Cara Membatalkan Interview Kerja Secara Profesional dan Contohnya

Ada banyak alasan mengapa seseorang menolak atau membatalkan interview kerja, misalnya karena lokasi perusahaan yang terlalu jauh, ada tawaran yang lebih baik, atau alasan lainnya yang menyebabkan seseorang tidak bisa mengikuti interview tersebut. 

Oleh karenanya, Anda perlu mengetahui cara membatalkan interview kerja dengan baik. Namun perlu diingat bahwa membatalkan interview kerja adalah tindakan yang harus dilakukan dengan hati-hati. Hal ini karena bisa berpengaruh pada reputasi Anda secara profesional. 

Lalu, bagaimana cara membatalkan interview kerja secara profesional tanpa menyinggung perusahaan tersebut? Berikut penjelasannya. 

Baca juga: 10 Tanda Gagal Interview Kerja yang Wajib Diketahui Pelamar

Cara Membatalkan Interview Kerja Secara Sopan

1. Beritahu rekruter secepatnya

Jika Anda sudah menentukan bahwa tidak bisa menghadiri interview yang sudah dijadwalkan, akan lebih baik jika sesegera mungkin memberitahukan rekruter. Tujuannya agar dari pihak rekruter bisa tahu sehingga mereka akan mencari atau menghubungi pengganti Anda. 

Hal ini juga sejalan dengan yang dilansir dari Career Sidekick, bahwa akan lebih baik Anda membatalkan interview jauh-jauh hari sebelumnya dan bukan secara mendadak.

Selain itu, dari Anda sendiri juga agar tidak lupa untuk mengirim email pembatalan karena terlalu lama menundanya. 

2. Berikan penjelasan dengan jelas dan sederhana

Hindari untuk mengirimkan pemberitahuan dengan kata-kata yang berlebihan. Hal ini karena HRD tidak terlalu memperhatikan seberapa panjang penjelasan Anda tersebut. Justru jika terlalu menjelaskannya terlalu panjang, ditakutkan HRD akan bingung karena terlalu bertele-tele. 

Oleh karenanya, berikan penjelasan yang singkat, to the point, dan jelas. 

3. Cantumkan tanggal interview dan posisi yang dilamar

Cara membatalkan interview kerja yang selanjutnya adalah cantumkan tanggal serta posisi yang Anda lamar. Perlu diketahui bahwa dalam proses rekrutmen biasanya ada banyak kandidat yang diseleksi. Dengan mencantumkan tanggal, waktu, serta posisi, diharapkan baik HRD atau user bisa tahu dengan jelas kandidat mana yang membatalkan interviewnya. 

4. Permintaan maaf

Dalam menolak atau membatalkan interview kerja, permintaan maaf adalah hal yang penting. Tujuannya agar Anda tetap bisa menjalin hubungan baik dengan perusahaan dan rekruter. Selain itu permintaan maaf juga membantu agar Anda tidak meninggalkan kesan jelek atau kurang profesional pada perusahaan. 

5. Kirimkan melalui email atau telepon

Anda bisa menyampaikan pembatalan interview kerja tersebut melalui telepon, email hingga saluran komunikasi lain yang biasa digunakan rekruter. 

Jika Anda dari awal berkomunikasi dengan rekruter melalui WhatsApp, maka Anda juga bisa menyampaikan pembatalan tersebut melalui WhatsApp. Namun, jika Anda ingin mengabarinya secara langsung melalui telepon, pastikan untuk mengabari atau mengkonfirmasi terlebih dahulu apabila Anda ingin menelpon. 

Baca juga: Ini 10 Penyebab Tidak Di panggil Interview, Salah Satunya Overqualified

Contoh Cara Membatalkan Interview Kerja Beserta Alasannya

1. Melanjutkan studi

Melanjutkan pendidikan atau studi juga bisa menjadi alasan membatalkan interview kerja karena dirasa tidak bisa memiliki waktu untuk interview atau memilih untuk fokus menempuh pendidikan. Berikut contohnya. 

Dalam bahasa Indonesia:

Subject: (nama) – Pembatalan Interview Kerja

Yth.(nama rekruter)

Terima kasih atas undangan interview kerja untuk posisi (posisi yang ditawarkan) di (nama perusahaan). Saya sangat menghargai kesempatan tersebut. 

Wawancara tersebut seharusnya diadakan pada (tanggal wawancara) pukul (jam wawancara). Namun setelah berbagai macam pertimbangan, saya harus membatalkan kesempatan tersebut karena harus melanjutkan pendidikan di luar negeri. 

Oleh karena itu, saya bermaksud untuk menarik lamaran kerja di (nama perusahaan).

Saya memohon maaf yang sebesar-besarnya atas pembatalan ini. Semoga (nama perusahaan) sukses selalu. Sekali lagi terima kasih atas kesempatannya. 

Hormat Saya,

(nama Anda)

Dalam bahasa Inggris:

Dear (interviewer’s name)

Thank you for the invitation to a job interview for the position of (position offered) at (company name). I really appreciate the opportunity.

The interview was supposed to be held on (interview date) at (interview time). However, after various considerations, I had to cancel the opportunity because I have to continue my education abroad.

Therefore, I would like to withdraw my application for employment at (company name).

I sincerely apologize for this cancellation. I wish (company name) every success. Thank you again for the opportunity.

Regards,

(your name)

2. Mendapatkan pekerjaan di tempat lain

Anda juga bisa membatalkan interview karena mendapatkan promosi di kantor sekarang. Berikut contoh surat pembatalannya. 

Dalam bahasa Indonesia:

Subject: (nama) – Pembatalan Interview Kerja

Yth.(nama rekruter)

Saya mengucapkan terima kasih atas undangan untuk wawancara kerja pada (nama perusahaan) sebagai (posisi yang dilamar). Sayangnya, saya harus membatalkan undangan wawancara yang seharusnya dilaksanakan pada (hari, tanggal dan jam). 

Hal tersebut dikarenakan saya sudah dipekerjakan di tempat lain. Saya berterima kasih atas pertimbangannya. 

Salam,

(nama Anda)

Dalam bahasa Inggris:

Subject: (name) – Job Interview Cancellation

Dear (name of recruiter)

I would like to thank you for the invitation to a job interview at (company name) as (position applied for). Unfortunately, I have to cancel the interview that was supposed to be held on (day, date and time).

This is because I have been hired elsewhere. I thank you for your consideration.

Regards,

(your name)

3. Mendapat halangan ketika akan pergi wawancara

Anda bisa membatalkan interview kerja jika terdapat kendala atau halangan ketika pergi menghadirinya. Misalnya Anda mengalami kecelakaan di jalan atau mendapat kabar untuk segera pulang karena keadaan darurat. Berikut contoh cara membatalkannya. 

Dalam bahasa Indonesia:

Subject: (nama) – Pembatalan Interview Kerja

Yth.(nama rekruter)

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas undangan wawancara yang diberikan oleh (nama perusahaan) sebagai (nama posisi yang dilamar). Akan tetapi, interview kerja yang seharusnya dilakukan pada (hari, tanggal, jam interview) harus saya batalkan karena mengalami kecelakaan/terdapat agenda darurat yang mengharuskan saya tidak dapat menghadiri wawancara tersebut. 

Dalam bahasa Inggris:

Subject: (name) – Job Interview Cancellation

Dear (name of recruiter)

I would like to thank you for the interview invitation given by (company name) as (name of position applied for). However, the job interview that was supposed to take place on (day, date, time of interview) had to be canceled due to an accident/emergency that prevented me from attending the interview.

Regards,

(your name)

4. Sudah tidak tertarik

Jika alasan sebenarnya Anda tidak ingin mengikuti interview, melansir dari Career Addict, akan lebih baik jika alasan yang digunakan adalah posisi yang dilamar kurang sesuai dengan tujuan karir atau sudah menemukan posisi lain yang lebih cocok. 

Dalam bahasa Indonesia:

Subject: (nama) – Pembatalan Interview Kerja

Yth.(nama rekruter)

Terima kasih atas undangan interview kerja untuk posisi (posisi yang dilamar) di (nama perusahaan). Interview kerja tersebut seharusnya dilaksanakan pada (hari, tanggal, jam interview). Sayangnya saya tidak dapat menghadiri interview tersebut karena saya merasa posisi yang saya lamar disini kurang sesuai dengan tujuan karir saya kedepannya. 

Oleh karenanya, saya bermaksud untuk menarik lamaran tersebut kembali. 

Saya memohon maaf yang sebesar-besarnya atas pemberitahuan tersebut. Saya ucapkan terima kasih atas kesempatannya. 

Salam,

(nama Anda)

Dalam bahasa Inggris:

Subject: (name) – Job Interview Cancellation

Dear (name of recruiter)

Thank you for the invitation to a job interview for the position of (position applied for) at (company name). The job interview was supposed to be held on (day, date, time of interview). Unfortunately, I am unable to attend the interview because I feel that the position I am applying for here is not in line with my future career goals.

Therefore, I would like to withdraw my application.

I sincerely apologize for this notice. I thank you for the opportunity.

Regards,

(your name)

5. Pindah domisili secara mendadak

Pindah tempat tinggal secara mendadak juga bisa Anda gunakan sebagai alasan membatalkan interview kerja melalui email. Misalnya perusahaan yang Anda lamar mengharuskan untuk bekerja secara langsung ke kantornya sedangkan Anda harus pindah tempat tinggal yang jauh karena harus mengurus orang tua. 

Sehingga Anda tidak bisa meninggalkan orang tua terlalu jauh, berikut contoh surat pembatalannya. 

Dalam bahasa Indonesia:

Subject: (nama) – Pembatalan Interview Kerja

Yth.(nama rekruter)

Terima kasih telah mengundang saya untuk interview kerja sebagai (nama posisi yang dilamar) di (nama perusahaan). Saya sangat menghargai undangan yang diberikan, akan tetapi saya harus membatalkan proses tersebut yang seharusnya dilakukan pada (hari, tanggal, jam interview). 

Adapun alasannya karena saya harus pindah domisili ke (tempat tinggal baru) dan mengurus orang tua. Sehingga tidak memungkinkan untuk bekerja atau merantau ke Jakarta. 

Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Atas pertimbangannya, saya ucapkan banyak terima kasih. 

Hormat saya,

(nama Anda)

Dalam bahasa Inggris:

Subject: (name) – Job Interview Cancellation

Dear (name of recruiter)

Thank you for inviting me for a job interview as (name of position applied for) at (company name). I really appreciate the invitation, however, I have to cancel the process which was supposed to take place on (day, date, time of interview).

The reason is because I have to move to (new residence) and take care of my parents. So it is not possible to work or migrate to Jakarta.

I apologize for the inconvenience. I thank you very much for your consideration.

Regards,

(your name)

Itulah beberapa cara membatalkan interview kerja yang bisa Anda coba. Penting diperhatikan bahwa Anda perlu memberikan kabar atau email terkirim tersebut sesegera mungkin. Dengan begitu rekruter bisa dengan cepat mencari pengganti.