Perbedaan Procurement dan Purchasing dalam Perusahaan

Terdapat beberapa perbedaan procurement dan purchasing dalam suatu pekerjaan juga saling berkaitan. Procurement merupakan proses pengadaan barang atau juga jasa dari vendor atau pihak ketiga.

Sedangkan purchasing ialah rangkaian proses untuk membeli suatu barang atau jasa. Meski pengertiannya hampir sama, namun memiliki fungsi dan metode berbeda.

Kegiatan procurement ini butuh informasi seperti detail dari produk atau jasa telah dipesan, budget, serta track record. Untuk purchasing lebih sederhana, yaitu membeli, memesan dan melakukan pembayaran.

Tujuan Akhir dari Procurement dan Purchasing

Tujuan pengadaan barang adalah untuk menentukan kebutuhan serta memenuhi kebutuhan bisnis. Proses pengadaan membutuhkan informasi lengkap tentang kebutuhan perusahaan, sumber daya yang tersedia dan kemungkinan keuangan.

Tujuannya agar proses pengadaan sesuai dengan kebutuhan juga kemampuan perusahaan. Selain perbedaan procurement dan purchasing, purchasing bertujuan untuk membeli barang/jasa bagi perusahaan.

Tim pembelian bertanggung jawab untuk membeli dari pemasok dan terkadang harus bernegosiasi untuk menyelesaikan pengeluaran perusahaan.

Tawar-menawar yang baik memungkinkan pembelian untuk membeli barang atau jasa dengan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan Anda dengan harga lebih murah.

Proses pengadaan serta pembelian dapat dibedakan berdasarkan bagaimana memandang barang/jasa tersebut. Tim pengadaan memprioritaskan kualitas dan nilai barang atau jasa daripada harga.

Saat ini, purchasing lebih berfokus pada harga daripada kualitas produk yang dipesan. Selama spesifikasi dasarnya memenuhi kebutuhan, faktor non-esensial lainnya seperti nama besar merek diabaikan.

Baca juga: Berikut Perbedaan Barang dan Jasa yang Penting untuk Diketahui

Inilah Perbedaan Procurement dan Purchasing

Banyak orang masih mengira bahwa keduanya sama, padahal terdapat perbedaan pada bagian prosesnya. Di bawah ini beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan.

1. Fokus pada Pekerjaan

Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa untuk suatu perusahaan. Nah pengadaan inilah memiliki beberapa tahap yaitu, identifikasi kebutuhan, pemilihan, serta perdagangan barang/jasa.

Produk kebutuhan tersebut dapat dibeli secara langsung, tetapi ada juga yang mengabaikan proses tender atau lelang ini. Kalau sudah dapat, barang/jasa harus tiba tepat waktu.

Kualitas serta kuantitas barang atau jasa wajib sama sesuai dengan ketentuan awal. Sedangkan perbedaan procurement dan purchasing tahap di dalamnya seperti pemesanan, pengiriman, penerimaan juga pembayaran.

2. Skill

Terdapat perbedaan dari segi keterampilan atau skill. Procurement akan bertugas penuh dalam pemilihan barang, dan itulah mengapa mereka juga harus menjaga hubungan baik dengan supplier.

Negosiasi juga menjadi skill yang membedakan keduanya. Dalam berbagai penawaran harga, Anda harus bisa melakukan negosiasi titik temu dengan supplier harus ditemukan.

Skill Strategic thinking, posisi pasar selalu dinamis atau berubah. Kadang harga dari barang atau jasa menjadi naik dan terkadang malah menurun.

Otomatis harga produk akan ikut naik atau turun, operasional perusahaan juga ikut dampaknya. Nah, perbedaan procurement dan purchasing, ahli procurement harus memiliki skill strategic thinking.

Keahlian tersebut berkaitan dengan bagaimana memahami suatu keadaan sehingga siap jika terjadi sebuah perubahan terkait pengadaan barang atau jasa.

 Sementara skill yang harus dimiliki seorang purchasing ialah manajemen inventaris. Jika menguasai skill tersebut, maka barang yang sudah dibeli dapat terjaga dan digunakan dengan baik.

Baca juga: Operator Packing Adalah dan Tanggung Jawabnya di Perusahaan

Quality control juga menjadi skill yang harus dimiliki. Misalnya perusahaan membutuhkan produk kualitas terbaik, akan tetapi supplier membawa barang kurang berkualitas.

Tenaga purchasing disini harus jeli dalam membedakan produk. Perbedaan procurement dan purchasing ialah ketika tidak sesuai, maka barak tidak bisa langsung diterima begitu saja.

3. Hubungan dengan Vendor

Untuk menjaga hubungan baik antara pembeli dengan pemasok barang/jasa, procurement lebih berfokus pada hubungan yang lebih lama.

Hubungan yang baik seharusnya membuat proses pengadaan menjadi lebih mudah di masa mendatang. Pembelian juga berharap bahwa hubungan jangka panjang dengan baik akan menghasilkan harga barang atau jasa lebih rendah.

Berbeda dengan pembelian atau purchasing hanya berfokus pada hubungan jangka pendek. Tim pembelian berfokus pada pelaksanaan transaksi secara efisien.

Sehingga mereka tidak terlalu memikirkan membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok. Perbedaan procurement dan purchasing pada hubungan pembelian dan pemasok hanya bersifat transaksional atau hanya timbul selama pembelian.

4. Waktu Pengerjaan

Pengadaan dimulai dengan pekerjaan dari awal hingga akhir proses. Tim pengadaan bertugas mengawasi semua proses pengadaan untuk mendapatkan semua barang/jasa yang dibutuhkan.

Sementara itu, purchasing hanya terlibat saat proses pembelian serta pembayaran barang atau jasa. Perbedaan keduanya juga dapat dilihat pada tugas dan komitmen.

Pengadaan dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan bisnis, menangani pengadaan, masuk ke dalam dan menyelesaikan kontrak pembelian, serta memelihara catatan.

Baca juga: Manajemen Gudang Lebih Mudah Dengan Strategi Ini!

Sedangkan tahap pembelian hanya bertanggung jawab untuk pemesanan, pengiriman dan lainnya. Namun perbedaan procurement dan purchasing ini juga akan saling berhubungan.