Memilih untuk menjadi seorang customer service, tentunya Anda perlu mengetahui masalah yang sering dihadapi customer service sebagai persiapan awal.
Dengan begitu ketika pekerjaan dilakukan ke depannya, semua akan berjalan baik-baik saja.
Bisa dikatakan di dalam sebuah perusahaan tertentu, pekerja yang paling sering mendapatkan masalah yaitu customer service.
Masalah-masalah tersebut biasanya lebih sering datang dari para calon pelanggan saat ingin menggunakan jasa atau produk.
Namun, bukan berarti segala masalah yang sering dihadapi customer service tersebut tidak dapat diatasi.
Meskipun mental dari customer service baru biasanya harus disiapkan agar bisa bertahan di dalam pekerjaannya tersebut.
Banyaknya orang yang berminat untuk menjadi seorang customer service memiliki alasannya sendiri.
Terlebih jumlah customer yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan tertentu cukup banyak banyak, misalnya seperti perusahaan-perusahaan berbasis toko online.
Customer service merupakan posisi kerja yang berhadapan langsung dengan para konsumen.
Mereka harus siap menghadapi permintaan, keluhan, dan lain sebagainya. Butuh kebiasaan untuk bisa lancar dalam menghadapi para konsumen tersebut.
Baca juga: Cara Membuat CV Customer Service yang Baik dan Benar
Apa Saja Masalah yang Sering Dihadapi Customer Service?
Sebelum mendaftarkan diri menjadi seorang customer service, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu masalah-masalah seperti apa saja yang nantinya harus dihadapi.
Dengan begitu, semua masalah tersebut bisa diatasi dan tidak mengguncang mental Anda.
1. Keluhan
Salah satu masalah yang sering dihadapi customer service yaitu mendapatkan keluhan dari para konsumen.
Bahkan masalah seperti bisa dikatakan yang paling terjadi daripada masalah-masalah lainnya, sehingga kesiapan mental akan dibutuhkan.
Sifat dari setiap pelanggan tentunya tidak bisa disamakan, sehingga hal ini kerap mengganggu Anda ketika menjadi seorang customer service.
Ada saja seorang pelanggan yang arogan, sehingga dalam hal kesabaran menjadi sangat penting.
Setidaknya untuk menenangan para pelanggan yang sering mengajukan keluhan dengan cara kurang sopan, Anda bisa gunakan bahasa-bahasa sopan.
Dengan begitu, masalah tidak akan semakin keruh, sehingga pelanggan mau menunggu sampai masalah tersebut selesai.
2. Bekerja dalam Waktu Panjang
Dalam perusahaan besar, waktu kerja customer untuk keluruhannya yaitu 24 jam kerja.
Biasanya waktu tersebut menggunakan sistem shift, sehingga setiap orang akan berganti-ganti sesuai jadwal kerja sebelumnya.
Masalah yang sering dihadapi customer service dalam hal ini yaitu terkadang melakukan dobel shift karena ada satu orang tidak masuk akan melakukan resign.
Mau tidak mau, sebelum mendapatkan anggota baru, maka tim harus menggantikan tempatnya.
3, Masalah Tidak Selalu Cepat Selesai
Pada dasarnya pekerjaan seorang customer service hanya bertugas melayani para pelanggan yang ingin melakukan komunikasi, bukannya menyelesaikan masalah dari para pelanggan.
Akan tetapi, sebagai gerbang pertama, customer service tersebut harus menghadapi pelanggan terlebih dahulu.
Masalah yang sering dihadapi customer service tersebut yaitu tidak dapat memutuskan kapan masalah dari konsumen tersebut bisa selesai.
Jadi, Anda hanya perlu mencari cara agar dapat membuat para pelanggan mau menunggu sampai masalah terselesaikan.
Dalam hal ini, Anda harus segera menghubungi pusat atau tim yang bertugas agar bisa segera menyelesaikan masalah tersebut.
Setidaknya membuat catatan sangat diperlukan, sehingga semua masalah tersebut dapat diselesaikan tanpa tertinggal.
Baca juga: 7 Contoh Deskripsi Diri Customer Service Lengkap Dengan Cara Menjawabnya
4. Harus Ramah Setiap Waktu
Dalam kondisi apapun, seorang customer service dituntut untuk selalu bersikap ramah kepada setiap konsumen yang menghubunginya.
Masalah yang sering dihadapi customer service ini tidak lagi mengenal bahwa mood Anda sedang baik atau tidak.
Cara mengatasi masalah tersebut agar tidak bertambah parah, calon customer service setidaknya perlu memilih ketabahan sampai waktu kerjanya selesai.
Apabila sudah terlalu parah masalah yang sedang dihadapi, bisa bertukar shift dengan teman kerja.
5. Harus Merespon Setiap Pesan Masuk
Sebagai seorang customer service selalu merespon setiap pesan yang masuk adalah kewajiban sebagai upaya meredakan permasalahan dari para konsumen.
Biasanya sebuah perusahaan tertentu juga akan menuntut hal ini kepada para karyawannya.
Apabila kebetulan pekerjaan ini dilakukan di rumah, maka Anda membutuhkan sinyal internet yang stabil.
Jadi, ketika konsumen menghubungi Anda, tidak delay dalam membalas pesan dari pelanggan tersebut.
Menjadi seorang customer service bisa dikatakan pekerjaan yang gampang-gampang sulit.
Butuh mental besar apabila Anda berkeinginan untuk menjadi customer service, demi menghadapi masalah yang sering dihadapi customer service tersebut.
6. Harus Konsisten Menjaga Komunikasi Yang Baik
Menghindari kendala komunikasi yang tidak efektif menjadi prioritas utama bagi mereka yang berkarir di bidang layanan pelanggan atau customer service.
Pasalnya salah satu masalah yang sering dihadapi customer service adalah komunikasi yang buruk atau tidak efektif.
Hal ini sangat penting karena komunikasi yang kurang baik dapat memberikan kesan bahwa perusahaan tidak menghargai keluhan atau masalah yang dihadapi oleh pelanggan.
Namun, apa yang harus dilakukan jika situasi tersebut terjadi? Penting bagi Anda untuk meningkatkan kemampuan mendengarkan serta memperhatikan nuansa nada suara dan bahasa tubuh pelanggan.
Langkah ini akan membantu Anda dalam menunjukkan empati dan pemahaman yang lebih mendalam terhadap situasi yang dihadapi pelanggan.
7. Saat Produk atau Layanan Tidak Tersedia
Salah satu masalah yang sering dihadapi customer service adalah saat produk atau layanan tidak tersedia.
Menghadapi kondisi di mana produk telah habis atau tidak tersedia dapat menimbulkan kekecewaan bagi konsumen, terlebih apabila kekosongan terjadi dalam periode yang panjang.
Dalam kondisi tersebut, konsumen cenderung berulang kali mengontak perusahaan untuk menanyakan ketersediaan produk kembali.
Sebagai tim customer service, salah satu peran penting dalam memberikan informasi yang akurat mengenai jadwal ketersediaan produk, baik itu tanggal, bulan, maupun tahun merupakan kewajiban.
Apabila informasi mengenai waktu ketersediaan produk tidak dapat dipastikan, Anda diharapkan dapat memberikan rekomendasi produk alternatif yang memiliki kesamaan desain atau fungsi.
8. Kualitas Produk yang Cacat atau Gagal
Ada kemungkinan produk dapat mengalami kerusakan selama proses pengiriman atau tidak beroperasi sebagaimana mestinya.
Sangat krusial bagi customer service untuk bertanya secara detail kepada konsumen mengenai produk dan mengidentifikasi inti permasalahan saat menerima laporan tentang rendahnya kualitas produk.
Terkadang, produk tersebut mungkin tidak mengalami kerusakan, melainkan konsumen memerlukan panduan dan rekomendasi untuk menggunakannya secara efektif.
Jika ternyata produk memang rusak, menyediakan penawaran promosi gratis untuk produk tersebut dapat menjadi solusi yang menarik untuk mengatasi masalah yang sering dihadapi customer service ini.
Itu tadi beberapa masalah yang sering dihadapi customer service secara umum. Masalah-masalah di atas merupakan sebuah tantangan tersendiri yang mesti di hadapi oleh seorang customer service.
Cek Lowongan Kerja Paling Sesuai Untuk Anda di Pintarnya
Seluruh informasi yang ada pada artikel ini dibuat semata-mata untuk memberikan pengetahuan yang bersifat umum. Dapatkan berbagai informasi terkait melamar pekerjaan agar lamaran kerja Anda sukses diterima perusahaan.
Temukan lowongan kerja yang paling sesuai dengan pengalaman dan skill yang Anda miliki di Pintarnya. Download pintarnya melalui link ini, dan temukan puluhan ribu perusahaan terverifikasi pasang loker gratis tanpa batas di Pintarnya.
