Apa Itu Purchasing Staff? Berikut Tugas, Gaji, dan Skill yang Harus Dikuasai!

Dibalik setiap transaksi dan keputusan pembelian, terdapat peran penting dari seorang staf pembelian atau Purchasing Staff.

Purchasing Staff ini merupakan garda terdepan dalam memastikan efisiensi, kepatuhan, dan kualitas produk yang diperoleh perusahaan.

Lantas, bagaimana dengan tugas dan tanggung jawab Purchasing Staff yang lainnya?

Untuk Anda yang berencana menyelami pekerjaan di bidang ini, yuk pahami lebih dulu mengenai definisi, tugas, keterampilan dan gaji dari profesi Purchasing Staff.

‍

Apa Itu Purchasing Staff?

Purchasing staff adalah istilah yang digunakan untuk mengacu kepada staf atau karyawan yang bekerja dalam departemen pembelian atau pengadaan suatu perusahaan atau organisasi.

Purchasing staff memiliki peran yang penting dalam memastikan kelancaran operasi perusahaan dan dapat membantu mengendalikan biaya dengan efisien.

Mereka juga berperan dalam membangun hubungan yang baik dengan pemasok dan memastikan bahwa perusahaan mendapatkan nilai terbaik dari setiap transaksi pembelian.

Tugas Purchasing Staff

1. Pengadaan Barang atau Jasa

Salah satu tugas utama seorang purchasing staff adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan akan barang atau jasa tertentu. Mereka harus menghubungi pemasok potensial, meminta penawaran, dan melakukan perbandingan harga, kualitas, dan syarat-syarat lainnya untuk memilih pemasok yang paling sesuai.

2. Negosiasi Kontrak

Setelah memilih pemasok, purchasing staff bertanggung jawab untuk melakukan negosiasi kontrak dengan pemasok tersebut. Mereka harus memastikan bahwa syarat-syarat kontrak mencakup semua detail yang diperlukan, seperti harga, jumlah pesanan, jadwal pengiriman, dan syarat-syarat pembayaran.

3. Manajemen Persediaan

Seorang purchasing staff harus memantau dan mengelola persediaan barang yang sudah ada di perusahaan. Mereka harus menghindari kelebihan stok yang dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi, sambil memastikan bahwa barang yang diperlukan selalu tersedia untuk operasi perusahaan.

4. Evaluasi Pemasok

Penting bagi purchasing staff untuk terus memantau kinerja pemasok mereka. Mereka harus mengevaluasi kualitas produk atau jasa yang diberikan, kepatuhan terhadap kontrak, waktu pengiriman, dan aspek lainnya. Jika ada masalah dengan pemasok, purchasing staff harus mengambil tindakan yang sesuai, seperti negosiasi perbaikan atau mencari pemasok alternatif.

Skill yang Harus Dikuasai Purchasing Staff

• Negosiasi

Kemampuan untuk bernegosiasi adalah keterampilan yang sangat penting bagi seorang Purchasing Staff. Mereka harus mampu bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga dan persyaratan yang menguntungkan bagi perusahaan mereka. Ini termasuk kemampuan untuk memahami kebutuhan perusahaan dan pemasok, serta kemampuan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

• Pemahaman Pasar dan Industri

Seorang Purchasing Staff harus memiliki pengetahuan yang baik tentang pasar dan industri tempat perusahaan mereka beroperasi. Mereka perlu memahami tren harga, perubahan dalam teknologi, dan faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi keputusan pembelian. Ini memungkinkan mereka untuk membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan strategis.

• Keterampilan Analitis

Keterampilan analitis sangat penting dalam peran ini. Purchasing Staff perlu mampu menganalisis data pembelian, mengidentifikasi peluang untuk efisiensi, dan mengelola inventaris dengan baik. Kemampuan untuk membuat perkiraan dan menghitung total biaya pembelian (termasuk biaya pengiriman, pajak, dan lain-lain) juga sangat dibutuhkan.

• Keterampilan Komunikasi

Keterampilan komunikasi yang kuat sangat diperlukan karena Purchasing Staff harus berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk pemasok, departemen internal, dan manajemen senior. Mereka harus dapat mengkomunikasikan kebutuhan perusahaan dengan jelas, menjelaskan keputusan pembelian mereka, dan menjalani komunikasi yang efektif dalam proses negosiasi.

Jenjang Karir Purchasing Staff

1. Purchasing Staff

Untuk jenjang karir seorang purchasing staff cukup menjanjikan. Pada dasarnya setelah menduduki posisi ini selama 5 tahun, Anda sudah bisa meduduki karir sebagai purchasing supervisor.

2. Purchasing supervisor

Purchasing supervisor memiliki tugas untuk mengkoordinir pembelian atau pengadaan komoditas dan jasa yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Selain itu supervisor purchasing juga memiliki tanggung jawab melakukan inspeksi staf karyawan dan monitoring barang pembelian di bawah divisinya.

Umumnya, setelah 3 hingga 4 tahun menduduki posisi sebagai purchasing supervisor, Anda bisa menduduki posisi yang lebih tinggi yaitu purchasing manager.

3. Purchasing manager

Purchasing manager memiliki tugas mulai dari melakukan riset serta mencari barang dan supplier baru. Posisi ini juga memiliki tanggung jawab untuk menjaga sekaligus mengawasi arus pembelian barang bahan baku dan jasa agar berjalan dengan lancar sesuai rencana.

Dimana Purchasing Staff Bekerja?

• Perusahaan Manufaktur

Banyak perusahaan manufaktur memiliki departemen pembelian yang bertanggung jawab untuk mengelola semua kebutuhan bahan baku, suku cadang, dan komponen yang diperlukan dalam proses produksi. Purchasing Staff di perusahaan manufaktur ini akan bekerja untuk memastikan pasokan bahan yang tepat, harga yang kompetitif, dan ketersediaan yang memadai.

• Perusahaan Ritel

Perusahaan ritel, terutama yang besar dan memiliki rantai pasokan yang kompleks, juga memerlukan Purchasing Staff untuk mengelola pembelian produk yang akan dijual di toko mereka. Mereka akan bekerja dengan pemasok dan produsen untuk mendapatkan produk dengan harga terbaik dan memastikan ketersediaan stok yang cukup.

• Perusahaan Teknologi

Perusahaan teknologi, termasuk perusahaan perangkat keras dan perangkat lunak, sering memiliki departemen pembelian yang bertanggung jawab untuk memperoleh perangkat keras, lisensi perangkat lunak, dan sumber daya IT lainnya. Purchasing Staff di perusahaan ini akan berfokus pada teknologi dan peralatan terkait.

• Rumah Sakit dan Institusi Kesehatan

Di rumah sakit dan institusi kesehatan, Purchasing Staff bertanggung jawab untuk mengelola pembelian peralatan medis, obat-obatan, dan perlengkapan medis lainnya. Mereka harus memastikan bahwa peralatan medis yang diperlukan tersedia secara tepat waktu untuk pasien.

• Perusahaan Logistik dan Transportasi

Perusahaan logistik dan transportasi sering memiliki departemen pembelian yang mengurus pembelian kendaraan, bahan bakar, suku cadang, dan peralatan terkait. Purchasing Staff di perusahaan ini berperan penting dalam menjaga armada kendaraan dan infrastruktur operasional dalam kondisi baik.

Rata-Rata Gaji Purchasing Staff

Gaji rata-rata seorang Purchasing Staff dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor, termasuk lokasi geografis, pengalaman, industri, ukuran perusahaan, dan tingkat pendidikan. Di bawah ini adalah perkiraan gaji rata-rata untuk Purchasing Staff berdasarkan jenjang karirnya:

• Purchasing Staff: Besar gaji awal untuk posisi ini berkisar 3- 5 jutaan. Akan tetapi, hal ini tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing perusahaan terkait.
• Purchasing Supervisior: Besaran jumlah gaji purchasing supervisior tentunya akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan purchasing staff biasa. Biasanya, gaji purchasing supervisior kisaran 10 jutaan.
• Purchasing Manager: Gaji yang akan didapatkan seorang purchasing manager ketika menduduki posisi ini, berada di angka Rp16 hingga Rp27 jutaan per bulan.