Apa Itu Admin HR? 12 Tugas, Kualifikasi hingga Gajinya

Sudah bukan menjadi sebuah rahasia lagi kalau divisi Human Resources Development atau HRD memegang kendali yang sangat penting di semua perusahaan.

Pasalnya, segala urusan tentang pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam perusahaan menjadi tanggung jawab dari tim Human Resources ini.

Dari sekian banyak posisi di dalam tim HR, bagian administrator juga memegang peran yang cukup krusial, lho.

Lantas, apa saja tugas-tugas yang dibebankan untuk posisi admin HR ini?

Mari pahami lebih jauh mengenai definisi, tugas, keterampilan dan gaji dari profesi admin HR.

Apa Itu Admin HR?

Mengutip dari Workable, admin HR adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mendukung aktivitas sehari-hari departemen Human Resources Development. 

Mereka menangani tugas-tugas yang berkaitan dengan pencatatan personel, pengelolaan data, pembuatan kebijakan, dan bantuan perekrutan.

Selaras dengan itu, berdasarkan HR University, HR admin adalah bagian yang menangani pembaruan catatan harian dan dokumentasi departemen Human Resources dan merupakan penghubung utama untuk setiap pertanyaan terkait SDM.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin HR

Setiap adin HR tentunya memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda, tergantung pada industri dan organisasinya. Selain itu, hal ini juga bergantung pada apakah mereka bekerja penuh waktu atau paruh waktu. 

Namun demikian, setiap peran admin HR pasti akan melibatkan administrasi kebijakan perusahaan, mengevaluasi hubungan karyawan, pengelolaan data, dan manajemen sumber daya manusia, bersama dengan manajer HRD.

Adapun beberapa tugas admin HR adalah sebagai berikut:

• Mengatur dan memelihara catatan personel, memasukkan data baru, dan memperbarui data karyawan sebelumnya di database SDM internal.
• Meninjau, revisi, dan perbarui kebijakan perusahaan.
• Menyiapkan berbagai dokumen HR, termasuk panduan perekrutan baru, kontrak kerja, daftar kompensasi, dan banyak lagi.
• Membantu perekrut, tim akuisisi bakat, dan staf SDM lainnya dalam aktivitas, seperti penerimaan karyawan baru.
• Menjadi titik kontak pertama dengan mitra eksternal, seperti vendor asuransi, untuk memastikan kepatuhan hukum.
• Menjawab setiap pertanyaan karyawan tentang orang atau masalah terkait SDM, dan membantu mereka menyelesaikannya secara internal, jika memungkinkan.
• Membuat presentasi dan laporan rutin tentang metrik SDM, seperti tingkat turnover, tingkat retensi, dan lainnya.
• Mengatur akomodasi perjalanan apa pun dan urus formulir pengeluaran dengan berkomunikasi antar departemen.
• Membantu departemen penggajian dengan memberikan informasi terkini tentang seluruh karyawan, termasuk cuti sakit, cuti, jam lembur, jadwal kerja, dan banyak lagi.
• Berpartisipasi aktif dalam proyek SDM, seperti bursa kerja, putaran rekrutmen, dan banyak lagi.
• Mengelola dan jalankan perangkat lunak HRIS organisasi, dan pastikan perangkat lunak tersebut diperbarui.
• Membantu manajer SDM dalam mengelola dan mengadministrasikan anggaran SDM.

Skill atau Kemampuan yang Wajib Dimiliki Admin HR

Agar semakin besar kesempatan Anda untuk dapat menjadi seorang admin HR, tentu ada beberapa keterampilan khusus yang wajib Anda kuasai terlebih dahulu, sebelum Anda benar-benar menjadi admin HR.

Berdasarkan Indeed, berikut segudang keterampilan yang terdiri dari hard skill dan soft skill untuk membantu Anda mencapai posisi sebagai seorang admin HR, antara lain.

1. Cakap dalam Penggunaan Komputer

Seorang admin HR tentunya wajib memiliki kemampuan mengoperasikan komputer. Hal tersebut karena admin HR akan melakukan pekerjaannya menggunakan komputer dan software HR di setiap harinya.

Mulai dari dokumentasi karyawan hingga mengerjakan tugas-tugas administratif seperti membuat laporan dan presentasi pastinya harus dikerjakan dengan komputer.

2. Kemampuan Administratif

Mengisi dan mengelola perlengkapan hingga menjawab email serta panggilan telepon merupakan kemampuan lain yang perlu dimiliki oleh admin HR.

Dengan memiliki skill ini dapat dipastikan bahwa semua tugas utama admin HR dan segala hal yang dikerjakan di departemen HR akan berjalan lancar.

3. Memiliki kemampuanTeamwork

Untuk dapat berkolaborasi ketika ada proyek di departemen Human Resources, seorang admin HR wajib dapat bekerja sama dengan tim.

Selain itu, kemampuan teamwork juga dapat membantu admin HRD dalam mengembangkan proses atau peraturan baru, berkomunikasi dengan orang lain, hingga mendelegasikan tugas.

4. Terampil dalam Komunikasi Tertulis dan Verbal

Membangun alur komunikasi tertulis dan verbal yang baik dapat menjadi bagian penting dalam menyelesaikan tugas administratif.

Sebab, seorang admin HR akan bekerja sama dengan semua staf, khususnya personel SDM lainnya, untuk menjaga semua aspek SDM dalam suatu organisasi agar berjalan secara efisien.

5. Kemampuan Mengorganisasi

Memiliki kemampuan mengorganisasi dapat membantu admin HR bekerja secara efektif dalam memenuhi deadline.

Selain itu, kemampuan ini juga dapat membantu Anda melakukan delegasi dan perencanaan strategis dalam pekerjaannya.

6. Berorientasi pada Detail

Admin HR sering kali melakukan banyak pekerjaan berbeda secara bersamaan, maka dari itu admin HR harus memiliki tingkat orientasi detail yang tinggi. 

Beristirahat dan memecah proyek besar menjadi tugas-tugas kecil bisa menjadi taktik yang baik untuk meningkatkan orientasi detail Anda.

Kualifikasi Admin HR

Untuk bisa menjadi seorang admin HR, ada beberapa kualifikasi dan syarat tertentu. Beberapa kualifikasi dan syarat admin HR antara lain adalah:

• Pendidikan minimal S1 jurusan Manajemen SDM, Psikologi Industri dan Organisasi, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait lainnya.
• Pengalaman minimal 2 tahun sebagai HR Administrator /Admin HR atau posisi serupa di bidang SDM.
• Memiliki pengetahuan yang luas tentang undang-undang ketenagakerjaan, peraturan perusahaan, praktik SDM terbaik, dan tren terkini di bidang SDM.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik secara lisan maupun tulisan dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
• Memiliki kemampuan interpersonal yang baik untuk berinteraksi dengan berbagai tingkat orang dalam organisasi.
• Memiliki kemampuan analitis yang baik untuk mengolah data dan informasi secara akurat dan cepat.
• Memiliki kemampuan organisasi yang baik untuk mengatur waktu, prioritas, sumber daya, dan dokumen secara efisien dan efektif.
• Memiliki kemampuan komputer yang baik untuk mengoperasikan program-program seperti Microsoft Office, HRIS, atau program lainnya yang berkaitan dengan tugas HR Administrator.
• Memiliki sikap yang positif, proaktif, inisiatif, fleksibel, adaptif, dan berorientasi pada hasil.

Cara Menjadi Admin HR

Untuk melamar kerja menjadi Staf Admin HR, Anda perlu memiliki pengalaman dan keterampilan di bidang terkait.

Seorang admin HR umumnya merupakan lulusan manajemen SDM dan lainnya yang relevan, tetapi tidak menutup kemungkinan bagi Anda yang berasal dari jurusan lain.

Adapun cara menjadi admin HR adalah:

1. Tentunya Anda wajib menempuh pendidikan minimal gelar S1 Manajemen Sumber Daya Manusia, Psikologi, Hukum, atau bidang lain yang masih relevan.
2. Mendaftarkan diri ke program magang di tim HR perusahaan. Pengalaman yang didapat akan mempermudah Anda menavigasi pekerjaan sebagai admin HR nantinya.
3. Mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh BNSP dan mendapatkan sertifikat Certified HR Staff akan meningkatkan kualitas lamaran kerja.

Perbedaan Admin HR dan Admin GA

Posisi Admin General Affair atau GA seringkali dikaitkan dengan Admin HR, namun tahukah Anda kalau keduanya memiliki perbedaan tugas dalam melakukan pekerjaan.

Jika Admin HR bertugas untuk mengelola SDM perusahaan, maka GA hanya bertugas untuk mengelola urusan operasional perusahaan terkait aset dan kebutuhan kantor.

Sebab admin GA adalah unit pendukung yang dibutuhkan untuk memenuhi berbagai kebutuhan instansi sebuah perusahaan.

Kemudian, General Affair akan bertanggung jawab ketika perusahaan menggunakan jasa outsourcing terkait beberapa posisi seperti kebersihan.

Maka, admin GA akan bertugas mencari penyedia outsourcing dan menjalin kerjasama yang baik dengan outsourcing tersebut.

Dimana Admin HR Bekerja?

Admin HR biasanya bekerja di departemen sumber daya manusia (SDM) di sebuah perusahaan.

Umumnya, untuk posisi ini bisa ditempatkan di kantor pusat perusahaan atau cabang-cabangnya.

Penentuan tempat kerja untuk admin HR tergantung pada struktur organisasi perusahaan tersebut.

Berapa Kisaran Gaji Admin HR?

Mengetahui besaran kisaran gaji untuk posisi admin HR sangat penting bagi Anda yang memiliki ketertarikan berkarir di bidang ini.

Sebab, ketika Anda mengikuti serangkaian seleksi dan interview kerja, mungkin saja Anda akan ditanyakan terkait espektasi gaji yang Anda harapkan.

Nah, berdasarkan riset kami, rata-rata gaji admin HRD adalah berkisar diangka Rp4.500.000-Rp6.000.000.

Meski begitu, kisaran gaji ini bisa jadi lebih rendah atau tinggi tergantung besaran UMP dan ketetapan perusahaan tempat Anda nanti bekerja.

Cari Tahu Profesi Lainnya