Contoh Surat Peringatan Karyawan dan Alasan Pembuatannya

Surat peringatan karyawan erat kaitannya dengan kedisiplinan karyawan pada aturan perusahaan. Anda perlu mengetahui surat peringatan yang dapat berdampak fatal pada posisi anda di tempat kerja. Berikut ini penjelasan maksud pemberian surat peringatan di sebuah perusahaan dan hukumnya, yuk simak!!!

Pengertian Surat Peringatan

Menurut Indeed, surat peringatan merupakan konfirmasi tertulis terkait kedisiplinan sesuai kontrak perjanjian dan catatan kesalahan karyawan. Surat peringatan adalah komunikasi tertulis yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang diduga melakukan pelanggaran atau kesalahan tertentu di tempat kerja.

Surat peringatan juga berfungsi sebagai dokumen resmi yang dapat digunakan sebagai bukti jika masalah tersebut harus dihadirkan di hadapan pihak berwenang atau dalam proses hukum terkait ketenagakerjaan.

Baca Juga : Siapa yang Membuat Surat Peringatan Kerja dari Perusahaan?

Tujuan Dibuatnya Surat Peringatan

1. Memberi Tahu Karyawan tentang Pelanggaran atau Masalah

Tujuan utama dari surat peringatan adalah memberitahu karyawan tentang pelanggaran atau masalah yang telah terjadi. Ini dapat mencakup pelanggaran terhadap aturan perusahaan, kebijakan, kode etik, atau kinerja yang tidak sesuai dengan harapan.

2. Dokumentasi Resmi

Surat peringatan juga berfungsi sebagai dokumentasi resmi tentang pelanggaran atau masalah tersebut. Ini adalah catatan tertulis yang mendokumentasikan apa yang telah terjadi dan mengapa tindakan peringatan diberikan.

3. Memberi Karyawan Kesempatan untuk Memperbaiki

Surat peringatan sering memberi kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja mereka. Ini adalah langkah pertama dalam memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengatasi masalah yang ada.

4. Menghindari Konflik dan Tindakan Hukum

Dengan memberikan surat peringatan, pengusaha atau perusahaan dapat mencoba menyelesaikan masalah dengan cara yang terstruktur dan damai. Ini dapat membantu menghindari konflik yang lebih besar atau tindakan hukum yang mungkin diambil oleh karyawan yang merasa tidak adil diperlakukan.

5. Mengingatkan Aturan dan Kebijakan

Surat peringatan juga dapat berfungsi untuk mengingatkan karyawan tentang aturan, kebijakan, atau standar yang berlaku dalam perusahaan. Ini membantu memastikan bahwa semua karyawan memahami dan mematuhi peraturan perusahaan.

6. Menentukan Konsekuensi yang Mungkin

Surat peringatan biasanya juga mencantumkan konsekuensi atau sanksi yang mungkin diberikan jika masalah tersebut tidak diperbaiki. Ini dapat mencakup sanksi seperti pemecatan atau penurunan gaji, tergantung pada tingkat keparahan pelanggaran.

7. Menghindari Tindakan Mendadak

Dalam beberapa kasus, surat peringatan dapat memberikan peringatan sebelum tindakan lebih drastis diambil. Ini memberi waktu kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja mereka sebelum tindakan lebih lanjut dilakukan.

Baca Juga : Bagaimana Jika Karyawan Menolak Surat Peringatan? Inilah Caranya

Regulasi Mengenai Pemberian Surat Peringatan Karyawan

Berdasarkan Undang Undang Cipta Kerja, karyawan yang melakukan pelanggaran sesuai ketentuan diatur dalam perjanjian kerja dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua dan ketiga secara berturut-turut dapat diberikan pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan perusahaan.

Baca Juga : Bolehkah Karyawan di PHK Tanpa Surat Peringatan? Ini Ketentuannya

Struktur Surat Peringatan Karyawan

1. Judul Surat

Di bagian atas surat, cantumkan judul “Surat Peringatan” atau “Pemberitahuan Pelanggaran” untuk menjelaskan tujuan surat.

2. Informasi Perusahaan

Sertakan nama dan alamat perusahaan atau organisasi Anda di bagian atas surat, biasanya diikuti oleh tanggal surat.

3. Kepada Karyawan

Cantumkan nama lengkap karyawan yang akan menerima surat peringatan, serta alamat atau nomor identifikasi yang sesuai, jika diperlukan.

4. Pembukaan

Mulailah surat dengan salam pembuka yang sopan, seperti “Kepada [Nama Karyawan],”

5. Pengenalan Masalah

Jelaskan secara jelas dan singkat masalah atau pelanggaran yang menjadi dasar surat peringatan. Sebutkan detail tentang waktu, tempat, atau insiden yang terjadi.

6. Bukti atau Dokumentasi

Jika ada bukti tertulis atau dokumentasi yang mendukung pernyataan Anda, cantumkan bukti ini dalam surat atau lampirkan sebagai lampiran.

7. Aturan atau Kebijakan yang Dilanggar

Jelaskan dengan rinci aturan, kebijakan, atau kode etik perusahaan yang dilanggar oleh karyawan. Berikan referensi yang jelas kepada peraturan yang bersangkutan.

8. Konsekuensi yang Mungkin

Jelaskan konsekuensi atau tindakan yang mungkin diambil jika masalah tersebut tidak diperbaiki. Ini bisa mencakup sanksi seperti pemecatan, penurunan gaji, atau tindakan disiplin lainnya.

9. Kesempatan untuk Merespons

Berikan kesempatan kepada karyawan untuk merespons surat peringatan ini. Ajukan pertanyaan atau permintaan klarifikasi jika diperlukan.

10. Tanda Tangan Pengirim

Surat peringatan biasanya ditandatangani oleh seseorang yang berwenang dalam perusahaan, seperti manajer sumber daya manusia atau atasan langsung karyawan.

11. Nama dan Jabatan Pengirim

Sertakan nama lengkap dan jabatan pengirim surat peringatan.

12. Lampiran (Jika Diperlukan)

Jika ada bukti atau dokumentasi tambahan yang mendukung surat peringatan, lampirkan sebagai lampiran.

13. Penutup

Tutup surat dengan kalimat penutup yang sopan, seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih atas perhatian Anda.”

14. Tanda Tangan Pengirim 

Jika surat peringatan dicetak dalam bentuk fisik, tempatkan tanda tangan pengirim di bawah nama dan jabatan pengirim.

15. Salinan

Sertakan informasi tentang kepada siapa salinan surat ini akan disampaikan, seperti arsip perusahaan atau bagian sumber daya manusia.

Baca Juga : 7 Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja

Dampak Surat Peringatan bagi Perusahaan dan Karyawan

1. Dampak bagi Perusahaan

• Mengatasi Masalah

Surat peringatan membantu perusahaan mengatasi masalah internal, seperti pelanggaran aturan, perilaku tidak sesuai, atau masalah kinerja. Ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga disiplin dan standar yang telah ditetapkan.

• Dokumentasi

Surat peringatan adalah bukti tertulis dari tindakan perusahaan dalam menangani masalah. Ini dapat berguna dalam situasi hukum jika masalah tersebut berlanjut atau jika perlu dihadirkan sebagai bukti di pengadilan.

• Pemeliharaan Kedisiplinan

Surat peringatan dapat meningkatkan disiplin di tempat kerja dengan memberikan sinyal bahwa pelanggaran atau perilaku yang tidak sesuai tidak akan ditoleransi. Ini dapat mendorong karyawan lain untuk mematuhi aturan dengan lebih baik.

• Kepatuhan Terhadap Undang-Undang

Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin memiliki kewajiban hukum untuk memberikan peringatan tertulis sebelum mengambil tindakan lebih lanjut, seperti pemecatan. Surat peringatan membantu perusahaan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.

2. Dampak bagi Karyawan

• Kesempatan Memperbaiki Diri

Surat peringatan seringkali memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja mereka. Ini bisa menjadi dorongan untuk perbaikan dan perkembangan pribadi.

• Peningkatan Kinerja

Bagi karyawan yang menerima surat peringatan karena kinerja yang kurang baik, surat tersebut dapat menjadi pengingat penting untuk meningkatkan kinerja mereka di tempat kerja.

• Klarifikasi Masalah

Surat peringatan dapat membantu karyawan memahami dengan lebih baik masalah atau pelanggaran yang ada. Ini bisa memberikan gambaran tentang apa yang diharapkan dari mereka dan aturan yang harus diikuti.

• Kesempatan untuk Merespons

Karyawan biasanya memiliki hak untuk merespons surat peringatan dengan memberikan penjelasan atau tanggapan mereka terhadap masalah tersebut. Ini memberikan kesempatan untuk berbicara dan mempertahankan diri.

• Konsekuensi yang Mungkin

Karyawan juga harus menyadari konsekuensi yang mungkin terjadi jika masalah tersebut tidak diperbaiki. Surat peringatan adalah peringatan akan potensi tindakan lebih lanjut, seperti pemecatan.

Baca Juga : Cara agar Tidak Dighosting HRD, Ini Cara Terbaiknya

Contoh Surat Peringatan Karyawan

1. Contoh Surat Peringatan (SP 1)

[Logo Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]

Kepada:
[Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
[Alamat Karyawan]

Perihal: Surat Peringatan (SP 1)

Dengan hormat,

Kami ingin memberitahukan bahwa telah terjadi masalah di tempat kerja yang memerlukan perhatian serius dan pembenahan. Masalah ini berhubungan dengan [jelaskan pelanggaran atau masalah yang terjadi] yang melibatkan Anda sebagai karyawan di perusahaan kami.

Kami ingin mengingatkan Anda akan pentingnya mematuhi semua aturan, kebijakan, dan kode etik perusahaan kami. Pelanggaran yang telah terjadi adalah pelanggaran serius yang mempengaruhi operasi dan lingkungan kerja kami.

Berdasarkan hal tersebut, kami memberikan Surat Peringatan (SP 1) ini sebagai tindakan awal. Surat ini bertujuan untuk memberikan Anda kesempatan untuk memperbaiki perilaku atau tindakan Anda yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Kami berharap Anda dapat melakukan tindakan perbaikan yang tepat dalam waktu dekat.

Kami juga ingin memberitahukan kepada Anda bahwa konsekuensi yang mungkin akan diterapkan jika masalah ini tidak diperbaiki sesuai dengan yang diharapkan. Tindakan lebih lanjut, termasuk Surat Peringatan berikutnya (SP 2) dan bahkan pemecatan, mungkin akan diambil jika pelanggaran ini berlanjut.

Kami mengharapkan tanggapan dari Anda dalam waktu [tentukan batas waktu]. Anda berhak untuk memberikan penjelasan atau klarifikasi tentang masalah ini. Silakan jadwalkan pertemuan dengan [nama atasan langsung] untuk membahas situasi ini lebih lanjut.

Kami menghargai kerja keras Anda dan berharap agar masalah ini dapat diselesaikan dengan baik. Kami berkomitmen untuk mempertahankan lingkungan kerja yang profesional dan produktif di perusahaan kami.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pengirim]
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Perusahaan]

2. Contoh Surat Peringatan (SP 2)

[Logo Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]

Kepada:
[Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
[Alamat Karyawan]

Perihal: Surat Peringatan Lanjutan (SP 2)

Dengan hormat,

Kami merujuk pada Surat Peringatan (SP 1) yang telah diberikan kepada Anda pada tanggal [tanggal SP 1]. Kami ingin mengingatkan Anda bahwa surat tersebut telah memberikan peringatan dan kesempatan kepada Anda untuk memperbaiki masalah atau pelanggaran yang terjadi di tempat kerja.

Sayangnya, kami mencatat bahwa sejak diterbitkannya SP 1, masalah tersebut masih berlanjut dan belum ada tanda-tanda perbaikan yang signifikan dalam perilaku atau kinerja Anda. Ini adalah masalah serius yang mempengaruhi operasi dan lingkungan kerja perusahaan kami.

Kami memahami bahwa setiap masalah dapat memiliki berbagai faktor dan penyebab, dan kami ingin memberikan kesempatan lain kepada Anda untuk memperbaiki situasi ini. Oleh karena itu, kami mengeluarkan Surat Peringatan Lanjutan (SP 2) ini.

Kami mengharapkan agar Anda segera mengambil tindakan perbaikan yang sesuai. Selain itu, kami ingin menekankan bahwa konsekuensi yang lebih serius mungkin diberlakukan jika masalah ini terus berlanjut. Ini dapat mencakup tindakan disiplin lebih lanjut hingga pemecatan.

Kami mengundang Anda untuk menjadwalkan pertemuan dengan [nama atasan langsung] untuk membahas masalah ini secara lebih rinci dan mencari solusi yang tepat. Anda berhak untuk memberikan penjelasan atau klarifikasi tentang masalah ini, dan kami ingin mendengarkan pandangan Anda.

Kami berharap agar Anda dapat menyadari pentingnya situasi ini dan bertindak dengan serius untuk mengatasi masalah tersebut. Kami ingin menciptakan lingkungan kerja yang profesional dan produktif di perusahaan kami, dan kami mengharapkan kerjasama Anda dalam mencapai tujuan ini.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pengirim]
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Perusahaan]

3. Contoh Surat Peringatan (SP 3)

[Logo Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]

Kepada:
[Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
[Alamat Karyawan]

Perihal: Surat Peringatan Lanjutan (SP 3)

Dengan hormat,

Kami ingin merujuk kepada Surat Peringatan (SP 1) yang telah diberikan kepada Anda pada tanggal [tanggal SP 1] dan Surat Peringatan Lanjutan (SP 2) yang diberikan kepada Anda pada tanggal [tanggal SP 2]. Seperti yang Anda ketahui, SP 1 dan SP 2 telah memberikan peringatan dan kesempatan kepada Anda untuk memperbaiki masalah atau pelanggaran yang telah terjadi di tempat kerja.

Namun, kami sangat menyesal harus mencatat bahwa masalah ini masih berlanjut dan belum ada tanda-tanda perbaikan yang signifikan dalam perilaku atau kinerja Anda. Hal ini sangat memengaruhi operasi dan lingkungan kerja perusahaan kami.

Sebagai hasil dari pelanggaran berulang ini dan ketidakpatuhan Anda terhadap peraturan perusahaan, kami dengan sangat menyesal mengeluarkan Surat Peringatan Lanjutan (SP 3) ini. SP 3 adalah tindakan lanjutan yang menunjukkan bahwa situasi ini telah mencapai tingkat serius dan perlu penyelesaian segera.

Kami ingin mengingatkan Anda bahwa konsekuensi yang lebih serius, termasuk tindakan disiplin lebih lanjut hingga pemecatan, mungkin akan diberlakukan jika masalah ini terus berlanjut. Kami sangat berharap Anda dapat mengambil tindakan perbaikan yang sesuai segera.

Kami mengundang Anda untuk menjadwalkan pertemuan mendesak dengan [nama atasan langsung] untuk membahas masalah ini secara lebih rinci dan mencari solusi yang tepat. Anda berhak untuk memberikan penjelasan atau klarifikasi tentang masalah ini, dan kami ingin mendengarkan pandangan Anda.

Kami sangat prihatin dengan perkembangan situasi ini dan ingin mencapai solusi yang baik bersama-sama. Kami berharap Anda dapat menyadari seriusnya situasi ini dan bertindak dengan tepat untuk mengatasi masalah tersebut. Kami sangat berharap agar situasi ini dapat diselesaikan dengan baik demi kebaikan semua pihak.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pengirim]
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Perusahaan]