tingkatkan pelayanan hanya sebagai referensi saja. Terkait mana yang nantinya ingin diimplementasikan, tergantung setiap customer service atau kebijakan perusahaan.

Salah satu manfaat penggunaan template ini yaitu mampu merespons klien dengan cepat dan tetap relevan sesuai konteks pembahasan. Hal ini bisa terjadi karena jawaban atau obrolan telah direkam sebelumnya, sehingga mempercepat waktu dalam meresponsnya.

Manfaat lainnya, membangun komunikasi konsisten. Sebab, dengan template, seluruh interaksi dengan pelanggan sebelumnya sudah dipastikan sesuai nilai brand disertai pengalaman konsisten.

Penggunaan template mengurangi kebutuhan terhadap pelatihan insentif, sehingga menghemat sumber daya bisnis. Lebih praktis karena setiap pertanyaan yang ditemui bisa dijawab dengan memakai panduan tersedia.

Contoh Template Pesan Customer Service untuk Tingkatkan Pelayanan Bisa Dijadikan Referensi

Bila membahas tentang template, menyesuaikan dengan topik atau tema bahasa. Inilah beberapa contoh template pesan customer service untuk tingkatkan pelayanan dengan beragam tema pembahasan bisa Anda jadikan referensi:

1. Menanggapi Keluhan Pelanggan

Dalam menanggapi keluhan pelanggan, harus lebih berhati-hati dan pastikan menggunakan bahasa yang baik agar tidak memicu emosi. Sebab, karakter setiap pelanggan itu berbeda-beda, ada yang mudah emosi saat pelayanannya tidak sesuai.

Pada gambar 1.1 ada empat contoh kalimat yang bisa Anda jadikan opsi. Anda dapat mengisikan kata dalam kurung, seperti nama layanan, nama pelanggan, nama bisnis serta masalah sebelumnya sesuai kondisi yang sedang terjadi.

Penambahan ucapan terima kasih karena sudah memperhatikan permasalahan produk merupakan hal baik. Nantinya, keluhan tersebut bisa menjadi bahan evaluasi bisnis supaya berubah menjadi lebih baik. 

2. Sambutan kepada Pelanggan Baru

Contoh template pesan customer service untuk tingkatkan pelayanan berikutnya berisikan sambutan kepada pelanggan baru. Penyambutan ini harus dilakukan dengan bahasa ramah dan sopan.

Baik itu obrolannya secara langsung ataupun tidak, seperti lewat telepon, pesan sosial media atau lainnya. Tapi sebenarnya memberikan salam atau sambutan yang baik itu tidak hanya kepada pelanggan baru saja, melainkan juga pelanggan setia.

Terlihat pada gambar 1.2, beberapa contoh ada yang menggunakan salam pembuka dengan sapaan, seperti selamat pagi dan selamat datang. Kemudian menawarkan apa yang sekiranya bisa dibantu untuk dicarikan.

Terkait nama agen dan nama pelanggan yang ada di dalam kurung, bisa diisikan sesuai dengan kondisi. Bukan hanya sekadar kalimat, nada percakapan sangat penting diatur supaya terdengar menarik.

Baca juga: Cara memberikan solusi kepada pelanggan

3. Melakukan Follow-Up

Contoh template pesan customer service untuk tingkatkan pelayanan lainnya berisikan tentang follow-up. Sangat penting menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan sesudah mereka membeli sesuatu sebagai upaya investasi jangka panjang.

Pada gambar 1.3, terdapat tiga contoh kalimat yang biasanya digunakan. Salah satunya mengucapkan terimakasih karena pelanggan sudah membeli produk. Selain itu, juga ada kalimat harapan supaya pelanggan bisa puas dengan produk yang sudah diperolehnya.

Baca juga: Masalah yang sering dihadapi customer service

4. Meminta Pelanggan Menunggu 

Terakhir adalah contoh yang isinya tentang permintaan pelanggan untuk menunggu jawaban. Pada dasarnya pelanggan tidak suka bila harus menunggu, apalagi durasi waktunya sangat lama.

Agar tetap memberikan pelayanan terbaik, sebisa mungkin kalaupun memang harus membuat mereka menunggu, sampaikan dengan bahasa baik. Sebisa mungkin jangan buat waktu tunggu mereka terlalu lama.

Contoh bahasa baik terlihat pada gambar 1.4. Kalimatnya berisikan tentang pertanyaan apakah mereka berkenan bila menunggu sebentar sembari pertanyaan atau permasalahannya sedang diperiksa.

Akan berbeda lagi template pesannya bila situasi customer service bukan seperti di atas. Anda bisa memilih contoh template pesan customer service untuk tingkatkan pelayanan yang kalimat atau bahasanya paling cocok diterapkan.