Ini Perbedaan Job Description dan Job Specification, Tidak Banyak Orang Tahu!

Job description dan job specification adalah dua hal yang sering dianggap sama. Yuk, cari tahu perbedaan job description dan job specification di artikel ini.

Pernahkah Anda kebingungan membedakan antara job description dan job specification? Hal ini cukup wajar karena kebanyakan orang juga menganggap kedua hal tersebut sama.

Namun, job description dan job specification adalah dua hal yang berbeda. Job description adalah catatan yang menjelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu di lowongan pekerjaan.

Sementara itu, job specification adalah spesifikasi mengenai kualifikasi minimum yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan job description. Spesifikasi tersebut, meliputi riwayat pendidikan, keterampilan, kompetensi, dan pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif.

Pada dasarnya, job description dan job specification saling berhubungan satu sama lain. Namun, apa saja perbedaan job description dan job specification? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Perbedaan Job Description dan Job Specification

Adapun beberapa perbedaan job description dan job specification adalah sebagai berikut. 

1. Isi

Melansir dari Indeed, job description dan job specification sama-sama menjelaskan mengenai suatu pekerjaan secara spesifik. Namun, hanya saja detail pemaparannya yang berbeda.

Job description adalah uraian tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan dalam pekerjaan tertentu. Sedangkan, job specification memaparkan tentang kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk mengerjakan tugas-tugas di dalam uraian job description.

2. Penilaian

Job description dan job specification memiliki fungsi sebagai alat ukur atau penilai kandidat selama proses rekrutmen. Job description mengukur kemampuan kandidat dalam memenuhi tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan di posisi pekerjaan yang ditawarkan.

Sementara itu, job specification mengukur apakah kualifikasi dari pelamar sesuai dan cocok dengan kebutuhan posisi yang ditawarkan dalam suatu lowongan pekerjaan. 

3. Manfaat

Perbedaan job description dan job specification lainnya adalah dari manfaatnya. Job description bisa memberikan gambaran mengenai tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang harus dilakukan. Dengan begitu, pelamar dapat menyesuaikan lamaran dengan kebutuhan dari perusahaan. 

Di sisi lain, job specification dapat membantu  pelamar mengetahui keterampilan dan kompetensi yang diperlukan pada posisi tertentu dalam lowongan pekerjaan. Hal ini memudahkan pelamar dalam memutuskan akan mengajukan lamaran atau tidak.

4. Tujuan

Letak perbedaan job description dan job specification berikutnya adalah pada tujuan dibuatnya. Job description bertujuan untuk menjelaskan kepada kandidat mengenai tugas-tugas yang harus dilakukan saat menjadi karyawan sehingga mereka bisa menilai apakah keterampilan yang dimiliki cocok dengan posisi tertentu.

Di samping itu, tujuan dibuatnya job specification adalah untuk memberikan informasi kepada kandidat mengenai riwayat pendidikan, keterampilan, dan kompetensi yang diperlukan pada posisi tertentu agar mereka bisa memahami ekspektasi dari perusahaan.

5. Fleksibilitas

Selanjutnya, perbedaan job description dan job specification dapat dilihat dari sisi fleksibilitasnya. Umumnya, job description bersifat lebih fleksibel dan dinamis sehingga bisa berubah seiring dengan kebutuhan perusahaan.

Sementara itu, job specification jarang sekali mengalami perubahan karena biasanya lebih menjelaskan mengenai keterampilan dan kompetensi yang diperlukan. Jadi, hal tersebut sifatnya akan konsisten untuk satu pekerjaan tertentu.

Baca Juga: Cara Membuat Cover Letter yang Menarik Perhatian HRD

Contoh Job Description

Setelah mengetahui perbedaan job description dan job specification, Anda menjadi lebih memahami konsep dari kedua hal tersebut. Adapun contoh job description adalah sebagai berikut.

1. Job Description Admin Media Sosial

Posisi: Admin Media Sosial.

Penempatan: Kantor Cabang Bandung.

Departemen: Pemasaran.

Tujuan pekerjaan: Meningkatkan social media engagement perusahaan.

Tugas dan Kewajiban:

• Menyusun perancangan konten media sosial.
• Melakukan riset konten yang akan diproduksi.
• Menyiapkan gambar, video, dan copywriting untuk setiap konten.
• Melakukan editing pada setiap konten.
• Membuat laporan engagement pada masing-masing konten di media sosial.

Lingkup kewenangan: Bertanggung jawab untuk setiap konten yang diunggah secara keseluruhan.

Report line: Manajemen departemen marketing.

Informasi lainnya: 

• Mampu bekerja, baik secara individu maupun bersama tim.
• Jarak jauh atau datang ke kantor sesuai kebutuhan.

2. Job Description Marketing Executive

Posisi: Marketing Executive.

Penempatan: Kantor Cabang Bandung.

Departemen: Pemasaran.

Tujuan pekerjaan: Meningkatkan penjualan bisnis dan mempertahankan kepuasan pelanggan.

Tugas dan Kewajiban:

• Melakukan kunjungan ke konsumen potensial.
• Melakukan negosiasi mendetail terkait harga produk atau layanan yang ditawarkan.
• Memastikan adanya kesepakatan dengan konsumen sekaligus juga mampu melakukan close sales.
• Melakukan riset dan pengumpulan informasi untuk konsumen dan pasar.

• Mengidentifikasi peluang bisnis dan pasar baru.
• Memberikan umpan balik berdasarkan tren pembelian.
• Menjadi perwakilan perusahaan dan organisasi dalam berbagai acara, termasuk pameran dan demonstrasi.
• Membuat catatan penjualan bisnis dan laporan, kemudian mengirimkannya ke kantor pusat.
• Melakukan peninjauan kinerja penjualan bisnis dalam rentang waktu tertentu.
• Mencapai dan meningkatkan target penjualan bisnis perusahaan..

Lingkup kewenangan: Bertanggung jawab untuk pencapaian target, baik individu maupun tim.

Report line: Pemimpin tim dan manajer departemen marketing.

Informasi lainnya: 

• Mampu bekerja, baik secara individu maupun bersama tim.
• Bekerja secara jarak jauh atau datang ke kantor sesuai kesepakatan dengan tim.

Contoh Job Specification 

Selain job description, berikut adalah contoh job specification pada umumnya yang tertera di lowongan pekerjaan perusahaan.

1. Job Specification Posisi Digital Marketing

Pendidikan

Lulusan Sarjana di bidang Komunikasi, Pemasaran, Bisnis, atau bidang terkait.

Keterampilan dan Pengetahuan 

• Mempunyai pemahaman mendalam mengenai strategi digital marketing dan tren terkini.
• Mampu mengelola digital marketing campaign melalui beragam platform.
• Mahir dalam mengoperasikan alat dan software digital marketing, seperti Google AdWords, Facebook Ads, Google Analytics, dan lain sebagainya.
• Memahami konsep Search Engine Optimization (SEO) dan teknik optimasi konten.
• Mempunyai kemampuan untuk melakukan analisis data dan membuat laporan mengenai performa digital marketing campaign.
• Inovatif dan kreatif dalam menyusun rancangan strategi marketing yang efektif.
• Mempunyai kemampuan digital content writing yang menarik.

Kepribadian dan Sikap

• Berjiwa muda dan antusias terhadap dunia digital.
• Dapat beradaptasi dengan cepat terhadap tren dan perubahan teknologi.
• Dapat berkomunikasi dengan baik dengan kemampuan presentasi yang kuat.
• Mampu bekerja secara individual dan bersama tim.
• Memiliki kemampuan manajemen waktu dan problem solving.

Pengalaman

Memiliki pengalaman kerja di bidang digital marketing atau industri terkait adalah nilai tambah.

2. Job Specification Software Engineer

Pendidikan

Lulusan Sarjana di bidang Ilmu Komputer, Software Engineer, Matematika, dan bidang terkait.

Keterampilan dan Pengetahuan

• Menguasai bahasa pemrograman C++, Scala atau Java.
• Mengikuti perkembangan dunia teknologi dan pemrograman.
• Memiliki kemampuan analisis yang kuat.
• Menguasai algoritma dan data structure.
• Mampu berpikir solutif dan problem solving.
• Mampu bekerja secara kolaboratif bersama tim.

Kepribadian dan Sikap

Memiliki passion dalam problem solving yang rumit dan berpikir solutif untuk bisa memberikan solusi.

Pengalaman

Mempunyai pengalaman kerja di bidang terkait.

Demikian uraian mengenai perbedaan job description dan job specification beserta contohnya. Kedua hal ini memang penting untuk diperhatikan, baik untuk job seekers dan juga HRD dalam sudut pandang masing-masing. Semoga informasi ini bermanfaat.