Ketahui Prinsip Dasar Customer Service yang Tepat

Prinsip dasar customer service harus diketahui oleh pebisnis. Pebisnis pasti mengerti bahwa menghasilkan banyak penjualan saja tidak cukup. Maka dari itu, diperlukan strategi yang penting untuk dipahami.

Sehingga harus dapat menarik konsumen untuk langsung bertransaksi, lagi dan lagi. Hanya dengan cara tersebut, bisnis nantinya bisa bertahan lama. Oleh karena itu, customer service yang baik bisa menarik konsumen bertransaksi kembali.

Inilah Prinsip Dasar Customer Service yang Tepat 

Saat berbicara mengenai hal ini, Anda dapat langsung mencari cara pelayanan konsumen yang baik. Akan tetapi, memahami prinsip dasar juga bisa membuat pelayanan konsumen menjadi selalu tepat. 

Cara bisa saja bervariasi, selama memenuhi prinsip-prinsip tersebut. Di bawah ini, sudah ada beberapa prinsip dasar customer service yang perlu diketahui.

1. Kecepatan

Anda pasti pernah mengalami tidak senang saat menunggu respon call center yang lama. Jadi, bila Anda ingin sekali memperbaiki kualitas pelayanan konsumen, maka mulailah menjadi responsif.

Cepat dan tanggap menjadi salah satu Prinsip dasar customer service utama dalam kualitas layanan. Hal ini karena, kecepatan dalam merespons memberikan dampak yang besar dalam kepuasan pelanggan. Bahkan menurut Vendasta, 78% pelanggan membeli sebuah produk dari perusahaan yang memberikan respon tercepat.

Baca juga: Cara meningkatkan skill customer service yang wajib Anda ketahui!

2. Kejelasan

Dalam layanan pelanggan, tentunya komunikasi yang disampaikan harus bisa dipahami dengan mudah oleh seluruh konsumen. Apalagi hal yang rumit juga harus dapat disampaikan secara sederhana. Di akhir komunikasi, nantinya konsumen harus bisa mendapat kejelasan. 

Biasanya, kejelasan bisa didapatkan apabila informasi disampaikan sudah sederhana. Anda juga bisa langsung menyampaikan informasi dalam bentuk yang terstruktur. Contohnya saja, 12 digit nomor telepon yang telah disebutkan sekaligus. 

Sehingga lebih sulit dicerna bila dibanding dengan nomor yang dibagi ke dalam tiga bagian. Selain itu, orang biasanya akan kesulitan menerima konsep yang baru. Sehingga akan mudah bagi konsumen memahami hal-hal yang lebih familiar. Jadi, sebaiknya menjelaskan sesuatu dengan analogi, terlebih lagi untuk hal yang bersifat teknis.

3. Ketepatan

Cepat saja pasti tidak cukup, sehingga respon yang diberikan juga harus lebih tepat. Respons yang tidak tepat ini dapat menurunkan kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan. Staf nantinya akan memberikan tanggapan yang tepat bila mempunyai pengetahuan memadai. 

Oleh sebab itu, pastikanlah staf diberi pelatihan sebelum melakukan tugasnya. Selain itu, alur serta akses informasi juga harus lebih krusial. Sehingga ketepatan dalam menjawab pertanyaan atau komplain konsumen bisa teratasi.

4. Transparansi

Konsumen lebih cenderung gelisah dan emosional apabila tidak memahami apa yang terjadi. Di sini, transparansi bisa memainkan peran sangat penting dalam prinsip dasar customer service.

Terkadang, konsumen tidak terlalu peduli tentang alasan, namun butuh mengetahui alasan tersebut. Dalam prinsip transparansi, akan lebih baik jika menjelaskan langkah apa yang akan dilakukan berikutnya.

Hal ini berarti jika dilihat dari kalkulasi konsumen menunggu lebih lama. Akan tetapi, mengetahui bagaimana proses penyelesaian masalah berjalan bisa menenangkan konsumen.

5. Kemudahan akses

Dalam kurun waktu yang lebih lama, layanan pelanggan fokus tahu bagaimana cara menyenangkan pelanggan. Padahal, juga akan memberikan kemudahan bagi konsumen yang jauh lebih penting. 

Saat konsumen bisa menemui persoalan, ada beberapa layanan pelanggan yang dihubungi. Hal ini tentunya lebih krusial.

Pastikan kanal yang telah disediakan lebih mudah diakses oleh konsumen. Anda juga harus bisa memastikan ada staf yang segera merespons pertanyaan atau komplain dari konsumen.

Baca juga: Cara menjawab “Mengapa Anda Ingin Menjadi Staff Administrasi”?

6. Keramahan dan kesopanan

Seluruh layanan biasanya didasari pada interaksi antarmanusia, terkecuali bila Anda memanfaatkan artificial intelligence. Kompleksitas dan nuansa interaksi bisa saja berdampak besar terhadap pengalaman konsumen.

Anda juga dapat membuat peraturan dan memberikan training tentang pelayanan konsumen, bahwa staf harus bisa lebih ramah dan sopan. Akan tetapi, faktanya hal ini tidak bisa dilatih. 

Seseorang lebih memilih cara yang alami. Oleh karena itu, proses seleksi saat perekrutan karyawan harus memegang prinsip dasar customer service.

7. Efisiensi

Sebelumnya, sudah ada enam prinsip dasar sebagai seorang customer service yang semuanya lebih condong pada sisi kepuasan pelanggan. Akan tetapi, perlu dilihat juga bagaimana dampaknya terhadap bisnis.

Percuma saja bisa memuaskan pelanggan bila untuk mencapainya harus menghabiskan banyak biaya operasional. Oleh karena itu, jangan lupakan faktor efisiensi, karena ini menjadi bagian yang krusial.

Untung saja, kemajuan teknologi bisa membuat layanan pelanggan berjalan lebih optimal dengan biaya relatif ekonomis. Bahkan, kanal seperti berbagai aplikasi pengantar pesan dapat memenuhi prinsip dasar customer service yang baik.