Manajemen Gudang Lebih Mudah Dengan Strategi Ini!

Manajemen gudang menjadi bagian yang penting selayaknya jantung dari sebuah perusahaan. Ketika operasional gudang efisien, perusahaan dapat mengendalikan biaya agar tidak meningkat tajam dan permintaan dari pelanggan pun dapat terpenuhi dengan baik. Jika sebaliknya, ketika operasional gudang tidak teratur, tentu perusahaan tidak dapat mengirim atau menerima persediaan secara tepat waktu, berisiko menurunkan produktivitas karyawan, dan perusahaan Anda akan kehilangan profit bahkan kredibilitas. 

Oleh karena itu, para profesional gudang harus tahu persis bagaimana menjaga agar operasional gudang tetap berjalan efisien. Dengan perpaduan praktik terbaik yang tepat, perusahaan Anda dapat memaksimalkan operasi gudang. Untuk membantu Anda meningkatkan manajemen gudang Anda, kami telah mengumpulkan beberapa strategi dari seluruh industri. Praktik terbaik berikut ini berasal dari profesional gudang terkemuka, penyedia sistem manajemen gudang terkemuka, pakar keselamatan gudang, dan pakar operasi gudang lainnya. 

Tips Efisiensi Dalam Manajemen Gudang

Pengelolaan gudang yang efisien dapat berdampak pada penghematan pengeluaran yang sangat signifikan tidak hanya dalam jangka pendek, tetapi hingga jangka panjang dan berkelanjutan. Berikut ini beberapa strategi pengelolaan operasional gudang yang efisien:

Baca juga: Tips Menabung Gaji Termudah dan Praktis, dijamin Cepat Kaya!

1. Mengadopsi praktik manajemen gudang yang efisien

Pergudangan telah berkembang pesat dari akar sejarahnya sebagai penyimpanan barang sederhana. Sekarang, di pasar yang semakin mengglobal, manajemen inventaris tingkat tinggi, manajemen menjadi kunci pengelolaan gudang supaya dapat melakukan penerimaan dan pengiriman yang cepat, serta layanan pengambilan dan pengemasan yang akurat dan fleksibel.

Pengelolaan gudang yang efisien dapat berdampak pada penghematan pengeluaran yang sangat signifikan tidak hanya dalam jangka pendek, tetapi hingga jangka panjang dan berkelanjutan. Dari pengurangan waktu penanganan dan pengurangan waktu bongkar muat truk dan kontainer hingga peningkatan keandalan dan berbagi informasi serta fleksibilitas yang lebih besar untuk beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar dan permintaan pelanggan, strategi efisiensi ini mampu membawa perubahan besar dalam pola pikir manajemen gudang. 

Dengan proses pengambilan dan pengemasan yang lebih baik, lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mencari atau memeriksa stok persediaan, pengisian stok menjadi ringkas dan dapat diandalkan, serta peluang kehilangan pelanggan dan penurunan penjualan dapat diminimalisir. 

2. Hindari penundaan saat menerima kiriman 

Terkadang ketika Anda menerima kiriman besar dari pemasok, mudah sekali untuk memberikan celah untuk menunda unboxing paket dan menginput penerimaan barang. Dalam langkah ini, Anda harus membiasakan diri untuk menghilangkan kebiasaan buruk menunda stok datang sehingga informasi ketersediaan stok yang dimiliki tidak real. Hal ini berisiko mempengaruhi performa tim penjualan karena informasi stok yang tidak akurat. 

Segera kelola stok datang dari pemasok karena proses pemilihan, penghitungan, input stok masuk, hingga display atau penyimpanan tentu membutuhkan waktu yang panjang. Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi atau program stocking yang memadai sehingga proses penerimaan barang masuk bisa lebih mudah. 

Baca juga: Tips Cari Kerja Sampingan Bisa dikerjakan Dari Rumah

3. Lakukan pelatihan karyawan secara menyeluruh

Meskipun perusahaan Anda telah menerapkan berbagai teknologi terkini dan canggih untuk memfasilitasi operasional perusahaan, apabila tidak diseimbangkan dengan kualitas karyawan tentu karyawan akan sulit untuk memanfaatkan teknologi tersebut secara optimal. Jangan tunda untuk memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat memahami secara menyeluruh bagaimana cara kerja yang baik, bagaimana mengoperasikan sistem, dan sebagainya. 

Jangan lupa untuk memprioritaskan evaluasi terhadap karyawan setiap kali pelatihan usai diberikan. Lakukan evaluasi berkala untuk mengetahui sejauh apa progress perbaikan pada tingkat pemahaman dan ketrampilan masing-masing karyawan.

4. Pahami cara mengatur persediaan 

Setiap persediaan atau stok di gudang tentu mempunyai karakter yang berbeda-beda tergantung pada jenis industri apa yang Anda jalankan. Tentu saja sistem manajemen gudang untuk satu jenis produk akan berbeda dengan produk lainnya yang berada pada jenis industri yang juga berbeda.

Hal paling dasar dalam mengatur persediaan di dalam gudang adalah mengklasifikasikan atau mengelompokkannya sesuai kategori item atau produk. Misalnya, Anda menjalankan bisnis produksi gaun. Maka simpanlah di gudang berdasarkan ukuran dari S hingga XL. Jangan lupa untuk mengelompokkan masing-masing modelnya. Anda bisa membuat kode barang atau SKU supaya lebih mudah dalam mengorganisir stok di gudang. 

Baca juga: Beginilah Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Baik

5. Jalankan audit gudang Anda

Sama halnya dengan aspek-aspek lain di dalam perusahaan, audit juga perlu dilakukan untuk operasional gudang. Untuk bisa menjalankan audit, pastikan Anda telah mempunyai SOP atau standar kerja maupun instruksi kerja (IK) yang Anda resmikan dan sosialisasikan kepada karyawan. SOP tersebut lah yang akan menjadi dasar pedoman apakah yang telah berjalan di keseharian telah sesuai atau justru menyimpang dari SOP yang telah ditetapkan. 

Audit gudang berfungsi untuk mengetahui apakah masih ada sisi operasional gudang yang belum berjalan sesuai aturan yang ada. Lakukan audit secara jujur dan sesuai dengan aturan sehingga hasilnya tentu akan akurat untuk dijadikan dasar sebagai bahan evaluasi. Hasil audit dapat difungsikan sebagai bahan evaluasi untuk pengelolaan gudang di waktu yang akan datang. 

6. Jadwalkan janji penerimaan vendor

Hal lain yang dapat mengacaukan sistem manajemen gudang dalam perusahaan Anda adalah jadwal penerimaan barang yang kacau. Supaya tim penjualan bisa menginfokan hal yang akurat kepada pelanggan, tentu mereka membutuhkan info kapan stok akan datang dan ready untuk dipasarkan.

Anda bisa melakukan listing terkait produk stok apa saja yang akan habis. Kategorikan mana yang masuk dalam produk fast moving yang laku keras atau produk slow moving yang penjualannya rendah. Informasikan kepada vendor atau pemasok terkait produk apa saja yang akan dipesan.

Jangan lupa untuk menyusun jadwal janji penerimaan stok dari pemasok. Pastikan bahwa pemasok dapat menepati janji jadwal tersebut. Anda bisa melakukan follow up secara berkala selama proses produksi dari pemasok hingga proses pengiriman ke gudang perusahaan Anda. 

Baca juga: Cara Minta Naik Gaji Secara Pintar Agar di ACC

Kesimpulan

Demikian beberapa strategi penting yang perlu Anda terapkan dalam melakukan manajemen gudang. Jangan lupa untuk mengadakan stok opname atau perhitungan stok setiap akhir periode. Anda bisa menyusun jadwal perhitungan stok baik itu setiap awal bulan, akhir bulan, per 2 bulan sekali, hingga satu trimester sekali.

Perhitungan stok secara rutin perlu dilakukan untuk mengetahui apakah stok yang ada di sistem telah sesuai dengan fisiknya atau justru ada kesalahan penginputan mutasi stok baik itu dari penerimaan maupun pengiriman stok keluar. Segera lakukan adjustment stok gudang apabila ditemukan selisih stok. Terapkan pula punishment apabila terjadi kerugian selisih yang sangat besar sehingga karyawan bagian gudang bisa lebih bertanggung jawab terhadap stok yang di-handle dalam jobdesk-nya. 

Baca juga: Tips Kerja Cerdas Agar Efisien dan Work Life Balance

Pengelolaan dan manajemen gudang yang baik akan sangat bermanfaat untuk keseluruhan kinerja divisi di dalam perusahaan. Bagian gudang tidak akan kewalahan dalam operasional, tim penjualan bisa mempunyai informasi akurat yang dapat disampaikan ke pelanggan, hingga direksi yang bisa mengambil keputusan yang tepat apabila segala informasi terkait stok telah disajikan secara tepat dan akurat.