Keahlian yang Wajib Dimiliki oleh Staff Administrasi

Ada banyak keahlian yang wajib dimiliki oleh staff admin, menjadi staff admin berarti bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administratif perusahaan. Staff administrasi juga berperan sebagai penghubung setiap departemen juga sebagai perantara komunikasi karyawan dengan atasan.

Syarat untuk menjadi staff administrasi tidaklah mudah. Seorang admin harus menguasai teknologi, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, mampu mengkoordinasi jadwal dan dokumen, manajemen waktu yang baik dan memiliki problem solving yang baik.

Kualifikasi menjadi staff administrasi juga tidak mudah, memiliki pendidikan minimal S1, mampu bekerja dibawah tekanan, mampu berpikir cepat dan lain-lain. Oleh karena itu seorang staff administrasi harus memiliki keahlian khusus untuk mendukung pekerjaannya. Berikut pekerjaan admin dan keahlian yang wajib dimiliki oleh staff admin.

Baca juga: Cara menjadi staff administrasi terbaik

Apa Itu Staff Administrasi?

Menurut Kalibrrr, staff administrasi merupakan pekerjaan professional untuk mengelola jadwal, anggaran, database dan menghasilkan laporan.

Staff administrasi bekerja untuk membantu mengelola berbagai tugas administratif dalam suatu perusahaan. Sehingga profesi ini memiliki peran staff administrasi sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional.

Baca juga: Berapa rata rata gaji staff administrasi? Temukan Jawabannya disini!

Pekerjaan Staff Admin

Pekerjaan sebagai staff admin memiliki peranan yang penting pada perusahaan. Berikut akan dijelaskan apa saja pekerjaan admin :

• Menerima panggilan

Menerima panggilan telepon menjadi salah satu pekerjaan admin. Admin bertanggung jawab menerima telepon untuk menyesuaikan jadwal dengan janji yang dibuat agar tidak bertabrakan.

• Merekap dan mengarsip dokumen

Pekerjaan admin melakukan rekap dan mengarsip dokumen kantor yang dinilai penting. Staff admin juga bertanggung jawab mengatur, menyimpan dan mengkoordinasi dokumen seperti kontrak, surat-surat penting, dan dokumen perusahaan penting lainnya.

• Menginput data dan mengelola dokumen

Sebagai staff admin, Anda akan diberikan tugas untuk menginput data yang masuk. Selain itu juga mengelola data dan menyusun untuk dijadikan sebagai laporan pada database perusahaan.

• Mengatur jadwal

Salah satu pekerjaan staff admin adalah untuk membuat dan mengatur jadwal atasan. Seorang admin bertanggung jawab dengan jadwal rapat, pertemuan dan perjalanan bisnis. Admin harus memastikan jadwal tidak berbenturan dan memastikan kelancaran pertemuan.

• Administrasi keuangan 

Seorang admin juga bertugas mengatur keuangan perusahaan, mengelola pembayaran tagihan dan melaporkan keuangan dan mengelola laporan keuangan bersama dengan departemen keuangan.

• Menyiapkan persedian ATK

Menyiapkan ketersediaan alat tulis kantor juga menjadi salah satu pekerjaan staff admin. Admin bertanggung jawab dengan menyediakan alat tulis kantor, komputer juga kebutuhan lainnya.

• Menyiapkan akomodasi perjalanan

Seorang staff admin juga bertanggung jawab untuk menyiapkan akomodasi perjalanan untuk atasan atau karyawan saat bekerja keluar.

Keahlian yang Wajib Dimiliki oleh Staff Admin

Sebagai seorang staff admin, sudah seharusnya memiliki beberapa keahlian berikut yang berguna untuk membantu kelancaran pekerjaan sebagai admin.

1. Kemampuan komunikasi

Salah satu keahlian yang wajib dimiliki oleh staff admin adalah kemampuan komunikasi yang baik. Sebagai penyambung dan penghubung komunikasi antara karyawan dengan atasan bahkan klien. Seorang staff admin harus cakap dalam berkomunikasi untuk kelancaran hubungan dalam perusahaan.

2. Manajemen waktu

Dengan banyaknya tugas yang dimiliki, seorang staff admin harus ahli dalam mengatur waktu. Agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan tepat waktu, maka dituntut untuk ahli dalam manajemen waktu.

3. Menguasai teknologi

Staff admin berkaitan erat dengan penggunaan teknologi. Saat menerima telepon, membuat jadwal dan mengelola data dan membuat laporan semua pekerjaannya membutuhkan keterampilan dalam menggunakan teknologi. Staff admin harus menguasai Ms.Word, Excel dan Powerpoint

4. Teliti

Teliti adalah keahlian wajib yang harus dimiliki oleh seorang staff admin. Pekerjaan yang banyak dan tanggung jawab yang besar, staff admin dituntut untuk memiliki ketelitian dalam bekerja. Pengelolaan dokumen, mengatur jadwal juga entry data harus dikerjakan dengan teliti agar tidak mengalami kendala.

5. Memiliki problem solving yang baik

Dengan banyaknya tugas yang didapat oleh staff admin, ada kalanya terjadi kesalahan atau masalah. Sebagai staff admin harus memiliki kemampuan penyelesaian masalah yang baik dan mampu mengambil keputusan yang tepat, untuk menghindari masalah semakin besar.

6. Profesional

Seorang staff admin juga dituntut untuk profesional. Admin harus mampu membedakan urusan pekerjaan dan juga pribadi. Admin juga harus merasakan apa yang terjadi di perusahaan. Dokumen atau data perusahaan tidak boleh bocor atau tersebar di luar perusahaan.

7. Memiliki inisiatif

Memiliki inisiatif juga merupakan skill yang wajib dimiliki oleh staff admin. Untuk mengantisipasi masalah, inisiatif juga perlu dimiliki seorang staff admin agar tidak perlu bertanya pekerjaan yang akan dilakukan.

8. Multitasking

Seorang staff admin juga harus memiliki kemampuan multitasking, atau mampu melakukan lebih dari satu pekerjaan. Agar pekerjaan yang banyak dapat diselesaikan dengan waktu yang singkat.

9. Menulis

Menulis menjadi salah satu pekerjaan paling penting untuk admin. Hampir semua pekerjaan staff admin berhubungan dengan menulis, baik itu memo jadwal bahkan membuat jurnal.

10. Menguasai bahasa Inggris

Seorang staff admin juga harus punya keahlian berbahasa Inggris. Agar saat bekerja di perusahaan dan mengurus banyak dokumen dengan istilah-istilah bahasa Inggris tidak kesulitan untuk mengerjakannya.

Demikian pekerjaan dan keahlian yang yang wajib dimiliki oleh staff admin. Jika Anda berminat menjadi staff admin mulailah belajar mengenal tugas dan tanggung jawab seorang admin. Dan jangan lupa untuk melatih keahlian yang wajib dimiliki.