Cara Merespon Pelanggan Diluar Jam Kerja untuk Seorang Customer Service

Bagaimana cara merespon pelanggan diluar jam kerja untuk seorang customer service menjadi salah satu pertanyaan yang kerap diajukan. Terutama bagi customer service pemula yang masih baru mulai berkecimpung di bidang satu ini.

Tidak bisa menghubungi customer service di luar jam kerja, kerap dipermasalahkan oleh pelanggan. Apalagi bagi pelanggan yang terburu-buru sangat memerlukan informasi mengenai produk tersebut.

Sedangkan tidak semua perusahaan memberikan layanan customer service selama 24 jam penuh. Biasanya perusahaan akan memberikan hari libur. Lalu, bagaimana cara mereka untuk merespons pelanggan yang menghubungi di luar jam kerja? Menjawab pertanyaan ini, simak uraian berikut.

Baca juga: Contoh Template Pesan Customer Service untuk Tingkatkan Pelayanan

Tata Cara Merespon Pelanggan Diluar Jam Kerja untuk Seorang Customer Service Bisa Dilakukan

Memang melayani pelanggan secepat mungkin itu sangat penting dalam bisnis. Tapi, permasalahannya, tidak semua perusahaan mampu memberikan layanan seharian penuh setiap harinya.

Tidak menjadi masalah bila perusahaan menerapkan sistem layanan seharian dengan metode shift. Bagaimana bila ada batasan waktu kerjanya? Cara merespon pelanggan diluar jam kerja untuk seorang customer service satu ini bisa menggunakan mesin otomatis.

Sebenarnya walaupun menggunakan mesin yang mampu membalas otomatis pesan pelanggan, sebagian dari mereka mempermasalahkannya. Tidak heran karena karakter konsumen itu menginginkan apa yang menjadi masalahnya selesai pada saat itu juga.

Selain itu, karakter mereka cenderung tidak mau menunggu terlalu lama. Bila memang sudah ada kesepakatan dengan perusahaan seorang customer service tetap wajib merespons pelanggan walaupun sedang berada di luar jam kerja, bisa direspons sebagaimana biasanya.

Diusahakan secepat mungkin dengan bahasa yang santun dan ramah. Mengenai hal ini tergantung kebijakan perusahaan dan kesepakatan kedua belah pihak. Bila mengharuskan menggunakan mesin, tergantung dari platform yang digunakan.

Salah satu contohnya, ketika platform atau sosial media yang digunakan untuk berkomunikasi dengan para pelanggan adalah WhatsApp Business. Cara merespon pelanggan diluar jam kerja untuk seorang customer service satu ini bisa dengan memanfaatkan fitur away message.

Tinggal dinyalakan saja fitur pesan di luar jam kerja tersebut. Jadi, nantinya walaupun toko sudah tutup, tetap bisa membalas pesan pelanggan dengan cepat meskipun Anda tidak dalam situasi mampu meresponsnya. Inilah tata cara membuat pesan di luar jam kerja yang bisa diikuti:

1. Pertama-tama, pastikan telah memasang aplikasi WhatsApp Business dan mempunyai akunnya. Jangan lupa untuk melengkapi informasi profil bisnis tersedia.
2. Kemudian, barulah Anda bisa mengaktifkan fiturnya dengan cara membuat aplikasi WhatsApp Business yang sudah terpasang. Pastikan saat menerapkan cara merespon pelanggan diluar jam kerja untuk seorang customer service dalam bentuk mesin otomatis ini koneksi internetnya stabil.
3. Setelah itu, klik bagian ikon titik tiga yang ada di sebelah pojok kanan atas.
4. Lanjutkan dengan menekan setelan, lalu fitur bisnis.
5. Bila sudah, pilih bagian pesan di luar jam kerja. Untuk menyalakan atau mengaktifkannya, berikan tanda centang. Tunggu sampai tombolnya berubah warna menjadi hijau.
6. Sekarang waktunya menuliskan pesan yang ingin dikirimkan kepada pelanggan nantinya dengan cara menekan tombol pensil lebih dulu, kemudian klik oke.
7. Untuk menjadwalkan pesan di luar jam kerja, tekan bagian jadwal. Setelah itu, pilih beberapa opsi tersedia, seperti selalu kirim, jadwal khusus atau di luar jam kerja. Penting dipahami, cara merespon pelanggan diluar jam kerja untuk seorang customer service dengan fitur seperti ini hanya tersedia bila sudah mengatur bagian jam kerja pada profil bisnis.
8. Sesudah memilih salah satu opsi sesuai dengan yang diinginkan, tekan bagian penerima. Bagian ini digunakan untuk menentukan siapa saja yang nantinya akan menerima pesan otomatis di luar jam kerja. Beberapa pilihannya ada semua orang, semua orang kecuali, semua orang yang tidak ada di buku alamat serta hanya kirim ke.
9. Bila sudah selesai menentukan salah satu opsi tersedia, tekan simpan.

Sebagai catatan, pesan otomatis ini hanya akan bisa dikirimkan kepada pelanggan bila koneksi internetnya aktif. Jadi, meskipun sedang tidak dapat membalasnya sendiri alias mengharuskan penggunaan mesin pembalas otomatis, sebaiknya jangan matikan data internet.

Baca juga: Cara memberikan solusi kepada pelanggan

Penggunaan fitur pesan otomatis ini akan membuat pelanggan merasa dihargai karena direspons dengan cepat dan terlihat lebih profesional. Selain itu, cara merespon pelanggan diluar jam kerja untuk seorang customer service seperti ini juga lebih menghemat waktu.