Apa Sih Front Office Itu? Mulai Dari Tugas, Gaji dan Skill!

Tahukah Anda, Front Office merupakan ujung tombak yang menentukan kesan pertama pelanggan terhadap sebuah perusahaan.

Seorang Front Office tidak hanya berfungsi sebagai penerima tamu, tetapi juga sebagai pusat komunikasi dan transaksi yang efektif.

Dengan begitu, posisi ini memiliki peran yang begitu krusial, sebab akan menjadi hal utama dalam membangun citra positif perusahaan.

Maka dari itu, tentu bukan perkara mudah untuk bisa membangun karir di bidang ini.

Nah, bagi Anda yang tertarik untuk bekerja sebagai Front Office, yuk kita telusuri terlebih dahulu bagaimana tugas-tugas, skill, hingga jenjang karir Front Office.

Apa Itu Front Office?

Menurut Bagyono dan Sambodo (2006) menjelaskan bahwa front office adalah bagian yang vital dalam menentukan keberhasilan sebuah bisnis penginapan.

Karena pendapatan terbesar sebuah hotel bersumber dari penjualan kamar, sementara pendapatan terbesar kedua bersumber dari sektor food and beverage.

Maka dari itu, front office menjadi ujung tombak perusahaan dalam berinteraksi dengan pelanggan.

Tugas Front Office

1. Check-in dan reservation

Ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh staf FO, yaitu great the guest atau menyapa tamu. Memberikan sapaan merupakan standar greeting di hotel. Setelah itu, bagian FO akan berinisiatif untuk menawarkan bantuan dan melakukan up selling dengan berinteraksi pada tamu untuk mempromosikan produk-produk dan event yang ada di hotel.

2. Register the guest

Hal-hal yang dilakukan adalah meminta bukti identitas tamu untuk validasi data,  berupa KTP atau paspor. Bukti identitas ini nantinya akan di fotokopi dan disimpan sebagai jaminan. Registrasi juga dapat dilakukan dengan cukup mengisi registration card yang disertai dengan tanda tangan tamu. 

3. Assign a room

Menurut Hospitalitynet, Assign a room Artinya, memberikan kamar pada tamu sesuai kesepakatan dengan menyerahkan kunci kamar. Jadi FO juga bertugas dan bertanggung jawab dalam memilihkan kamar yang nyaman dan sesuai dengan keinginan tamu.

4. Room the guest

Room the guest, yaitu mengarahkan tamu untuk menuju kamarnya. FO juga bertugas untuk memberitahu letak ruang kamar dengan jelas dan mempersilahkan tamu dengan segera.

5. Provide information

Provide information, yaitu memberikan informasi tentang fasilitas hotel, kegiatan yang sedang ada di hotel, ataupun informasi wisata di sekitar hotel. Meskipun sebenarnya tugas Front Office yang satu ini merupakan tugas dari bagian Information, namun terkadang juga menjadi tugas dari bagian Reception.

6. Menangani guest complaint

Menangani komplain dari para tamu juga menjadi salah satu hal yang harus dihadapi oleh FO. Petugas FO harus mengikuti standar prosedur dalam menangani tamu komplain, supaya dapat tercipta solusi terbaik terhadap tamu.

7. Membuat laporan hunian

Tugas lain dari FO adalah membuat laporan mengenai tingkat hunian kamar di hotel (room occupancy), khususnya petugas FO yang shift malam. Tujuannya adalah supaya petugas yang di pagi hari dapat mengatur operational dengan maksimal.

8. Bellboy

Bagian dari FO yang juga tidak boleh dilupakan adalah Bellboy. Bellboy adalah bagian dari section Concierge yang akan melayani barang bawaan tamu mulai dari tamu tersebut check-in, check-out, atau pindah kamar.

Skill yang Harus Dikuasai Front Office

1. Komunikasi yang Efektif

Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting dalam profesi front office. Anda harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan ramah kepada tamu atau pelanggan. Kemampuan mendengarkan dengan baik juga diperlukan agar Anda dapat memahami kebutuhan dan permintaan mereka dengan tepat.

2. Kehandalan Teknologi

Dalam dunia yang semakin terhubung secara digital, memiliki pemahaman dan keterampilan dalam menggunakan perangkat teknologi menjadi suatu keharusan. Anda harus terampil dalam menggunakan sistem reservasi, perangkat lunak manajemen pelanggan, dan alat komunikasi modern lainnya yang digunakan di industri perhotelan.

3. Pengetahuan tentang Industri Perhotelan

Untuk menjadi profesional front office yang sukses, Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang industri perhotelan. Ini meliputi pengetahuan tentang jenis kamar, fasilitas hotel, layanan yang ditawarkan, dan prosedur operasional hotel. Dengan memahami industri ini secara menyeluruh, Anda dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada tamu dan menjawab pertanyaan mereka dengan tepat.

4. Keterampilan Manajemen Waktu

Profesi front office seringkali melibatkan penanganan banyak tugas sekaligus. Oleh karena itu, kemampuan manajemen waktu yang baik sangat penting. Anda harus mampu mengatur prioritas tugas, bekerja secara efisien, dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Kemampuan untuk tetap tenang dan terorganisir dalam situasi yang sibuk juga akan sangat berguna.

5. Keramahan dan Kesabaran

Profesi front office sering kali melibatkan interaksi dengan tamu atau pelanggan yang memiliki beragam kepribadian dan kebutuhan. Oleh karena itu, menjadi ramah, sabar, dan menjaga sikap profesional sangat penting. Anda harus dapat mengatasi tantangan dengan tenang dan memberikan pengalaman yang positif kepada setiap tamu yang Anda layani.

Cara Menjadi Front Office

1. Pendidikan dan Pelatihan

Langkah pertama adalah memperoleh pendidikan yang relevan dengan industri perhotelan. Banyak institusi pendidikan menawarkan program studi terkait, seperti manajemen perhotelan atau pariwisata. Melalui program-program ini, Anda akan mempelajari pengetahuan dasar tentang industri, keterampilan komunikasi, manajemen waktu, dan teknologi yang diperlukan dalam pekerjaan front office.

2. Penguasaan Bahasa dan Komunikasi

Sebagai seorang front office, kemampuan berkomunikasi yang baik sangatlah penting. Anda harus bisa berbicara dengan jelas dan ramah kepada tamu atau pelanggan. Selain itu, penguasaan bahasa asing seperti bahasa Inggris juga akan menjadi nilai tambah dalam kompetisi pekerjaan.

3. Perluas Pengetahuan Tentang Industri dan Sistem Reservasi

Untuk menjadi front office yang kompeten, Anda perlu memiliki pemahaman yang baik tentang industri perhotelan dan sistem reservasi yang digunakan. Pelajari prosedur check-in dan check-out, pengelolaan reservasi, serta penggunaan perangkat lunak khusus front office.

Selalu up-to-date dengan perkembangan terbaru dalam industri perhotelan, seperti tren perjalanan dan teknologi terkait. Mengetahui hal-hal ini akan membuat Anda menjadi sumber informasi yang berharga bagi tamu dan memungkinkan Anda beradaptasi dengan perubahan dalam industri.

4. Etika Kerja dan Tampilan Profesional

Sebagai seorang front office, Anda akan menjadi wajah hotel atau perusahaan. Etika kerja yang baik, seperti kesopanan, keramahan, dan kejujuran sangat penting. Selain itu, tampilan yang profesional, termasuk berpakaian rapi dan penampilan yang terawat, akan memberikan kesan yang baik kepada tamu atau pelanggan.

Jenjang Karir Front Office

1. Resepsionis

Peran sebagai seorang resepsionis adalah awal yang baik dalam memasuki dunia front office. Sebagai resepsionis, tugas Anda meliputi menyambut tamu, mengelola reservasi, dan memberikan pelayanan yang ramah dan profesional. Untuk meningkatkan karir Anda sebagai resepsionis, Anda dapat mengikuti pelatihan tambahan tentang pelayanan pelanggan, manajemen waktu, dan keterampilan komunikasi yang efektif.

2. Koordinator Front Office

Setelah memiliki pengalaman sebagai resepsionis, Anda dapat mempertimbangkan untuk naik ke jenjang koordinator front office. Posisi ini memerlukan kemampuan organisasi yang baik dalam mengelola tim dan operasional front office secara keseluruhan. Sebagai koordinator, Anda akan bertanggung jawab untuk mengatur jadwal kerja, melatih staf baru, dan memastikan efisiensi layanan.

3. Supervisor Front Office

Jika Anda telah mendapatkan cukup pengalaman dan keahlian dalam mengelola tim, langkah selanjutnya adalah menjadi seorang supervisor front office. Sebagai seorang supervisor, Anda akan memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam mengawasi operasional front office, melakukan evaluasi kinerja staf, dan membuat keputusan strategis untuk meningkatkan efektivitas departemen front office. Untuk mencapai posisi ini, mengembangkan keterampilan kepemimpinan dan pemecahan masalah yang kuat akan sangat membantu.

4. Manajer Front Office

Puncak dalam karir front office adalah menjadi seorang manajer front office. Sebagai seorang manajer, Anda akan mengambil peran kepemimpinan yang strategis dalam mengelola departemen front office secara keseluruhan. Tanggung jawab Anda meliputi pengawasan operasional, mengembangkan kebijakan dan prosedur, serta bekerja sama dengan departemen lain untuk meningkatkan kualitas layanan. Untuk mencapai posisi ini, Anda perlu memiliki pengalaman yang luas, keterampilan manajemen yang kuat, dan kemampuan untuk mengatasi tantangan yang kompleks.

Dimana Front Office Bekerja?

1. Hotel dan Resort

Di hotel, front office sering ditemukan di lobi atau area penerima tamu. Mereka akan menyambut tamu, melakukan check-in dan check-out, memberikan informasi tentang fasilitas hotel, dan membantu tamu dengan kebutuhan mereka selama menginap.

2. Rumah Sakit

Dalam lingkungan rumah sakit, front office biasanya berada di area pendaftaran atau pusat informasi. Mereka akan menerima pasien yang datang, mengumpulkan informasi pendaftaran, dan membantu mengarahkan pasien ke departemen yang sesuai.

3. Perusahaan

Banyak perusahaan memiliki front office di area penerima tamu atau resepsionis. Mereka akan menyambut pengunjung, menerima telepon, mengatur janji temu, dan memberikan informasi dasar tentang perusahaan kepada pengunjung.

4. Pusat Konferensi dan Acara

Di tempat-tempat seperti pusat konferensi atau ruang acara, front office sering berfungsi sebagai pusat informasi. Mereka akan membantu peserta acara dengan pendaftaran, memberikan informasi tentang jadwal dan lokasi, dan menjawab pertanyaan umum.

5. Bandara

Di bandara, front office berfungsi sebagai area pendaftaran dan check-in. Mereka akan memeriksa tiket penumpang, memberikan bantuan dengan bagasi, dan memberikan informasi tentang penerbangan kepada penumpang.

Rata-Rata Gaji Front Office

Rata-rata gaji front office di Indonesia dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor, termasuk lokasi, jenis perusahaan, tingkat pengalaman, dan ukuran hotel atau properti tempat Anda bekerja. Namun, berdasarkan data yang kami temukan dari Indeed, kami dapat memberikan perkiraan rata-rata gaji untuk posisi-posisi umum di bagian front office sebagai berikut.

1. Resepsionis: Rata-rata gaji seorang resepsionis hotel di Indonesia berkisar antara Rp 3.000.000 hingga Rp 6.000.000 per bulan. Tentu saja, jumlah ini dapat berfluktuasi tergantung pada faktor-faktor yang disebutkan sebelumnya.
2. Koordinator Front Office: Petugas layanan tamu, yang sering kali bertanggung jawab untuk melayani tamu dengan ramah dan efisien, dapat mengharapkan rata-rata gaji antara Rp 5.000.000 hingga Rp 7.000.000 per bulan.
3. Supervisor Front Office: Sebagai seorang supervisor front office, Anda akan memiliki tanggung jawab lebih besar dalam mengawasi operasional front office. Gaji rata-rata untuk posisi ini biasanya berkisar antara Rp 7.000.000 hingga Rp 10.000.000 per bulan.
4. Manajer Front Office: Manajer front office adalah posisi yang memiliki tanggung jawab manajerial penuh terhadap seluruh operasional front office. Gaji rata-rata seorang manajer front office di Indonesia berkisar di atas Rp 11.000.000.