Profesi Project Officer Mulai Dari Tugas, Skill dan Gaji

Menurut The Nest, dalam kesuksesan sebuah proyek, seorang project manager tentunya akan sangat bergantung dengan project officer.

Sebab, profesi project officer ini dapat dikatakan sebagai penghubung utama antara tim, stakeholder, dan sumber daya, mereka membawa visi proyek menjadi kenyataan dengan keterampilan manajerial dan komunikasi yang luar biasa.

Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih dalam tentang apa itu project officer, tugas-tugasnya, serta keterampilan yang dibutuhkan untuk sukses dalam menekuni profesi ini.

Yuk pelajari lebih jauh peranan vital project officer dalam mencapai tujuan proyek di bawah ini.

Apa Itu Project Officer?

Project Officer adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam menjalankan, mengawasi, dan mengkoordinasikan berbagai aspek dari suatu proyek. Mereka memiliki peran penting dalam manajemen proyek, yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan proyek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini dikutip langsung dari Indeed.

Project officer juga umumnya dikenal dengan sebutan project coordinator. Hal ini terjadi karena seorang project officer merupakan seorang koordinator pada sebuah project yang tengah di jalankan.

Tugas Project Officer​

Di kutip dari “Great Sample Resume”, Beberapa tugas dan tanggung jawab seorang Project Officer Antara lain:

• Perencanaan Proyek

Seorang Project Officer harus mampu merencanakan proyek dengan baik sebelum dimulai. Mereka perlu mengidentifikasi tujuan proyek, menetapkan jadwal pelaksanaan, mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, dan membuat perencanaan risiko untuk mengantisipasi kemungkinan hambatan yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek.

• Koordinasi Tim

Sebagai Project Officer, mereka bertanggung jawab untuk mengoordinasikan tim proyek. Mereka harus memastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka, serta saling berkomunikasi secara efektif. Koordinasi tim juga melibatkan pemantauan kemajuan proyek, mengidentifikasi masalah yang muncul, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

• Pengelolaan Sumber Daya

Seorang Project Officer harus dapat mengelola sumber daya proyek dengan efisien. Ini meliputi pengelolaan anggaran proyek, mengalokasikan tenaga kerja, serta mengawasi penggunaan peralatan dan bahan yang diperlukan. Mereka juga harus memastikan bahwa sumber daya yang tersedia digunakan secara optimal untuk mencapai hasil proyek yang diinginkan.

• Pelaporan dan Evaluasi

Seorang Project Officer harus melakukan pelaporan secara teratur tentang kemajuan proyek kepada pihak yang berkepentingan. Mereka harus mengumpulkan data, menganalisis informasi, dan menyajikan laporan yang jelas dan terperinci. Selain itu, mereka juga perlu melakukan evaluasi terhadap proyek yang telah selesai untuk mengidentifikasi pelajaran yang dapat diambil dan memperbaiki proses di proyek-proyek selanjutnya.

• Manajemen Risiko

Manajemen risiko adalah bagian penting dari tugas seorang Project Officer. Mereka harus dapat mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin muncul selama proyek, mengevaluasi dampaknya, dan mengembangkan strategi untuk mengurangi atau mengelola risiko tersebut. Hal ini melibatkan perencanaan kontinjensi dan pemantauan yang berkelanjutan terhadap risiko selama pelaksanaan proyek.

• Komunikasi Proyek

Seorang Project Officer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Mereka perlu berinteraksi dengan berbagai pihak terkait, seperti anggota tim proyek, manajemen, klien, dan pihak eksternal lainnya. Komunikasi yang efektif akan membantu memastikan pemahaman yang jelas tentang tujuan proyek, peran setiap orang, serta mengatasi masalah atau hambatan yang mungkin timbul.

• Pengawasan Kualitas

Kualitas merupakan faktor penting dalam keberhasilan proyek. Seorang Project Officer harus mengawasi dan memastikan bahwa semua pekerjaan yang dilakukan oleh tim proyek memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Mereka perlu melakukan pemeriksaan berkala, mengadakan uji coba, dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan

• Pengembangan Proyek

Selain menjalankan proyek, seorang Project Officer juga harus berkontribusi dalam pengembangan proyek ke depannya. Mereka dapat melakukan analisis pasca-proyek untuk mengevaluasi keberhasilan dan kelemahan proyek serta mengidentifikasi peluang perbaikan di masa mendatang. Selain itu, mereka juga dapat memberikan masukan dan saran untuk meningkatkan proses manajemen proyek secara keseluruhan.

• Pemahaman Bisnis

Seorang Project Officer harus memiliki pemahaman yang baik tentang aspek-aspek bisnis terkait dengan proyek yang sedang dikerjakan. Mereka perlu memahami kebutuhan bisnis, strategi perusahaan, dan dampak proyek terhadap tujuan organisasi secara keseluruhan. Hal ini akan membantu mereka dalam mengambil keputusan yang tepat dan memastikan bahwa proyek berkontribusi pada pencapaian tujuan bisnis yang diinginkan.

• Keterampilan Manajemen Waktu

Manajemen waktu adalah keterampilan penting yang harus dimiliki oleh seorang Project Officer. Mereka harus mampu mengatur waktu dengan efisien, menetapkan tenggat waktu yang realistis, dan mengelola prioritas dengan baik. Kemampuan ini akan membantu mereka dalam menjaga jadwal proyek, menghindari keterlambatan, dan mencapai hasil yang diharapkan dalam batas waktu yang ditetapkan.

Jenis Jenis Project Officer

• Manajer Proyek

Sebutan ini cukup umum dan dapat langsung menggambarkan tanggung jawab utama seorang project officer. Sebagai manajer proyek, mereka bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan proyek dari awal hingga akhir. Mereka memastikan proyek berjalan lancar, sesuai dengan anggaran dan jadwal yang ditetapkan.

• Koordinator Proyek

Sebagai koordinator proyek, mereka bertugas untuk mengoordinasikan berbagai aspek proyek, termasuk tim kerja, sumber daya, dan komunikasi antara berbagai pihak terkait. Koordinator proyek bertanggung jawab untuk memastikan kolaborasi yang efektif dan pencapaian tujuan proyek.

• Ahli Proyek

Sebutan ini menyoroti keahlian dan pengetahuan seorang project officer dalam mengelola proyek. Mereka memiliki pemahaman mendalam tentang metodologi proyek, alat manajemen proyek, dan strategi yang efektif. Sebagai ahli proyek, mereka memberikan wawasan berharga dan rekomendasi kepada tim proyek.

• Pengelola Proyek

Sebutan ini menekankan peran seorang project officer dalam mengelola proyek secara keseluruhan. Mereka bertanggung jawab atas pemantauan progres proyek, identifikasi risiko, dan pengambilan tindakan korektif yang diperlukan. Sebagai pengelola proyek, mereka menjaga agar proyek tetap berada pada jalur yang benar dan mencapai hasil yang diharapkan

• Penyelaras Proyek

Sebutan ini menggambarkan peran seorang project officer dalam menyelaraskan berbagai elemen proyek, termasuk tujuan, rencana, dan sumber daya. Mereka berfungsi sebagai penghubung antara berbagai pihak terkait proyek dan memastikan kolaborasi yang harmonis dalam mencapai hasil yang diinginkan.

• Penjaga Proyek

Sebutan ini menyoroti peran seorang Project Officer dalam menjaga proyek tetap dalam kendali dan mengatasi tantangan yang muncul. Seperti seorang penjaga yang memastikan keamanan dan keteraturan, Penjaga Proyek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan yang ditetapkan.

• Visioner Proyek

Sebutan ini menekankan visi dan ketajaman pandangan seorang Project Officer dalam merencanakan dan mengarahkan proyek. Visioner Proyek memiliki kemampuan untuk melihat gambaran besar proyek dan mengidentifikasi peluang-peluang baru. Mereka menciptakan strategi yang inovatif untuk mencapai keberhasilan proyek.

Skill yang Harus Dikuasai Project Officer​

Di kutip dari Indeed, Berikut beberapa Skill yag harus dikuasai oleh seorang Project Officer

1. Manajemen Proyek

Seorang project officer harus memiliki keterampilan dalam manajemen proyek yang kuat. Mereka perlu mampu merencanakan, mengorganisir, dan mengendalikan semua aspek proyek dengan baik. Dalam hal ini, kemampuan untuk mengatur jadwal, mengalokasikan sumber daya, dan memonitor kemajuan proyek sangat penting.

2. Komunikasi Efektif

Keterampilan komunikasi yang baik sangatlah penting bagi seorang project officer. Mereka harus bisa berkomunikasi dengan baik dengan anggota tim, manajemen, dan pemangku kepentingan lainnya. Kemampuan menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif serta mendengarkan dengan baik akan membantu memastikan semua pihak terlibat dalam proyek memahami tujuan dan tugas mereka

3. Analisis dan Problem Solving

Seorang project officer harus memiliki kemampuan analitis yang baik untuk dapat mengidentifikasi dan menganalisis masalah yang muncul selama proyek. Mereka perlu dapat mengambil keputusan yang tepat dan menemukan solusi yang efektif untuk mengatasi hambatan atau tantangan yang muncul.

4. Kemampuan Memimpin Sebuah Tim

Sebagai seorang project officer, kemampuan untuk bekerja dalam tim dan memimpin tim adalah sangat penting. Mereka harus dapat memotivasi anggota tim, membangun kerjasama yang baik, dan memfasilitasi kolaborasi yang efektif. Kemampuan untuk mengelola konflik dan membangun hubungan kerja yang positif juga merupakan hal yang penting.

5. Kemampuan Mendengarkan Yang Baik

Kemampuan mendengarkan yang baik adalah salah satu keterampilan penting yang harus dimiliki oleh seorang Project Officer. Dalam peran mereka, mereka sering berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk anggota tim, mitra proyek, manajemen senior, dan klien. Kemampuan mendengarkan yang baik memainkan peran yang sangat penting dalam menjalankan tugas mereka dengan efektif

Cara Menjadi Project Officer​

1. Menyelesaikan Pendidikan dan Pelatihan

Untuk menjadi seorang Project Officer yang berkualitas, memiliki pendidikan dan pelatihan yang memadai adalah penting. Anda dapat memulai dengan mengevaluasi program pendidikan atau gelar yang terkait dengan manajemen proyek, seperti gelar Sarjana Manajemen Proyek. Pilihan lain adalah mengikuti sertifikasi di bidang manajemen proyek seperti PMP (Project Management Professional) yang diakui secara internasional.

2. Perluas Pengetahuan dan Keterampilan

Sebagai seorang Project Officer, pengetahuan yang kuat tentang manajemen proyek adalah kunci sukses. Anda perlu memahami konsep-konsep dasar seperti perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan penutupan proyek. Selain itu, keterampilan komunikasi, kepemimpinan, dan pemecahan masalah juga sangat penting. Meningkatkan keterampilan ini melalui pelatihan, membaca buku, dan mengikuti seminar atau konferensi terkait proyek dapat membantu Anda menjadi seorang Project Officer yang berkompeten.

3. Pengalaman Praktis

Mendapatkan pengalaman praktis dalam manajemen proyek adalah langkah penting untuk menjadi seorang Project Officer yang sukses. Anda dapat mencari kesempatan untuk menjadi anggota tim proyek di tempat kerja Anda saat ini atau mencari proyek kecil yang dapat Anda kelola. Pengalaman ini akan memberi Anda wawasan yang berharga tentang tantangan dan dinamika yang terlibat dalam mengelola proyek.

4. Bangun Jaringan Profesional

Membangun jaringan profesional adalah hal penting dalam industri manajemen proyek. Bergabung dengan organisasi atau asosiasi yang terkait dengan manajemen proyek akan membantu Anda terhubung dengan para profesional lainnya, berbagi pengetahuan, dan mendapatkan peluang baru. Jaringan ini juga dapat membantu Anda mendapatkan rekomendasi dan pengakuan dalam industri.

Jenjang Karir Project Officer​

1. Project Officer

Sebagai seorang Project Officer pemula, Anda akan memulai karir Anda dengan posisi ini. Pada tingkatan ini, tugas Anda akan berkaitan dengan mendukung dan membantu manajemen proyek secara umum. Anda akan bekerja sama dengan tim proyek dalam mengorganisir, mengkoordinasikan, dan memantau perkembangan proyek. Di bawah bimbingan manajer proyek, Anda akan belajar mengenai praktik-proyek terbaik dan mengembangkan keterampilan dasar yang diperlukan dalam pengelolaan proyek.

2. Senior Project Officer

Setelah memiliki pengalaman yang cukup dalam pekerjaan Anda sebagai Project Officer, Anda dapat naik ke tingkatan Senior Project Officer. Pada tingkatan ini, Anda akan memiliki lebih banyak tanggung jawab dalam pengelolaan proyek. Anda akan terlibat dalam perencanaan strategis proyek, koordinasi dengan stakeholder, serta mengelola sumber daya proyek. Anda akan menjadi poin kontak utama bagi anggota tim proyek dan berperan dalam mengatasi tantangan yang mungkin muncul dalam jalannya proyek.

3. Project Manager (Manajer Proyek)

Setelah mencapai tingkatan Senior Project Officer, langkah berikutnya dalam karir seorang Project Officer adalah menjadi seorang Project Manager. Sebagai Project Manager, Anda akan memiliki tanggung jawab penuh dalam mengelola proyek dari awal hingga akhir. Anda akan memimpin tim proyek, mengatur sumber daya, mengembangkan rencana proyek yang komprehensif, dan memastikan pencapaian tujuan proyek. Anda juga akan berinteraksi dengan klien atau pemangku kepentingan proyek untuk memastikan kepuasan mereka.

4. Project Director (Direktur Proyek)

Pada tingkatan karir tertinggi sebagai seorang Project Officer, Anda dapat mencapai posisi Project Director. Sebagai Project Director, Anda akan bertanggung jawab atas strategi keseluruhan proyek, mengarahkan tim manajemen proyek, serta bertanggung jawab untuk memastikan proyek-proyek yang berjalan sejalan dengan tujuan organisasi. Anda akan bekerja secara strategis dengan pihak eksekutif untuk mengembangkan dan mengimplementasikan rencana bisnis yang berkaitan dengan proyek.

Dimana Project Officer​ Bekerja?

Di kutip dari Harvard Bussines Review, Seorang Project Officer dapat bekerja di beberapa sktor ataupun industri perusahaan seperti:

1. Perusahaan Swasta

Banyak Project Officer bekerja di perusahaan swasta, terutama di sektor-sektor seperti teknologi, konstruksi, manufaktur, keuangan, dan konsultasi. Perusahaan-perusahaan ini seringkali memiliki proyek-proyek yang membutuhkan pengelolaan dan koordinasi yang efektif.

2. Instansi Pemerintah

Pemerintah juga merupakan tempat di mana seorang Project Officer dapat menemukan kesempatan karir. Pemerintah seringkali memiliki proyek-proyek yang melibatkan pembangunan infrastruktur, pengembangan kebijakan, dan program-program lainnya yang membutuhkan manajemen proyek yang baik.

3. Organisasi Nirlaba

Beberapa Project Officer juga memilih untuk bekerja di organisasi nirlaba atau LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat). Organisasi-organisasi ini seringkali melaksanakan proyek-proyek sosial, pendidikan, atau lingkungan yang memerlukan pengelolaan proyek yang efisien.

4. Industri Kreatif dan Teknologi

Dalam era digital seperti sekarang, banyak Project Officer yang terlibat dalam industri kreatif dan teknologi. Mereka dapat bekerja di perusahaan-perusahaan startup, agensi periklanan, pengembang perangkat lunak, atau dalam proyek-proyek inovatif lainnya.

Baca juga: Temukan Lowongan Kerja Daerah Tangerang di Pintarnya

Rata-Rata Gaji Project Officer​

Dikutiip dari Glassdoor, rata-rata gaji seorang Project Officer di Indonesia dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor seperti lokasi geografis, pengalaman kerja, industri, dan perusahaan tempat Anda bekerja. Meskipun demikian, berikut ini adalah perkiraan rata-rata gaji Project Officer di Indonesia berdasarkan data terkini:

• Bagi mereka yang baru memulai karir sebagai Project Officer dengan pengalaman kurang dari 2 tahun, gaji rata-rata berkisar antara Rp 5.000.000 hingga Rp 8.000.000 per bulan.
• Bagi Project Officer dengan pengalaman kerja antara 2 hingga 5 tahun, rata-rata gaji bisa mencapai sekitar Rp 8.000.000 hingga Rp 12.000.000 per bulan.
• Untuk mereka yang memiliki pengalaman kerja lebih dari 5 tahun, gaji rata-rata bisa berkisar antara Rp 12.000.000 hingga Rp 20.000.000 per bulan.

Namun, perlu diingat bahwa angka-angka ini hanya sebagai perkiraan dan dapat berbeda tergantung pada banyak faktor seperti perusahaan, ukuran proyek yang ditangani, tanggung jawab, dan keahlian yang dimiliki.

Faktor-faktor yang memengaruhi besaran gaji Project Officer

Selain faktor-faktor yang telah disebutkan di atas, ada beberapa hal lain yang dapat mempengaruhi besaran gaji seorang Project Officer di Indonesia. Beberapa faktor tersebut antara lain:

• Lokasi geografis: Gaji seorang Project Officer di kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, atau Bandung biasanya lebih tinggi dibandingkan dengan kota-kota kecil atau daerah terpencil.
• Industri: Gaji Project Officer dapat berbeda-beda tergantung pada industri tempat Anda bekerja. Misalnya, proyek di sektor perbankan atau teknologi mungkin memiliki gaji yang lebih tinggi dibandingkan dengan proyek di sektor pendidikan atau pemerintahan.
• Sertifikasi dan pendidikan: Memiliki sertifikasi atau gelar pendidikan terkait manajemen proyek dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi.