Cara Menjawab Email Panggilan Interview Dengan Sopan dan Contohnya

Setelah menyebar banyak lamaran kerja ke berbagai perusahaan, tentunya hal yang ditunggu-tunggu selanjutnya adalah email panggilan interview. Namun terkadang karena terlalu senang dengan email wawancara kerja, terkadang beberapa orang lupa cara menjawab email panggilan interview. 

Bahkan ada juga yang menunda-nunda menjawabnya atau masih bingung bagaimana cara menjawab email tersebut dengan baik dan sopan. Untuk itu berikut adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan jika mendapatkan email panggilan interview kerja. 

Baca juga: Cara Membatalkan Interview Kerja Secara Profesional dan Contohnya

Cara Menjawab Email Panggilan Interview

1. Balas sesegera mungkin

Jika Anda mendapatkan email dari perusahaan tempat Anda sebelumnya melamar, sangat penting untuk membalasnya sesegera mungkin. Melansir dari The Balance Careers akan lebih baik sesegera mungkin membalas jika mendapatkan undangan email interview. Hindari untuk menunda-nundanya dan Anda bisa mempersiapkan diri untuk proses rekrutmen yang selanjutnya. 

Misalkan Anda mendapatkan email balasan berisi undangan interview, namun Anda tidak bisa menghadirinya, maka ajukan reschedule. Kemudian jika pihak perusahaan membutuhkan dokumen penunjang, maka Anda juga bisa mempersiapkannya terlebih dahulu. Dengan begitu, Anda tidak perlu terburu-buru. 

2. Gunakan salam 

Saat Anda menulis email balasan, jangan lupa untuk memberikan salam pembuka dengan sopan dan resmi pada perekrut di bagian awal email. Jika Anda mengetahui nama rekruter, akan lebih baik juga mencantumkan namanya. 

Jika tidak mengetahui nama rekruter, maka bisa menggunakan “HRD (nama perusahaan)”

3. Ucapkan terima kasih

Cara membalas email panggilan interview yang selanjutnya jangan lupa mengucapkan terima kasih. Tujuannya memberikan ucapan terima kasih karena sudah diberikan kesempatan untuk mengikuti wawancara kerja. Buat secara singkat dan jelas.

4. To the point atau jangan bertele-tele

Selanjutnya yang juga penting ketika ingin menjawab email balasan interview kerja adalah menggunakan kalimat yang jelas dan tidak bertele-tele. Sebutkan dengan jelas isi dari balasan email seperti apakah menerima, ingin jadwal ulang atau menolak interview kerja tersebut. 

5. Berikan jadwal alternatif jika ingin reschedule

Jadwal yang diberikan oleh HRD bisa saja tidak sesuai dengan jadwal Anda. Oleh karena itu, jika Anda ingin mengikuti interview, namun jadwal yang diberikan tidak sesuai Anda bisa mengajukan ganti jadwal atau reschedule. Sampaikan jika Anda sangat menantikan kesempatan tersebut, akan tetapi jadwal yang diberikan kurang sesuai sehingga meminta untuk reschedule. 

Berikan juga alternatif waktu pengganti pada rekruter untuk dijadwalkan kembali. Selanjutnya Anda bisa menanyakan apakah jadwal tersebut sudah sesuai dengan mereka atau tidak. 

6. Tetap balas email jika ingin menolak interview

Jika Anda ingin menolak panggilan interview karena satu dan lain hal, Anda harus tetap membalas email tersebut dan berikan alasannya secara profesional. Misalnya Anda sudah mendapatkan tawaran pekerjaan di tempat lain atau tidak melanjutkan proses rekrutmen karena ingin fokus melanjutkan pendidikan dan lainnya. 

Apapun alasan Anda, berikan jawaban atas email interview kerja tersebut. Tujuannya agar rektruter bisa mencari pengganti Anda sesegera mungkin. 

7. Akhiri email dengan sopan

Pada saat ingin mengakhiri email, Anda juga harus mengakhirinya dengan sopan. Anda bisa menggunakan kalimat sapaan secara umum seperti “Dengan hormat, Bpk/Ibu X”

8. Cantumkan nama dan nomor kontak

Di bagian akhir, cantumkan nama dan nomor kontak Anda agar lebih mudah dihubungi. Jika Anda kurang berkenan untuk menggunakan nomor pribadi, bisa mencantumkan email di bagian bawah. 

9. Periksa kembali penulisan email balasan

Cara membalas email panggilan interview yang terakhir adalah periksa kembali penulisan email Anda. Tujuannya untuk benar-benar memastikan bahwa Anda tidak melakukan kesalahan penulisan. Jika sudah yakin, kemudian kirimkan email tersebut. Pastikan juga bahwa alamat tujuan email serta subjek email sudah benar. 

Baca juga: Ini 10 Penyebab Tidak Di panggil Interview, Salah Satunya Overqualified

Contoh Cara Menjawab Email Panggilan Interview Kerja

1. Menjawab email jika menerima panggilan interview

Yth, Bpk/Ibu (nama rekruter)

Terima kasih telah menghubungi dan memberikan saya kesempatan mengikuti interview kerja untuk posisi (nama posisi yang dilamar) di (nama perusahaan). Saya dapat hadir untuk interview kerja tersebut pada (sebutkan jadwal yang sudah diberikan).

Saya sangat menantikan untuk bertemu secara langsung dengan Anda dan bicara lebih lanjut mengenai posisi ini. 

Mohon informasikan kepada saya jika dibutuhkan dokumen tambahan yang perlu saya siapkan sebelum interview. 

Hormat saya,

(nama Anda)

(kontak yang bisa dihubungi)

2. Menjawab email jika menolak panggilan interview

Yth, Bpk/Ibu (nama rekruter)

Terima kasih telah menghubungi dan memberikan saya kesempatan mengikuti interview kerja untuk posisi (nama posisi yang dilamar) di (nama perusahaan). Sayangnya saya tidak dapat melanjutkan sesi interview kerja untuk posisi (nama posisi yang dilamar) di (nama perusahaan) karena saya sudah mendapatkan tawaran kerja di perusahaan lain dengan posisi yang sama (atau sebutkan alasan penolakan lain).

Sekali lagi saya sampaikan terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Semoga kita dapat bekerja sama di lain waktu. 

Hormat saya,

(nama Anda)

(kontak yang bisa dihubungi)

3. Menjawab email jika ingin reschedule 

Yth, Bpk/Ibu (nama rekruter)

Terima kasih telah menghubungi dan memberikan saya kesempatan mengikuti interview kerja untuk posisi (nama posisi yang dilamar) di (nama perusahaan) pada (waktu interview). Sayangnya saya berhalangan hadir di waktu tersebut. Jika berkenan, saya memohon untuk reschedule menjadi (saran waktu interview) atau waktu lain yang cocok untuk Anda.

Saya sangat menantikan untuk bertemu secara langsung dengan Anda dan semoga Anda berkenan mempertimbangkannya kembali. 

Hormat saya,

(nama Anda)

(kontak yang bisa dihubungi)

Itudia beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebagai cara membalas email panggilan interview kerja dengan baik dan sopan. Dengan begitu diharapkan Anda bisa memberikan kesan yang baik pada rekruter.