Contoh komplain pelanggan dan cara menanggapinya, Anda perlu mengetahuinya. Apalagi jika baru terjun langsung ke lapangan, pastinya akan dihadapkan dalam situasi tidak mengenakkan dan harus diselesaikan.
Oleh karena itu, penting sekali bagi kamu mengetahui bagaimana contohnya juga bentuk penyelesaiannya. Bisa saja pembeli merasa kurang puas atas produk atau layanan dari bisnisnya hingga mengajukan keluhan.
Perlu diingat bahwa tidak semua komplain bersifat negatif, namun ada sisi positifnya. Melainkan, Anda jadi tahu bagaimana harus bersikap setelah keluhan tersampaikan, tentunya juga untuk kemajuan bisnis perusahaan.
Baca juga: Cara menjadi customer service yang baik
Contoh Komplain Pelanggan dan Cara Menanggapinya
Kami akan membantu Anda membantu menyelesaikan permasalahan yang ada di lapangan. Tentunya dengan memberikan contoh komplain pelanggan dan cara menanggapinya agar dapat diterapkan dalam pekerjaan.
1. Waktu menunggunya lama
Biasanya permasalahan terkait waktu menjadi hal utama yang harus diperhatikan. Anda perlu memperhitungkan lama waktu customer dalam menunggu agar bisa memakai layanan jasa atau produknya.
Namun, jika waktu dapat dikelola dengan baik, pastinya tidak ada keluhan. Karena Anda tidak mengetahui pekerjaan apa yang akan dilakukan pelanggan setelahnya, sehingga tidak bisa bila harus membuang-buang waktu.
Maka cara terbaik mengatasinya adalah dengan memanajemen waktu sebaik mungkin atau anda bisa menggunakan fitur balasan otomatis jika anda menggunakan aplikasi sosial media. Dahulukan pelanggan yang datang pertama dan selesaikan keperluannya, jika sudah baru bisa dilanjutkan ke lainnya.
2. Produk sudah habis
Setiap bisnis pastinya memerlukan target penjualan, namun jika lebih dari itu bagaimana? Tentu ada permasalahan baru yang muncul, pembeli akan komplain dikarenakan produk telah habis.
Contoh komplain pelanggan dan cara menanggapinya perlu dipahami, apalagi jika berada dalam situasi tersebut. Pentingnya mengatur stock selalu ada walaupun terdapat target penjualan, sehingga keluhan dapat diatasi.
3. Pengiriman tidak sesuai estimasi
Layanan ekspedisi biasanya akan memperkirakan waktu sampainya barang tiba di lokasi. Namun, jika melebihi waktu target sampainya barang di tujuan, tentu ini dikatakan telat atau tertunda.
Sehingga penting bagi Anda untuk langsung menghubungi customer terkait supaya ada konfirmasi. Karena pembeli mengharapkan barang pesanannya segera datang sesuai dengan estimasi tiba di lokasi.
4. Produk saat diterima rusak
Contoh komplain pelanggan dan cara menanggapinya yang sesuai jika Anda di dalam kondisi mengirimkan barang yang rusak. Harusnya diteliti dan diperhatikan lagi ketika akan dikirimkan.
Begitu pentingnya proses pengecekan, apalagi pada saat melakukan packing perlu hati-hati. Sehingga dapat meminimalkan adanya resiko kerusakan yang terjadi pada barang ketika sampai ke pelanggan.
Berikan keterangan di e-commerce atau packing produknya, bila kerusakan barang akan diganti saat rusak di dalam perjalanan. Jadi harus memberikan video unboxing sebagai bukti pendukung, lalu sampaikan permintaan maaf.
5. Menerima pelayanan buruk
Setiap pembeli yang datang pastinya ingin menerima pengalaman terbaik. Baik itu sedang membeli makanan, minuman, suatu produk, atau mendapati layanan jasa, semua tentu ingin terbaik.
Namun, bagaimana jika mendapati keluhan dengan pelayanan terburuk dari salah satu pegawai? Hati-hati karena bisa berpengaruh pada citra perusahaan Anda, tegur pegawainya dan berikan pengertian kepada pelanggan serta permintaan maaf.
Baca juga: Tugas dan tanggung jawab seorang customer service
6. Keluhan sebelumnya tidak ditindaklanjuti
Contoh komplain pelanggan dan cara menanggapinya harus dilakukan dengan baik, tidak boleh setengah-setengah. Pentingnya mendengarkan keluhan dari pelanggan kemudian langsung memprosesnya supaya tidak memunculkan keresahan baru.
Saat berhadapan dengan pelanggan di lapangan, gunakan pemikiran yang cepat juga jernih. Sehingga dapat memberikan solusi dengan tepat, pelanggan akan merasa memperoleh pelayanan atas keluhannya tanpa berlama-lama menunggu.
7. Tidak menanggapi keluhan di media sosial
Pengaruh teknologi kini sangat dipegang erat oleh para pebisnis dalam memasarkan layanan jasa atau produknya kepada khalayak luas. Tak heran bila pemilik bisnis memasarkan dan memperkenalkan produknya lewat media sosial.
Namun, ketika memperoleh komplain secara online, maka tanggapi saja. Contoh komplain pelanggan dan cara menanggapinya harus segera diatasi, karena media sosial bersifat umum, ditakutkan memunculkan pemikiran buruk dari pelanggan lainnya.
Gambaran komplain di atas sebagai bentuk kecil yang umumnya terjadi di dalam dunia bisnis. Contoh komplain pelanggan dan cara menanggapinya memang harus dipahami agar tahu cara mengatasinya dengan pemberian solusinya.
