Cara menanggapi pelanggan yang agresif untuk customer service adalah harus sabar. Karakter pelanggan agresif memiliki karakter berbeda 180 derajat dengan tipe pasif. Biasanya akan langsung mengutarakan kekecewaannya kepada customer service.
Tipe orang seperti itu pada umumnya tidak bisa menerima jawaban maupun alasan diplomatis. Jika menemukan tipe orang seperti itu, maka berisiko mengalami situasi memanas.
Oleh karena itu, Anda tidak boleh terpancing emosi dan harus tetap sabar. Selain itu, tetap dengarkan semua keluhannya agar suasana tetap nyaman dan emosi tidak memuncak.
Jangan sekali-kali mengabaikan setiap pembicaraan dengan pelanggan. Customer service tetap harus menanggapi dengan baik keluhan dari pelanggannya. Dengan demikian, tidak membuat pelanggannya semakin emosi dan kecewa.
8 Cara Menanggapi Pelanggan yang Agresif untuk Customer Service
Banyak cara terbaik untuk menghadapi pelanggan dengan karakter agresif seperti berikut ini. Seorang customer service wajib mengetahui caranya agar tidak ikut terbawa emosi.
- Dengarkan Keluhan Sampai Selesai
Langkah pertama adalah Anda harus mendengarkan semua unek-uneknya. Hal ini menjadi kunci utama untuk menanggapi pelanggan agresif. Lalu, posisikan diri menjadi pendengar terbaik.
Cara ini dapat ditunjukkan dengan memberi kesempatan untuk menyampaikan keluhan. Pastikan mimik muka dan sikap tubuh tetap menunjukkan orang yang mendengarkan dengan baik.
Baca juga: Cara menanggapi pelanggan yang pasif untuk customer service
- Jangan Menyela Pembicaraan
Cara menanggapi pelanggan yang agresif untuk customer service yaitu jangan sampai memotong pembicaraan. Alasannya karena pada kondisi kalut, pelanggan hanya ingin didengar.
Jika ingin memberikan tanggapan, sebaiknya tunggu sampai selesai menyampaikan unek-uneknya. Hindari memotong pembicaraan sehingga tidak memancing kemarahan pelanggan dan membuat suasana kurang nyaman.
- Bersikap Sopan dan Tetap Tenang
Wajar jika setelah mendengarkan pelanggan menumpahkan kekesalan dan kemarahannya, seseorang akan terpancing emosinya. Namun, sebagai customer service terbaik tidak boleh ikut emosi.
Tetap tenang dan bersikap sopan kepada pelanggannya. Jangan pernah merasa tersinggung atau marah saat mendengar kata-kata tidak menyenangkan agar menghindari terjadinya perselisihan.
Baca juga: Cara Memenangkan Hati Pelanggan untuk customer service
- Fokus dengan Permasalahan yang Dihadapi
Cara menanggapi pelanggan yang agresif untuk customer service selanjutnya adalah harus merespon dengan baik. Lalu, fokus terhadap inti permasalahan yang sedang dibahas.
Jangan sampai terpancing untuk membahas permasalahan lain dan tidak ada hubungannya dengan keluhan. Tujuannya agar tidak membuat semua pihak semakin emosi maupun kontraproduktif.
- Menunjukkan Keseriusan
Anda harus memperlihatkan komitmen dan keseriusan untuk membantu memecahkan masalah sampai tuntas. Hal ini dilakukan sebagai upaya untuk meredakan emosi dan kekesalan.
Jika keduanya sama-sama emosi, maka tidak akan mendapatkan solusi terbaik. Biasanya pembicaraan akan melebar ke hal lain yang tidak berkaitan dengan masalah.
- Memberi Solusi Terbaik
Cara menanggapi pelanggan yang agresif untuk customer service berikutnya adalah menawarkan solusi terbaik sesuai dengan permasalahan. Katakan bahwa semua persoalan tersebut dapat diselesaikan dengan baik.
Hindari menyalahkan balik karena akan membuat pelanggannya semakin emosi. Oleh karena itu, untuk menanggapi karakter orang yang agresif harus dengan kepala dingin dan sabar.
- Meminta Maaf dan Mengucapkan Terima Kasih
Anda dianjurkan untuk mengucapkan maaf dan terima kasih kepada pelanggan yang karena telah menyampaikan keluhannya. Adanya kritik tersebut dapat dijadikan sebagai sarana untuk melakukan evaluasi.
Dengan demikian, kritik juga dapat membangun perusahaan menjadi lebih baik. Selain itu, bisa memperbaiki kualitas pelayanan sehingga akan meningkatkan kepuasan semua pelanggannya.
- Menunjukkan Data Akurat
Cara menanggapi pelanggan yang agresif untuk customer service tidak boleh dengan marah. Terutama jika orang yang dihadapi ingin mengambil keuntungan dari situasi tersebut.
Orang dengan tipe tersebut terus mencari kesalahan dari perusahaan. Biasanya jika sudah mendapatkan keuntungan dalam bentuk ganti rugi, pelanggan tersebut baru merasa puas.
Jika ada yang tidak bisa menerima solusi dan terus menyampaikan keluhan maka silahkan tunjukkan data pendukung akurat. Data tersebut akan membantu customer service untuk memberikan solusi terbaik.
Dengan demikian, solusi tersebut akan menguntungkan kedua belah pihak. Lalu, tetaplah tenang dan merespon permasalahan secara objektif agar pelanggan bisa menerima solusinya.
Menghadapi pelanggan agresif harus dengan kepala dingin dan tidak boleh menunjukkan rasa kesal. Anda bisa mempraktekkan cara menanggapi pelanggan yang agresif untuk customer service di atas agar suasananya tidak memanas.
Cek Lowongan Kerja Paling Sesuai Untuk Anda di Pintarnya
Seluruh informasi yang ada pada artikel ini dibuat semata-mata untuk memberikan pengetahuan yang bersifat umum. Dapatkan berbagai informasi terkait melamar pekerjaan agar lamaran kerja Anda sukses diterima perusahaan.
Temukan lowongan kerja yang paling sesuai dengan pengalaman dan skill yang Anda miliki di Pintarnya. Download pintarnya melalui link ini, dan temukan puluhan ribu perusahaan terverifikasi pasang loker gratis tanpa batas di Pintarnya.
