Perbedaan Surat Referensi Kerja dan Paklaring, Wajib Tahu

Perbedaan surat referensi kerja dan paklaring harus diketahui sebelum membuatnya. Sama halnya dengan surat melamar kerja, kedua surat ini sangat penting. Maka dari itu, simak penjelasan ini.

Baca juga: 5 Contoh surat referensi kerja

Apa Itu Surat Referensi Kerja?

Surat referensi kerja yang juga dikenal sebagai surat referensi atau surat rekomendasi kerja adalah dokumen yang dibuat oleh mantan atasan atau pihak yang memiliki pengetahuan tentang kinerja dan kemampuan seorang karyawan dalam lingkungan kerja. Tujuan utama surat referensi kerja adalah memberikan informasi positif tentang kemampuan, pengalaman, dan karakter seorang karyawan kepada perekrut atau majikan potensial yang mungkin tertarik untuk mempekerjakannya.

Menurut Indeed, surat referensi kerja merupakan dokumen yang mengungkapkan etos kerja, kemampuan, dan prestasi karyawan selama bekerja di suatu perusahaan.

Apa Itu Paklaring

“Paklaring” adalah singkatan dari “Pernyataan Kepala Lingkungan Kerja” atau dalam bahasa Inggris disebut “Clearance Certificate.” Paklaring adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi kepada seorang karyawan yang telah mengundurkan diri atau dipecat. Dokumen ini menunjukkan bahwa karyawan tersebut telah menyelesaikan semua tanggung jawab dan kewajibannya terhadap perusahaan atau organisasi tersebut, dan tidak ada masalah terutang atau tugas yang belum terselesaikan.

Paklaring sangat penting dalam proses pengunduran diri atau pengakhiran hubungan kerja. Ini membantu perusahaan atau organisasi memastikan bahwa tidak ada masalah yang tersisa dengan karyawan yang berhenti atau dipecat, seperti masalah keuangan atau hukum.

Baca juga: 5 Manfaat surat referensi kerja

Perbedaan Surat Referensi Kerja dan Paklaring

1. Surat Referensi Kerja

• Tujuan Utama: Surat referensi kerja digunakan untuk memberikan informasi positif tentang karyawan kepada perekrut atau majikan potensial yang sedang melamar pekerjaan baru.

• Konten: Surat referensi kerja berisi penilaian tentang kemampuan, kinerja, karakter, dan kontribusi karyawan dalam lingkungan kerja. Ini mencakup pujian atas pencapaian dan kualitas positif yang dimiliki karyawan.

• Penerima: Surat referensi kerja ditujukan kepada pihak yang mengajukan permintaan referensi, seperti calon majikan atau institusi yang membutuhkan informasi tentang karyawan. Biasanya, karyawan yang bersangkutan meminta surat referensi ini.

• Waktu Penerbitan: Surat referensi kerja dapat dikeluarkan kapan saja, terutama saat seorang karyawan mencari pekerjaan baru atau ketika mereka membutuhkan referensi untuk tujuan tertentu.

Baca juga: Apakah Melamar Kerja Harus Ada Paklaring?

2. Paklaring 

• Tujuan Utama: Paklaring atau sertifikat klarifikasi digunakan untuk menegaskan bahwa seorang karyawan yang mengundurkan diri atau dipecat telah menyelesaikan semua kewajibannya terhadap perusahaan atau organisasi yang bersangkutan dan tidak ada masalah yang tersisa.

• Konten: Paklaring mencakup informasi tentang lama bekerja, posisi yang dipegang, penyelesaian tugas dan tanggung jawab, status keuangan karyawan terkait perusahaan, pengembalian barang milik perusahaan, dan masalah-masalah lain yang relevan dengan pengakhiran hubungan kerja.

• Penerima: Paklaring umumnya dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi kepada karyawan yang bersangkutan saat mereka meninggalkan pekerjaan. Karyawan menerima paklaring sebagai bukti bahwa mereka telah menyelesaikan hubungan kerja mereka dengan baik.

• Waktu Penerbitan: Paklaring biasanya dikeluarkan pada saat karyawan mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan, baik karena pengunduran diri atau pemecatan. Ini merupakan langkah terakhir dalam proses pengakhiran kerja.

Manfaat Surat Referensi Kerja

1. Untuk Mantan Karyawan

• Memperkuat Lamaran Kerja: Surat referensi kerja dapat meningkatkan peluang mendapatkan pekerjaan baru. Ini adalah bukti tertulis dari pengalaman dan rekomendasi positif dari atasan atau pihak yang kompeten dalam hal kinerja Anda.

• Menggaris bawahi Prestasi: Surat referensi kerja dapat merinci prestasi dan kontribusi Anda di tempat kerja, membantu calon majikan memahami nilai yang Anda bawa.

• Memperkuat Reputasi: Surat referensi yang kuat dapat membangun atau memperkuat reputasi Anda sebagai pekerja yang kompeten dan dapat diandalkan. Ini dapat meningkatkan citra profesional Anda.

• Penguatan Hubungan dengan Atasan: Meminta surat referensi adalah cara yang baik untuk menguatkan hubungan Anda dengan atasan atau rekan kerja. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat mereka tentang kinerja Anda.

2. Untuk Pihak yang Menerima Surat Referensi

• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Surat referensi kerja memberikan pihak penerima informasi tambahan untuk membuat keputusan yang lebih informasi tentang calon karyawan. Ini membantu dalam pemilihan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan.

• Evaluasi Kemampuan: Surat referensi memungkinkan pihak penerima untuk mengevaluasi kemampuan, pengalaman, dan kualitas calon karyawan dari sudut pandang pihak yang telah bekerja dengan mereka sebelumnya.

• Pemahaman yang Lebih Dalam: Surat referensi dapat memberikan pemahaman yang lebih dalam tentang karakter dan etika kerja calon karyawan, yang tidak selalu dapat ditemukan dari wawancara atau riwayat pekerjaan.

• Keamanan Pengambilan Keputusan: Surat referensi juga dapat memberikan keamanan bagi pihak penerima dalam pengambilan keputusan yang penting mengenai perekrutan karyawan baru. Ini dapat membantu menghindari penyeleksian karyawan yang tidak sesuai.

• Sumber Informasi Tambahan: Surat referensi adalah sumber informasi tambahan yang penting yang dapat membantu pihak penerima dalam mengkonfirmasi informasi yang diberikan oleh calon karyawan dalam CV atau wawancara.

Manfaat Paklaring

1. Untuk Karyawan yang Meninggalkan Pekerjaan

• Konfirmasi Penyelesaian Tugas: Paklaring menegaskan bahwa seorang karyawan telah menyelesaikan semua tugas, tanggung jawab, dan proyek yang diemban selama bekerja di perusahaan. Ini memberikan rasa penyelesaian dan kepastian bahwa tidak ada yang tertinggal atau belum terselesaikan.

• Bukti Kelulusan: Paklaring berfungsi sebagai bukti resmi bahwa hubungan kerja dengan perusahaan telah diakhiri dengan baik dan tanpa masalah. Ini adalah bukti bahwa karyawan tersebut telah memenuhi semua persyaratan yang diperlukan.

• Membantu Melamar Pekerjaan Baru: Paklaring sering kali diperlukan saat seorang karyawan mencari pekerjaan baru. Ini membantu calon majikan melihat bahwa karyawan sebelumnya telah meninggalkan pekerjaan mereka dengan baik dan dapat diandalkan.

• Kemungkinan Re-employ: Jika suatu saat karyawan tersebut memutuskan untuk kembali bekerja di perusahaan yang sama atau dalam perusahaan yang serupa, memiliki paklaring yang bersih dapat meningkatkan peluang mereka untuk dipekerjakan kembali.

2. Untuk Perusahaan atau Organisasi

• Penyelesaian yang Tertib: Paklaring membantu perusahaan memastikan bahwa semua aset, dokumen, dan tanggung jawab yang terkait dengan karyawan yang meninggalkan pekerjaan telah ditangani dengan benar dan tidak ada yang tertinggal.

• Risiko Hukum yang Dikurangi: Dengan mengeluarkan paklaring, perusahaan dapat mengurangi risiko hukum yang mungkin timbul jika ada masalah yang terkait dengan pengakhiran hubungan kerja.

• Referensi Positif: Meskipun paklaring berfokus pada aspek-aspek teknis pengakhiran kerja, itu juga bisa mencakup pernyataan positif tentang karyawan dan pencapaian mereka selama bekerja di perusahaan. Ini bisa menjadi referensi positif jika perusahaan memutuskan untuk memberikan informasi lebih lanjut kepada calon majikan masa depan.

• Proses Pengakhiran yang Terdokumentasi: Paklaring adalah dokumen yang terdokumentasi dengan baik yang menunjukkan bahwa perusahaan telah mengikuti prosedur pengakhiran yang sesuai dan mematuhi hukum ketenagakerjaan yang berlaku.

Baca Juga : 10 Contoh Surat Pemberitahuan untuk Apa Saja

Tips Membuat Surat Referensi Kerja

1. Identifikasi Diri Anda

Surat referensi kerja harus dimulai dengan identifikasi lengkap dari penulis surat, termasuk nama, posisi, perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

2. Identifikasi Penerima

Sertakan juga informasi tentang kepada siapa surat ini ditujukan, yaitu nama dan alamat perusahaan atau organisasi yang meminta referensi.

3. Hubungi Informasi Karyawan

Cantumkan nama lengkap karyawan, posisi atau jabatan yang dipegang, serta lama bekerja di perusahaan Anda.

4. Deskripsikan Kualifikasi dan Pencapaian

Jelaskan kualifikasi karyawan, pencapaian, dan kontribusinya selama bekerja di perusahaan Anda. Berikan contoh konkret yang mendukung pernyataan Anda.

5. Kualitas Pribadi

Sertakan penilaian tentang karakter, etika kerja, dan kemampuan interpersonal karyawan jika relevan.

6. Jangan Memberikan Informasi Negatif

 Hindari memberikan informasi negatif atau merugikan tentang karyawan. Fokuslah pada hal-hal positif dan kualitas yang bisa diapresiasi.

7. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Positif

Pastikan bahasa yang Anda gunakan jelas, positif, dan profesional. Hindari bahasa yang ambigu atau tidak jelas.

8. Mencantumkan Informasi Kontak

 Akhiri surat dengan mencantumkan informasi kontak Anda untuk pertanyaan lebih lanjut, jika diperlukan.

9. Review dan Koreksi

Periksa surat referensi kerja untuk kesalahan tata bahasa, ejaan, dan kejelasan. Pastikan surat tersebut mencerminkan dengan baik kualifikasi dan pencapaian karyawan.

Tips Membuat Paklaring

1. Identifikasi Diri dan Karyawan

Seperti dalam surat referensi kerja, mulailah dengan identifikasi diri Anda dan karyawan yang akan meninggalkan pekerjaan.

2. Deskripsikan Pengakhiran Kerja

Jelaskan secara jelas bahwa karyawan tersebut telah mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan, termasuk tanggal terakhir kerja.

3. Konfirmasi Penyelesaian Tugas

Pastikan untuk menyatakan bahwa karyawan tersebut telah menyelesaikan semua tugas, proyek, atau tanggung jawab yang diberikan selama bekerja di perusahaan.

4. Status Keuangan

Sertakan informasi tentang status keuangan karyawan terkait perusahaan, seperti pembayaran gaji atau tunjangan yang belum dicairkan.

5. Pengembalian Barang Milik Perusahaan

Pastikan bahwa semua barang milik perusahaan, seperti peralatan atau aset lainnya, telah dikembalikan dengan baik.

6. Informasi Kontak

Sertakan informasi kontak Anda jika pihak yang menerima paklaring memiliki pertanyaan lebih lanjut.

7. Berdasarkan Prosedur Perusahaan

Pastikan bahwa paklaring yang Anda buat sesuai dengan prosedur perusahaan Anda dan mematuhi hukum ketenagakerjaan yang berlaku.

8. Kepatuhan Hukum

 Pastikan bahwa paklaring tidak melanggar privasi karyawan dan mengikuti aturan hukum yang berlaku dalam konteks pengakhiran hubungan kerja.

9. Review oleh Pihak Terkait

Sebelum dikeluarkan, pastikan paklaring telah direview oleh departemen atau individu yang bertanggung jawab untuk memastikan kelengkapan dan akurasi informasi yang disediakan.