aturan baku customer service

9 Aturan Baku Customer Service yang Perlu Diketahui

Aturan baku customer service harus Anda ketahui dengan jelas. Umumnya, tugas seorang customer service tidak hanya memberikan pelayanan terhadap pelanggan atau memberikan solusi ketika mendapatkan masalah.

Customer service juga berfungsi untuk menjaga hubungan brand image perusahaan di mata masyarakat. Customer service bisa dikatakan sebagai wajah perusahaan dalam memberikan pelayanan terhadap pelanggan.

Baca juga: Beberapa prinsip dasar customer service yang wajib Anda ketahui!!

Inilah 9 Aturan Baku Customer Service

Semua kegiatan customer service bertujuan untuk meningkatkan kepuasan terhadap pelanggan. Peningkatan ini dapat dicapai bula customer service mengerti apa saja yang dibutuhkan pelanggan. 

Jadi semakin tinggi tingkat kepuasan pelanggan, maka akan berdampak positif terhadap kredibilitas sebuah perusahaan. Dalam melakukan tugasnya, Menurut Aofund terdapat beberapa aturan baku customer service juga harus diterapkan dengan baik untuk mewujudkan kepuasan pelanggan, berikut penjelasannya.

1. Tahu dan paham keinginan pelanggan

Costumer service harus mengetahui dan memahami apa yang menjadi keinginan pelanggan. Seorang customer service juga harus bisa menggali informasi terkait kebutuhan pelanggan dengan cara lebih meningkatkan fokus.

Dengarkan semua yang dikatakan oleh pelanggan dan tanya apa keinginannya. Dengan memahami keinginan pelanggan, tentunya customer service dapat memberikan solusi yang tepat.

Baca juga: Berapa Rata-rata Gaji Customer Service di Indonesia?

2. Mampu menginformasikan produk-produk perusahaan

Saat seorang pelanggan bertanya terkait produk dari perusahaan, seorang customer service harus dapat memberikan informasi dengan benar dan jelas mengenai produk dari perusahaan. Oleh karena itu, seorang customer service harus bisa menguasai informasi produk perusahaan.

Sehingga nantinya bisa memberikan informasi dengan tepat kepada pelanggan. Sehingga aturan baku customer service dapat dijalankan dengan lancar.

3. Mampu melayani sampai tuntas

Aturan customer service yang tidak kalah penting lainnya yaitu mampu melayani pelanggan sampai tuntas. Sehingga pelanggan bisa mendapatkan jawaban yang diinginkan. 

Kepuasan pelanggan menjadi prinsip yang harus dipegang oleh seorang customer service. Berarti seorang customer service harus bisa membantu pelanggan hingga puas akan jawaban yang diberikan atau masalah terselesaikan sepenuhnya. 



4. Mampu menjamin rahasia pelanggan

Aturan baku customer service selanjutnya yang harus dipahami yaitu menjaga rahasia pelanggan. Saat pelanggan komplain mengenai produk perusahaan, biasanya customer service akan meminta seluruh data diri pelanggan tersebut. 

Seorang customer service harus bisa menjaga rahasia pelanggan meskipun data hanya berupa nama dan nomor handphone. Aturan customer service ini harus diterapkan karena menyebarkan data diri pelanggan dapat dianggap sebagai pelanggaran privasi.

5. Mampu melayani dengan ramah dan ceria

Saat melayani pelanggan, customer service juga harus bisa melayani dengan ramah dan ceria. Aturan baku customer service yang seperti ini menjadi syarat umum dalam kegiatan pelayanan. 

Sehingga kepuasan pelanggan juga bisa meningkat saat customer service melayani dengan ramah dan ceria. Pembawaan yang lebih ramah dan ceria biasanya akan membuat pelanggan rileks.

Apalagi saat mengatakan apa yang diinginkannya dari customer service. Sehingga para customer service juga dapat memberikan solusi dengan benar.

6. Tidak berpikir negatif kepada pelanggan

Aturan baku customer service berikutnya yaitu tidak boleh berpikir negatif terhadap pelanggan. Saat berkomunikasi, Anda pastikan sikap yang di berikan selalu netral.

Selain itu, selama percakapan tidak berpikir atau berasumsi negatif. Hal ini dilakukan agar pelanggan lebih nyaman dengan Anda.

7. Mampu menerima semua keluhan pelanggan

Menerima seluruh keluhan pelanggan menjadi salah satu aturan dari customer service. Fokuslah untuk bisa mendengarkan atau berempati atas keluhan yang akan disampaikan oleh pelanggan. 

Setelah pelanggan bisa menyampaikan keluhannya, maka pastikan customer service memberikan solusi terbaik. Sehingga keluhan tersebut juga bisa teratasi dengan tepat.

8. Mampu berpenampilan rapi

Mempunyai penampilan yang menarik dan rapi juga menjadi bagian dari etika customer service. Penampilan yang menarik dan rapi bisa saja memunculkan kesan yang positif bagi pelanggan.

Meskipun begitu, Anda bisa hindari penampilan yang berlebihan. Misalnya saja seperti pemakaian aksesoris yang terlalu besar atau make-up mencolok.

Baca juga: Cara Meningkatkan Skill Customer Service



9. Mampu mengucapkan terima kasih

Aturan baku customer service terakhir yaitu bisa mengucapkan terima kasih saat selesai melayani pelanggan. Ucapan terima kasih ini memang diberikan kepada pelanggan sebagai ucapan yang sopan.

Hal ini karena sudah memakai dan percaya pada layanan customer. Tidak hanya ucapan terima kasih, customer service juga perlu mengatakan maaf dan tolong. Ini dianggap sebagai basic manner yang harus dimiliki.

Orang akan menghargai Anda jika melakukan hal tersebut. Apalagi jika ada hal yang terjadi selama pelayanan yang berlangsung. Dengan ini, aturan baku customer service bisa dijalankan dengan baik.


Cek Lowongan Kerja Paling Sesuai Untuk Anda di Pintarnya

Cek lowongan kerja yang paling sesuai dengan kualifikasi Anda sekarang juga di Pintarnya. Terdapat ribuan lowongan kerja di Pintarnya mulai dari lowongan kerja untuk lulusan SD, SMP, SMA & SMK hingga lowongan kerja untuk kerja sampingan atau freelance.

Download dan Lamar Kerja di Pintarnya dengan Cara:

1. Cari dan Pilih Pekerjaan yang Paling Sesuai
2. Klik Tombol "Lamar"
3. Pastikan CV Yang Anda Miliki Sudah Direview Kembali
4. Anda juga bisa memperbaharui CV dengan Klik tombol "Review CV dulu"
5. Buat Perekrut/HRD Lebih Tertarik dengan Menjawab Beberapa Pertanyaan
6. Jika Sudah, Lamaran Pekerjaanmu Telah Berhasil dikirimkan ke Rekruter
7. Pantau terus status lamaran pekerjaanmu untuk informasi Selanjutnya

Mudah bukan? Lamar di Pintarnya Sekarang!