Tidak sedikit orang mencari informasi mengenai cara menjadi contact center yang profesional. Hal tersebut biasanya sering dilakukan bagi seseorang, sedang atau baru saja terjun di dunia contact center.
Baik itu fresh graduate maupun seseorang dalam pekerjaan tersebut. Dalam sebuah perusahaan, contact center atau pusat kontak merupakan departemen dengan memiliki tugas dalam mengelola interaksi pelanggan dengan beragam saluran.
Dalam hal ini, seseorang yang bekerja sebagai contact center biasanya menangani panggilan masuk maupun keluar,dan melakukan komunikasi dengan pelanggan melalui email, pesan, chat, dan media sosial. Tentu dalam hal ini, seseorang contact center perlu profesional dalam menjalankan tugasnya.
- Cara Menjadi Contact Center yang Profesional
Untuk menjadi contact center profesional, seseorang perlu mengetahui beberapa hal. Sehingga ketika terjadi permasalahan pada pelanggan, seorang contact center bisa memberikan solusi. Untuk itu berikut beberapa cara menjadi contact center.
- 1. Menunjukkan Sikap Positif
Cara menjadi contact center yang profesional pertama yaitu berhubungan dengan customer, maka sangat penting untuk selalu menunjukkan sikap positif. Dengan hal tersebut, seorang contact center dapat membantu memberikan layanan terbaik kepada pelanggannya.
Meski dalam interaksi tidak dilakukan secara tatap muka, akan tetapi sebagai contact center perlu mencerminkan sikap positif. Untuk menunjukkan sikap positif, seorang contact center perlu bersikap ketika sedang melakukan interaksi dengan pelanggan.
Dalam hal ini contohnya yaitu menerima maupun menjawab pertanyaan pelanggan dengan menyapa dan menanyakan masalah yang sedang dialami oleh customer. Selain itu dalam berbicara juga perlu menggunakan nada-nada terkesan positif dan baik.
- 2. Memperlakukan Pelanggan dengan Hormat
Selaras dengan sikap positif, cara menjadi contact center yang profesional selanjutnya yaitu perlu menunjukkan rasa hormat kepada pelanggan. Ada beberapa hal perlu dilakukan, seperti mendengarkan terlebih dahulu, tidak memotong pembicaraan, dan menjawab pertanyaan dengan jawaban mudah dipahami.
Dengan hal tersebut nantinya pelanggan atau customer akan merasa nyaman ketika melakukan keluhan terhadap contact center. Menurut Forbes.com, customer atau pelanggan tidak ingin direndahkan maupun diabaikan.
Ketika seorang contact center memberikan layanan, hal yang perlu dilakukan yaitu menghormati dan memberi perhatian kepada customer. Dengan hal tersebut seorang sudah menunjukkan bahwa dirinya adalah contact center profesional.
- 3. Paham Mengenai Produk
Cara menjadi contact center yang profesional selanjutnya yaitu perlu memahami mengenai produk dari perusahaan atau bisnis. Karena pada dasarnya contact center hampir keseluruhan aktivitasnya berkaitan dengan pemecahan masalah pelanggan.
Tentu hal ini mengharuskan seseorang untuk memahami produk dari tempat bekerja tersebut. Sebagai contoh ketika contact center menghadapi pelanggan saat sedang mengalami masalah terkait produk yang baru saja dibeli atau sudah lama digunakan.
Jika contact center tidak memahami mengenai produk tersebut, bukan tidak mungkin akan sulit menjawab beragam pertanyaan dari pelanggan. Sehingga dalam hal ini pengetahuan mengenai produk cukup dibutuhkan bagi seorang contact center agar mampu menjawab pertanyaan pelanggan berkaitan dengan permasalahan produk.
- 4. Menanggapi Pelanggan dengan Cepat
Dalam sebuah riset dilakukan oleh Forester.com menunjukkan bahwa 53% orang dewasa Amerika cenderung mengabaikan pembelian online ketika tidak menemukan jawaban cepat mengenai pertanyaan yang diajukannya.
Sedangkan 73% mengatakan bahwa menghargai waktu merupakan hal penting dapat dilakukan perusahaan untuk menyediakan layanan contact center secara baik. Tentu cara menjadi contact center yang profesional ini berkaitan dengan pelayanan bisnis terhadap para pelanggannya.
Hal ini juga menunjukkan pentingnya dapat menghubungi pelanggan dengan cepat. Jika dalam sistem kerja di suatu perusahaan tidak memakai ticketing, maka tidak ada salahnya contact center untuk menghubungi kembali pelanggan.
Terutama pelanggan yang sebelumnya memiliki masalah terkait produk perusahaan. Hal ini tentu menunjukkan bahwa perusahaan, khususnya contact center memperhatikan pelanggan atau customer.
- 5. Coba Menjadi Pendengar Baik
Cara menjadi contact center yang profesional selanjutnya perlu dilakukan adalah menjadi pendengar baik. Dalam hal ini, menjadi pendengar baik merupakan sebuah kemampuan wajib atau perlu dimiliki. Karena hal ini menunjukkan bahwa dapat menghargai customer atau pelanggan.
Meski menjadi pendengar baik merupakan hal sederhana, akan tetapi hak tersebut memiliki dampak cukup besar. Dengan mendengarkan, seseorang dapat mengetahui permasalahan yang pelanggan sedang alami dengan baik.
Mungkin dalam hal ini, seorang customer atau pelanggan memiliki poin-poin pertanyaan menarik sebagai bahan evaluasi terhadap produk atau layanan suatu perusahaan. Contact center atau pusat kontak dalam perusahaan memiliki tugas untuk mengelola interaksi pelanggannya.
Ada beberapa hal perlu dilakukan contact center agar terlihat profesional, seperti menunjukkan sikap positif, memperlakukan pelanggan dengan baik, dan masih banyak lagi. Untuk cara menjadi contact center yang profesional, hal utama perlu dikuasai adalah menjadi pendengar baik dan mengetahui terkait produk dalam suatu perusahaan.
Cek Lowongan Kerja Paling Sesuai Untuk Anda di Pintarnya
Seluruh informasi yang ada pada artikel ini dibuat semata-mata untuk memberikan pengetahuan yang bersifat umum. Dapatkan berbagai informasi terkait melamar pekerjaan agar lamaran kerja Anda sukses diterima perusahaan.
Temukan lowongan kerja yang paling sesuai dengan pengalaman dan skill yang Anda miliki di Pintarnya. Download pintarnya melalui link ini, dan temukan puluhan ribu perusahaan terverifikasi pasang loker gratis tanpa batas di Pintarnya.
