Contoh Surat Permohonan: Bantu Permudah Urusan Anda

Ketika mengadakan acara atau membutuhkan sesuatu dari sebuah instansi, maka Anda harus membuat surat permohonan, di mana contoh surat permohonan dapat membantu agar prosedur pembuatan hingga isinya tidak salah.

Jika salah, maka tentu saja keinginan Anda akan sulit untuk diajukan kepada Lembaga ataupun instansi tersebut. Hal Ini karena permintaan tersebut harus dilakukan dengan bentuk yang formal.

Jika penasaran mengenai pengertian, cara membuat, hingga contoh surat permohonan, silakan simak penjelasan yang telah kami rangkum untuk Anda pada artikel di bawah ini!

Konsep Dasar Mengenai Surat Permohonan

Sebelum membuat dan menggunakan dokumen ini, Anda harus mengetahui beberapa konsep dasarnya terlebih dahulu.

1. Pengertian

Secara sederhana, surat permohonan merupakan salah satu jenis dokumen yang bersifat formal dan digunakan sebagai perantara untuk meminta sesuatu kepada pihak lainnya. Pembuatannya bisa dilakukan oleh individu, institusi, ataupun organisasi.

Karena bersifat formal atau resmi, maka pada tipe ini penulisannya harus menggunakan bahasa baku yang jelas dan tidak bertele-tele. Untuk lebih jelasnya, Anda nanti akan melihatnya pada contoh surat permohonan yang akan kami perlihatkan di akhir.

2. Fungsi

Berdasarkan pengertian di atas, maka fungsi dari dokumen ini antara lain:

• Mengajak menjalin kerja sama: Anda atau instansi dapat menggunakan dokumen ini sebagai sarana permintaan agar pihak lain mau melakukan kerja sama atas program atau kegiatan tertentu.
• Permohonan izin: Surat tersebut juga bisa digunakan sebagai sarana untuk meminta izin kepada pihak lain, misalnya untuk meminjam alat tertentu yang digunakan ketika menyelenggarakan acara, atau permintaan izin menggunakan ruangan.
• Meminta bantuan: Ketika menyelenggarakan acara, adakalanya pihak Anda tidak dapat mengkoordinasikan atau melakukan semua hal sendirian. Oleh karena itu, melalui dokumen ini, maka usaha untuk mendapatkan bantuan bisa diajukan.

3. Jenisnya Berdasarkan Kebutuhan Pengirim

Berdasarkan kebutuhan atau kepentingan dari pengirimnya, maka terdapat dua jenisnya, yaitu:

1. Pribadi

Pembuatnya adalah perseorangan atau individu terhadap institusi atau lembaga dengan tujuan untuk pribadi. Contoh surat permohonan ini antara lain beasiswa, perbaikan nilai, magang, cuti, dinas, dan sebagainya.

2. Resmi dari Institusi

Pembuatannya merupakan institusi yang ditujukan kepada institusi lainnya, sehingga tujuannya bukan untuk individu. Beberapa contoh surat permohonan adalah izin acara, kerja sama, serta sponsor.

Baca juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja, Syarat Melamar Pekerjaan Baru

Format dan Contoh Surat Permohonan yang Biasa Ditemui

Selanjutnya format dan contoh yang dapat Anda tiru untuk membuat dokumen ini sendiri antara lain:

1. Format

Format pembuatan beserta isi dari dokumen ini, yaitu:

1. Kepala Surat

Pastikan untuk selalu membuat bagian ini karena bisa menambah kesan formal dan resmi, serta berguna untuk menyampaikan informasi mengenai pengirim dari dokumen ini.

2. Nomor

Penulisannya umumnya di bagian awal, di bagian kiri bawah dari kop surat. Kegunaan penomoran adalah demi memudahkan proses dokumentasi dan pengarsipan dokumen yang keluar masuk.

3. Tempat dan Tanggal

Format penulisannya cukup beragam dan berbeda antara tipe pribadi dan instistusi. Untuk resmi dari Lembaga, maka penulisannya pada bagian kanan atas, tepat di bawah kop surat.

Sedangkan jika ditulis oleh pribadi, maka penulisannya pada bagian akhir dari surat tersebut.

4. Lampiran dan Perihal

Format ini tidak wajib atau opsional, dan sangat jarang ditemukan pada jenis dokumen yang bersifat pribadi.

Sedangkan  jika resmi, maka biasanya dibuat dengan tujuan pemberitahuan mengenai gambaran ringkas mengenai isi surat tersebut.

5. Identitas dari Pengirim dan Penerima

Pastikan untuk selalu menuliskan kedua identitas tersebut, terlebih jika tidak menggunakan kop surat pada format penulisannya.

Pengirim ini ditempatkan pada bagian isi, sedangkan penerima berada di bawah perihal dan lampiran.

6. Isi

Tuliskanlah informasi mengenai tujuan atau keperluan Anda dengan Lembaga tersebut. Pastikan untuk menuliskan bagian isi ini dengan ringkas dan tidak bertele-tele supaya penerimanya bisa cepat memahami maksud dokumen Anda.

7. Tanda Tangan dan Nama Lengkap

Keduanya merupakan bagian akhir dan terletak paling bawah. Pastikan Anda menuliskan nama lengkap dan tanda tangan pengirim. Bahkan untuk beberapa jenis, materai juga diperlukan untuk dicantumkan di sana.

Baca juga: Mengenal Contoh Surat Penawaran Perusahaan: Barang dan Jasa

2. Contoh

Beberapa contoh surat permohonan yang biasa digunakan antara lain:

1. Sponsor

Anda dapat menggunakannya sebagai acuan ketika hendak meminta bantuan dana dari sponsor.

2. Penyelenggaraan Kegiatan

Jika ingin menyelenggarakan kegiatan sekaligus meminjam tempat, maka cobalah tiru seperti di bawah ini.

3. Maaf

Apabila ingin mengajukan permohonan maaf secara resmi, contoh ini dapat membantu Anda.

Baca juga: Contoh Surat Pesanan Barang dan Pengertian dan Fungsinya

Dengan mengetahui penjelasan lengkap hingga contoh surat permohonan di atas, maka ketika membutuhkannya Anda tidak kebingungan lagi dalam menyusunnya.