Apa Itu Procurement? Definisi, Tugas, dan Gajinya

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, pengelolaan pengadaan atau procurement menjadi hal penting yang tidak dapat diabaikan begitu saja jika ingin mencapai efisiensi dan keberlanjutan.

Nah, apabila Anda memiliki latar belakang pendidikan akuntansi, manajemen bisnis, atau ilmu-ilmu terkait, mungkin bekerja di bidang procurement bisa menjadi pilihan karier yang bagus.

Namun sebelum memutuskan berkarir di bidang ini, tentunya Anda harus lebih memahami tentang posisi ini terlebih dahulu.

Maka dari itu, dalam artikel ini kami akan menjabarkan secara detail tentang procurement untuk Anda. Yuk simak penjelasannya satu per satu!

Apa Itu Procurement?

Menurut Obolo, Procurement merupakan istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses pengadaan barang, jasa, atau sumber daya lainnya yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan.

Profesi procurement melibatkan para profesional yang bertanggung jawab dalam mengelola dan mengoordinasikan semua tahapan dalam proses pengadaan tersebut.

Tugas utama seorang profesional procurement adalah mencari, memilih, dan menjalin kerjasama dengan pemasok yang dapat menyediakan barang atau jasa yang diperlukan dengan harga yang kompetitif dan kualitas yang baik.

Mereka juga bertanggung jawab untuk menjaga kepatuhan terhadap peraturan dan prosedur pengadaan yang berlaku.

Profesi procurement memainkan peran penting dalam kesuksesan suatu organisasi. Dengan melakukan pengadaan yang efisien dan efektif, perusahaan dapat memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk operasional yang lancar.

Para profesional procurement juga berperan dalam mengelola risiko yang terkait dengan pengadaan, seperti risiko kualitas, risiko keuangan, dan risiko hukum.

Tugas Procurement

• Mencari dan Memilih Vendor Terbaik

Seorang procurement bertanggung jawab untuk mencari vendor atau pemasok terbaik yang dapat menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Mereka harus melakukan riset pasar, mengumpulkan informasi mengenai berbagai vendor yang tersedia, mengevaluasi kualitas produk atau layanan yang ditawarkan, serta melakukan negosiasi harga dan kontrak dengan vendor yang dipilih.

• Mengelola Hubungan dengan Vendor

Seorang procurement harus membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan vendor atau pemasok. Mereka harus memastikan komunikasi yang efektif dengan vendor, memantau kinerja vendor secara berkala, menyelesaikan masalah yang mungkin timbul, dan memastikan kualitas produk atau layanan yang diberikan tetap sesuai dengan standar yang ditetapkan.

• Menganalisis Kebutuhan dan Membuat Perencanaan Pengadaan

Seorang procurement harus memahami kebutuhan perusahaan dan bekerja sama dengan departemen terkait untuk mengidentifikasi barang atau jasa yang diperlukan. Mereka harus membuat perencanaan pengadaan yang mencakup penentuan anggaran, jadwal pengadaan, dan strategi pengadaan yang efisien.

• Melakukan Pengadaan Barang dan Jasa

Setelah perencanaan pengadaan dibuat, seorang procurement bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa. Ini meliputi mengajukan permintaan penawaran kepada vendor, mengevaluasi penawaran yang diterima, melakukan negosiasi harga dan kontrak, serta mengatur pengiriman barang atau penyediaan layanan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

• Memastikan Kepatuhan Terhadap Kebijakan dan Prosedur

Seorang procurement harus memastikan bahwa semua proses pengadaan yang dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan serta peraturan yang berlaku. Mereka harus mematuhi standar etika bisnis, mengelola risiko yang terkait dengan pengadaan, dan memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam setiap langkah pengadaan.

Skill yang Harus Dikuasai Procurement​

• Analisis Pasar dan Pembelian

Seorang profesional pengadaan perlu memiliki kemampuan untuk melakukan analisis pasar dengan baik. Mereka harus dapat memahami tren pasar, harga, dan persaingan di industri yang relevan. Selain itu, mereka harus memiliki kemampuan untuk melakukan pembelian yang cerdas dan efisien, dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti kualitas, harga, dan keberlanjutan.

• Negosiasi dan Manajemen Kontrak

Keterampilan negosiasi yang baik sangat penting dalam pengadaan. Seorang profesional pengadaan harus dapat bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga dan kondisi kontrak yang menguntungkan bagi perusahaan. Mereka juga harus memiliki kemampuan untuk mengelola kontrak dengan baik, termasuk pemantauan kinerja pemasok, penyelesaian sengketa, dan pembaruan kontrak jika diperlukan.

• Pemahaman Hukum dan Etika

Seorang profesional pengadaan harus memiliki pemahaman yang baik tentang hukum dan peraturan yang terkait dengan pengadaan, termasuk undang-undang perlindungan konsumen dan undang-undang antikorupsi. Mereka harus dapat memastikan bahwa semua proses pengadaan dilakukan dengan etika yang tinggi dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

• Pemahaman Budaya dan Bahasa

Diplomat harus mampu menghargai perbedaan budaya dan mampu beradaptasi dengan lingkungan yang baru. Penguasaan bahasa asing juga sangat penting dalam diplomasi, karena dapat membantu diplomat berkomunikasi dengan efektif.

• Analisis Data dan Pengambilan Keputusan

Pengadaan modern didukung oleh data yang akurat dan analisis yang tepat. Seorang profesional pengadaan harus memiliki kemampuan untuk menganalisis data pengadaan, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan yang berdasarkan bukti. Kemampuan dalam menggunakan alat dan teknologi analisis data juga merupakan keunggulan dalam mengoptimalkan proses pengadaan.

• Komunikasi dan Keterampilan Interpersonal

Kemampuan komunikasi yang efektif sangat penting dalam pengadaan. Seorang profesional pengadaan harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan efisien dengan berbagai pihak terkait, termasuk manajemen internal, pemasok, dan departemen lain di perusahaan. Keterampilan interpersonal yang baik juga membantu dalam membangun hubungan yang kuat dengan pemasok dan memfasilitasi kerjasama yang saling menguntungkan.

Cara Menjadi Procurement​

1. Pendidikan dan Pelatihan

Untuk memulai karir sebagai seorang procurement, pendidikan yang relevan sangatlah penting. Memperoleh gelar sarjana dalam bidang seperti manajemen, bisnis, atau ekonomi dapat memberikan landasan yang kuat untuk memahami konsep dan prinsip-prosip dasar dalam procurement. Selain itu, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mengikuti pelatihan khusus atau sertifikasi dalam bidang procurement untuk meningkatkan keahlian Anda.

2. Memperluas Pengetahuan Tentang Procurement

Untuk menjadi seorang procurement yang kompeten, Anda perlu memiliki pemahaman yang mendalam tentang konsep dan proses-proses dalam pengadaan. Luangkan waktu untuk mempelajari prinsip-prinsip dasar seperti analisis kebutuhan, evaluasi pemasok, negosiasi kontrak, dan manajemen risiko. Anda dapat membaca buku-buku, mengikuti kursus online, atau menghadiri seminar dan konferensi terkait untuk memperluas pengetahuan Anda dalam bidang ini

3. Pengalaman Kerja

Pengalaman kerja dalam bidang procurement sangat berharga. Upayakan untuk mendapatkan kesempatan magang atau pekerjaan entry-level dalam departemen pengadaan suatu perusahaan. Ini akan memberikan Anda pemahaman praktis tentang proses-proses pengadaan dan memungkinkan Anda untuk belajar dari para profesional yang sudah berpengalaman di bidang ini. Selain itu, pengalaman kerja akan menjadi aset yang berharga ketika Anda mencari pekerjaan procurement yang lebih tinggi.

4. Membangun Jaringan

Jaringan profesional juga memiliki peran penting dalam memulai karir sebagai seorang procurement. Bergabunglah dengan asosiasi profesional atau kelompok diskusi online yang berfokus pada bidang procurement. Ini akan memberikan Anda kesempatan untuk bertukar informasi, belajar dari orang lain, dan membangun hubungan dengan para praktisi procurement yang berpengalaman. Jaringan yang kuat dapat membuka pintu untuk kesempatan kerja dan membantu Anda maju dalam karir.

Jenjang Karir Procurement​

• Staf Pengadaan

ahap awal dalam karir pengadaan adalah menjadi seorang staf pengadaan. Pada posisi ini, Anda akan mempelajari dasar-dasar pengadaan, termasuk proses pengadaan barang dan jasa, negosiasi kontrak, dan manajemen risiko. Anda akan bekerja di bawah supervisi manajer pengadaan yang lebih senior.

• Analis Pengadaan

Setelah mendapatkan pengalaman yang cukup sebagai staf pengadaan, Anda dapat naik ke posisi analis pengadaan. Di sini, Anda akan mengembangkan keterampilan analitis yang lebih mendalam, seperti analisis pasar, evaluasi penawaran, dan manajemen rantai pasok.

• Manajer Pengadaan

Tingkatan selanjutnya adalah menjadi seorang manajer pengadaan. Pada posisi ini, Anda akan mengawasi tim pengadaan, mengelola anggaran, dan berinteraksi dengan pemasok. Anda juga akan bertanggung jawab untuk mengoptimalkan proses pengadaan agar lebih efisien dan efektif.

• Kepala Pengadaan

Pada tingkatan tertinggi dalam karir pengadaan, Anda dapat menjadi kepala pengadaan di sebuah organisasi. Anda akan memimpin strategi pengadaan, berkolaborasi dengan manajemen senior, dan bertanggung jawab untuk mencapai tujuan bisnis melalui pengelolaan pengadaan yang sukses.

Dimana Procurement​ Bekerja?

• Perusahaan swasta

Hampir setiap perusahaan swasta membutuhkan tim procurement yang efektif untuk mengelola kebutuhan mereka. Tim procurement ini akan bertanggung jawab untuk menjalin hubungan dengan pemasok, melakukan negosiasi harga, dan memastikan pasokan barang dan jasa yang stabil.

• Perusahaan publik

Organisasi sektor publik seperti pemerintah daerah, kantor pemerintah, atau lembaga publik lainnya juga membutuhkan fungsi procurement yang kuat. Hal ini diperlukan agar mereka dapat memenuhi kebutuhan masyarakat dengan efisien dan transparan.

• Industri manufaktur

Dalam industri manufaktur, procurement memainkan peran yang sangat penting. Tim procurement akan bekerja untuk mengidentifikasi dan memilih pemasok bahan baku, bahan penolong, dan komponen lain yang diperlukan untuk produksi. Mereka juga akan mengelola hubungan dengan pemasok dan memastikan pasokan yang tepat waktu.

• Organisasi nirlaba

Organisasi nirlaba, seperti yayasan atau lembaga amal, juga memiliki kebutuhan procurement. Mereka perlu mengelola pembelian barang dan jasa yang mendukung misi mereka, seperti perlengkapan medis, bahan makanan, atau keperluan operasional lainnya.

• Sektor kesehatan

Rumah sakit, klinik, atau lembaga kesehatan lainnya memiliki kebutuhan procurement yang unik. Mereka harus memastikan pasokan peralatan medis, obat-obatan, dan bahan habis pakai untuk menjaga kualitas pelayanan kesehatan yang optimal.

• Industri konstruksi

Dalam industri konstruksi, procurement berperan penting dalam memperoleh bahan bangunan, peralatan, dan jasa konstruksi. Tim procurement akan bekerja untuk memilih pemasok yang dapat memberikan barang berkualitas dengan harga yang kompetitif.

• Sektor energi

Dalam sektor energi, seperti perusahaan listrik atau perusahaan minyak dan gas, procurement membantu memastikan pasokan sumber daya yang diperlukan untuk operasional. Ini termasuk pembelian bahan bakar, peralatan, dan jasa yang mendukung produksi energi.

Rata-Rata Gaji Procurement​

• Staf Pengadaan: Rp 5.000.000 – Rp 7.000.000

• Analis Pengadaan: Rp 7.000.000 – Rp 10.000.000

• Manajer Pengadaan: Rp 10.000.000 – Rp 15.000.000

• Kepala Pengadaan: Rp 16.000.000 – Rp 40.000.000