Apa Itu Admin Gudang? 6 Tugas, Kualifikasi hingga Gaji

Dalam manajemen gudang, tentu ada beberapa pihak yang bertanggung jawab untuk mengelola aktivitas gudang. Salah satu kegiatan gudang yang menjadi rutinitas untuk dilakukan yaitu mencatat barang masuk dan keluar. Inilah tugas pokok dari admin gudang.

Profesi admin gudang merupakan salah satu karir yang banyak dibutuhkan di berbagai sektor industri. Terutama pada industri yang dalam kegiatan operasionalnya membutuhkan gudang produksi atau penyimpanan.

Apabila Anda tertarik untuk membangun karir dalam divisi logistik perusahaan, salah satu karir yang bisa menjadi pilihan adalah sebagai Admin gudang.

Namun, bagaimana cara untuk dapat berkecimpung di sektor industri ini? Yuk pahami lebih jauh mengenai definisi, tugas, keterampilan dan gaji dari profesi admin gudang.

Apa Itu Admin Gudang?

Berdasarkan ziprecruiter.com, admin gudang adalah profesi yang berhubungan dengan pengelolaan gudang. Gudang sendiri adalah tempat untuk menampung barang produksi atau tempat transit pembelian dari produsen lain.

Profesi admin gudang memainkan peran integral dalam memastikan kelancaran kegiatan gudang, dengan fokus pada organisasi dan aliran inventaris. 

Posisi ini melibatkan pengawasan penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang, sekaligus menjaga keakuratan pencatatan dan tingkat inventaris. 

Dengan berkoordinasi dengan berbagai departemen, admin gudang memastikan bahwa semua produk telah diperhitungkan dan sistem manajemen inventaris selalu mutakhir. 

Peran ini memerlukan ketelitian terhadap detail dan keterampilan organisasi yang kuat untuk mengelola kompleksitas operasi gudang, yang pada akhirnya mendukung efisiensi dan efektivitas rantai pasokan. 

Melalui upaya mereka, admin gudang berkontribusi terhadap pengiriman produk tepat waktu ke pelanggan dan kesuksesan bisnis secara keseluruhan.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Gudang

Bagi Anda yang tertarik untuk menjadi seorang admin gudang, penting untuk mengetahui jobdesk admin gudang. Pekerjaan admin gudang mungkin kerap terdengar mudah, namun siapa sangka di balik itu semua ada tanggung jawab yang begitu besar yang dipikul oleh seorang admin gudang.

Berdasarkan laman Waresix, berikut di bawah ini detail tugas admin gudang beserta dengan tanggung jawabnya yang perlu Anda ketahui.

1. Melakukan pencatatan barang yang masuk dan keluar dari gudang, termasuk jumlah stok barang, keluar masuknya distribusi barang, pemesanan barang, hingga klaim pembayaran atas pembelian.
2. Mengelompokkan barang yang masuk dengan sesuai, misalnya berdasarkan jenis, ukuran, warna, atau merek.
3. Memeriksa dan melaporkan stok barang di gudang, termasuk mengecek stok barang yang masuk, aktivitas pembongkaran, penyimpanan dan juga distribusi barang.
4. Memperbarui barang yang memasuki expired period atau masa kedaluwarsa. Admin harus mampu mengatur barang yang didistribusikan terlebih dahulu, yakni barang yang memiliki masa kedaluwarsa lebih cepat.
5. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait, seperti supervisor gudang, tim logistik, tim produksi, tim penjualan, atau pemasok. Admin harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menjaga hubungan kerjasama yang harmonis.
6. Menyusun laporan berkala tentang kegiatan pergudangan, seperti laporan stok barang, laporan distribusi barang, laporan pemesanan barang, atau laporan kerusakan barang.

Skill atau Kemampuan yang Wajib Dimiliki Admin Gudang

Admin gudang telah menjadi salah satu bagian penting dalam dunia pergudangan. Maka dari itu, seorang admin gudang harus memiliki skill atau keterampilan dasar. Adapun beberapa skill admin gudang yaitu seperti berikut ini.

• Bisa menggunakan komputer, setidaknya menguasai Ms. Word, Excel, dan Power Point.
• Harus teliti, karena pekerjaan ini membutuhkan kecepatan dan tuntutan di bawah tekanan.
• Memiliki kemampuan bekerja sama yang baik, sebab seorang admin gudang tidak akan sendirian dalam menjalankan aktivitas pergudangan.
• Bisa berkomunikasi dengan baik, agar tidak terjadi kesalahpahaman dan miss komunikasi terkait stok barang.
• Menguasai ilmu matematika dasar, setidaknya penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian.
• Tingkat adaptasi dengan teknologi cukup baik, karena admin gudang akan dituntut untuk up to date dalam menggunakan perangkat lunak maupun keras guna menunjang kinerja gudang.

Kualifikasi Admin Gudang

Ketika Anda melamar posisi pekerjaan sebagai admin gudang, tentu ada beberapa kualifikasi yang harus disesuaikan. Agar Anda dapat lanjut dan lolos ke tahap interview admin gudang, Anda harus mengetahui syarat dari posisi tersebut.

Untuk menjadi seorang admin gudang, ada beberapa kualifikasi yang harus dipenuhi, yaitu:

1. Pendidikan minimal SMA/SMK atau sederajat
2. Memiliki pengalaman kerja di bidang pergudangan atau logistik minimal 1 tahun
3. Menguasai komputer, terutama Ms. Word, Excel, dan Power Point
4. Mampu menggunakan program inventaris atau software pergudangan
5. Teliti, cekatan, dan memiliki kemampuan memori yang baik
6. Jujur, kredibel, dan bisa dipercaya
7. Mampu bekerja secara individu maupun tim
8. Mampu berkomunikasi dengan baik dan sopan
9. Bersedia bekerja dengan shift atau jam kerja yang fleksibel

Cara Menjadi Admin Gudang

Salah satu cara kerja admin gudang adalah melakukan penginputan data inventory dan melakukan stock opname atau perhitungan persediaan fisik di gudang atau toko.

Untuk dapat melakukan pekerjaan-pekerjaan tersebut, maka Anda perlu mempersiapkan diri. Tidak hanya dari skill saja, penting juga untuk Anda mengetahui cara menjadi admin gudangnya. Bagaimana caranya, simak di bawah ini.

• Peroleh pendidikan atau pelatihan yang relevan dalam manajemen gudang atau rantai pasokan.
• Mulailah dengan posisi entry-level di departemen gudang untuk memahami proses dan sistemnya.
• Tingkatkan keterampilan kepemimpinan dan komunikasi Anda untuk efektif dalam mengelola tim.
• Kuasai perangkat lunak manajemen gudang untuk melacak inventaris dan memantau operasi.
• Pelajari kebijakan keselamatan dan peraturan terkait untuk memastikan kepatuhan di tempat kerja.
• Ambil inisiatif untuk mengidentifikasi dan menerapkan peningkatan efisiensi dalam proses gudang.

Dimana Admin Gudang Bekerja?

Admin gudang umumnya bekerja di lingkungan gudang atau pusat distribusi perusahaan, yang menjadi titik kumpul dan distribusi barang. Biasanya mereka bekerja pada perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, distribusi, dan ritel. Tempat kerja admin gudang umumnya berada di dalam gudang atau di kantor yang berlokasi dekat dengan area penyimpanan.

Di dalam gudang, admin memiliki ruang kerja yang dilengkapi dengan komputer dan peralatan kantor lainnya untuk melakukan tugas-tugas administratif, seperti pencatatan, pengelolaan inventaris, penjadwalan pengiriman dan penerimaan barang, serta komunikasi dengan pemasok dan pelanggan.

Meskipun seorang admin gudang memiliki ruang kerja sendiri, ini tidak menutup kemungkinan dari adanya resiko admin gudang seperti risiko terpapar bahan kimia dan sejenisnya.

Berapa Kisaran Gaji Admin Gudang?

Gaji admin gudang sangat bervariasi tergantung pada perusahaan, lokasi, pengalaman, dan kualifikasi yang dimiliki. Mengacu dari beberapa sumber, terdapat lowongan pekerjaan admin gudang dengan informasi kisaran gaji dari Rp1.000.000 hingga Rp6.500.000.

Selain gaji pokok, biasanya admin gudang juga akan mendapatkan tunjangan atau insentif lainnya, seperti tunjangan transportasi, tunjangan makan, tunjangan kesehatan, bonus kinerja, atau uang lembur. Hal ini tentu akan menambah pendapatan seorang admin gudang.

Cari Tahu Profesi Lainnya