4 Tips Memberikan Pelayanan Terbaik Kepada Pelanggan

Mendapatkan sebuah pelayanan baik tentu menjadi impian semua pelanggan. Namun dibalik itu semua, ada saja perusahaan tidak melakukannya sehingga klien akan merasa tidak nyaman.

Melakukan beberapa tips memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan merupakan salah satu strategi dalam membangun hubungan yang baik dengan pelanggan. Sehingga akan meningkatkan jumlah pembelian atau pembelian berulang. Berikut ini tips memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, yuk simak!!!

Seperti Apa Pelayanan Pelanggan yang Baik?

Pelayanan pelanggan yang baik merupakan pelayanan prima. Menurut Kementrian Keuangan, pelayanan prima adalah pelayanan yang dapat memberikan value tambah dan mengubah layanan biasa menjadi pengalaman yang menyenangkan yang berkesan.

Pelayanan prima adalah standar pelayanan yang melebihi harapan pelanggan dan memberikan pengalaman yang sangat positif. Pelayanan prima sangat penting dalam membangun citra positif untuk perusahaan dan dapat menjadi faktor yang mengarah pada kesetiaan pelanggan jangka panjang.

Baca juga: Cara membangun hubungan baik dengan pelanggan untuk costumer service

 Cara untuk Menghadirkan Pelayanan Terbaik 

1. Jangan Lupa bersikap ramah

Sebagai karyawan, Anda harus berusaha bersikap seramah mungkin terhadap pelanggan yang mengunjungi toko atau menggunakan produk dan jasa. Ketika bersikap ramah, klien akan merasa puas atas keramahan ditampilkan.

2. Mempunyai penampilan rapi

Anda tidak perlu wajah tampan atau cantik. Cukup memiliki penampilan rapi sehingga klien dapat menilai bahwa karyawan perusaan ini merupakan seorang profesional di bidang tersebut.

3. Keterbukaan

Aktivitas operasional dalam berbisnis tentu tidak selamanya mudah. Mungkin saja ada beberapa faktor dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan. Maka dari itu, pentingnya terbuka dan menjelaskan masalah secara jujur.

4. Memberikan respon dan reaksi

Ketika pelanggan menyampaikan sebuah keluhan sebagai customer service dimana tugasnya menanggapi complain klien tentu harus mempunyai respon dan reaksi atau pengaduan customer.

Untuk menghadirkan adanya pelayanan dalam sebuah bisnis, diperlukan beberapa aspek tersebut agar pelanggan dapat merasakan kepedulian Anda. Dengan begitu akan memperoleh kepuasan serta kenyamanan klien.

Baca juga: Cara Menangani Keluhan Pelanggan

Langkah-Langkah Membangun Pelayanan Pelanggan yang Baik

1. Berikan Edukasi tentang SOP dan Metrik Performa

Pastikan semua anggota tim paham tentang prosedur standar yang harus diikuti dalam memberikan pelayanan pelanggan. Kenalkan metrik performa yang relevan, seperti waktu respon, tingkat kepuasan pelanggan, atau tingkat retensi pelanggan. Tim harus mengerti bagaimana metrik ini diukur dan diapaikan

2. Ajari Bahwa Setiap Pelanggan Itu Berbeda

Tekankan kepada tim bahwa setiap pelanggan memiliki kebutuhan dan preferensi yang berbeda. Mereka harus mampu menyesuaikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan individu. Ajarkan empati dan kemampuan mendengarkan agar tim dapat lebih baik memahami dan merespons keinginan pelanggan.

3. Melatih Komunikasi Efektif

Pelatihan komunikasi yang efektif penting untuk memastikan pesan dan informasi diterima dengan baik oleh pelanggan. Fokuskan pada kemampuan berbicara dengan jelas, mendengarkan dengan baik, dan memahami bahasa tubuh dan non-verbal.

4. Praktikkan Hasil Pelatihan

Penting untuk memberikan kesempatan kepada tim untuk mempraktikkan keterampilan yang telah mereka pelajari dalam pelatihan.

Baca juga: 7 Contoh Deskripsi Diri Customer Service​ Lengkap Dengan Cara Menjawabnya

Strategi Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan yang Baik

1. Pahami Masalah dan Dampaknya

Sebelum mencoba memberikan solusi, luangkan waktu untuk benar-benar memahami masalah yang dihadapi oleh pelanggan. Dengarkan dengan saksama dan tanyakan pertanyaan yang relevan untuk memahami akar masalahnya.

Pertimbangkan dampak masalah tersebut terhadap pelanggan. Apakah itu mengganggu operasi mereka, mengakibatkan kerugian finansial, atau memengaruhi reputasi mereka? Memahami dampaknya dapat membantu Anda mengukur tingkat kepentingan masalah bagi pelanggan.

2. Jangan Menunda Memberikan Solusi

Setelah Anda memahami masalah, berusaha memberikan solusi secepat mungkin. Pelanggan biasanya menghargai tanggapan yang cepat terhadap masalah mereka.

Jika Anda tidak memiliki solusi segera, komunikasikan ini kepada pelanggan dengan jelas dan tawarkan jadwal perkiraan kapan solusinya akan tersedia. Jangan biarkan pelanggan dalam ketidakpastian.

3. Tenangkan Pelanggan yang Marah

Jika pelanggan marah atau frustrasi, pertimbangkan strategi untuk meredakan emosi mereka. Dengarkan dengan empati, tunjukkan pengertian, dan hindari konfrontasi.

Jangan mengambil tindakan defensif atau menjadikan situasi lebih buruk. Alihkan fokus pada pemecahan masalah dan berusaha untuk menyelesaikannya dengan baik.

4. Berhati-hati dalam Berkomunikasi

Berkomunikasi dengan jelas dan sopan. Hindari bahasa kasar atau merendahkan, dan hindari menyela pelanggan ketika mereka berbicara.

Pastikan untuk memberikan informasi yang relevan dan akurat. Jika Anda tidak yakin tentang sesuatu, berjanjilah untuk mencari jawaban yang tepat dan sampaikan dalam waktu yang sesuai.

Baca juga: Cara Memenangkan Hati Pelanggan untuk Customer Service

Tips Memberikan Pelayanan Terbaik Kepada Pelanggan

1. Selalu Hadir untuk Menyelesaikan Masalah Pelanggan

Anda harus membuat klien merasa sangat dihargai dengan cara mengakui keberadaannya sesegera mungkin. Ketika terdapat customer memasuki kantor, maka hindari semua pekerjaan dan segera menyapanya.

Berhenti dari kegiatan Anda , namun apabila aktivitas tidak dapat ditunda atau masih sibuk mengangkat telepon dan lainnya, dapat meminta pelanggan untuk menunggu tentunya secara sopan.

2. Menyapa klien secara bersahabat

Selain harus sopan tentu Anda harus menyapa klien secara bersahabat. Pastikan respon tubuh sealur terhadap ucapan. Serta jangan lupa mengatur gesture tubuh sesopan mungkin agar customer merasa nyaman.

3. Membantu pelanggan untuk memecahkan masalah

Sebagai bisnis yang bergerak dalam bidang produk atau jasa, sangat penting untuk membuat klien merasa nyaman dan puas. Hal ini dilakukan agar pembelian meningkat dank lien melakukan pembelian berulang.

4. Bersikap ceria, sopan dan hormat

Ketika berinteraksi terhadap customer, Anda harus bersemangat saat berbicara. Jangan lupa untuk tetap bersikap sopan serta hormat agar klien tetap merasa dihargai oleh perusahaan.

5. Tutup interaksi dengan sopan dan tepat

Ketika melakukan komunikasi atau interaksi pastikan tidak memotong pembicaraan di saat tepat. Anda harus pandai membaca kondisi, bisa dilihat dari respon klien ketika diajak berbicara.

Tutup interaksi ketika pelanggan sudah merasa bosan tentunya harus disertai dengan kata-kata sopan juga di waktu tepat. Komunikasi yang berlangsung lama juga akan mendatangkan kebosanan.