Apa Itu Event Organizer? Berikut Penjelasan Lengkap Profesi Ini!

Menjadi bagian dari tim event organizer mungkin akan menjadi pilihan pekerjaan yang cocok bagi Anda yang senang berkontribusi dalam sebuah acara.

Pasalnya, event organizer merupakan bagian penting yang sangat memengaruhi keberlangsungan dan kelancaran dalam sebuah acara.

Nah, jika Anda tertarik berkarier di bidang ini, yuk, kenali lebih dalam mengenai event organizer secara lengkap di bawah ini.

Apa Itu Event Organizer?

Event organizer (EO) atau yang juga dikenal sebagai penyelenggara acara adalah perusahaan atau individu yang spesialis dalam merencanakan, mengelola, dan melaksanakan berbagai jenis acara dan pertemuan.

Tugas utama seorang event organizer adalah memastikan bahwa acara tersebut berjalan lancar dan sesuai dengan visi, tujuan, dan kebutuhan klien atau penyelenggara acara.

Tugas Event Organizer

1. Perencanaan Acara

EO bertanggung jawab untuk merencanakan setiap detail acara sesuai dengan keinginan dan tujuan klien. Ini termasuk menentukan tanggal dan lokasi, mengidentifikasi vendor yang diperlukan (seperti penyedia catering, dekorator, penyedia teknologi, atau artis tamu), serta membuat jadwal yang rinci untuk seluruh rangkaian acara.

2. Koordinasi dan Pelaksanaan Acara

Selama pelaksanaan acara, EO bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan semua elemen dan vendor yang terlibat. Mereka memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai dengan rencana, mulai dari pengaturan panggung, pengadaan makanan dan minuman, hingga pengelolaan tamu. EO juga mengatasi masalah yang mungkin muncul selama acara dan memastikan segalanya berjalan dengan lancar.

3. Manajemen Anggaran

EO bertanggung jawab untuk mengelola anggaran acara sesuai dengan yang telah disepakati dengan klien. Ini mencakup membuat perkiraan biaya, mencari cara untuk menghemat biaya ketika memungkinkan, dan memastikan semua tagihan dan pembayaran kepada vendor dan pihak ketiga diproses dengan benar. Manajemen anggaran yang baik adalah kunci untuk menjaga keuangan acara tetap terkendali.

Skill yang Harus Dikuasai Event Organizer

• Kreativitas

Kemampuan untuk berpikir kreatif dan menciptakan konsep acara yang unik dan menarik adalah berharga dalam menarik perhatian peserta dan klien Anda.

• Kemampuan Pemasaran

Pemahaman tentang pemasaran dan promosi acara dapat membantu Anda mengisi kursi atau mendatangkan peserta untuk acara Anda.

• Kemampuan Keuangan

Pengelolaan anggaran acara dan pemahaman tentang keuangan acara adalah keterampilan yang sangat penting dalam menjaga keuangan acara tetap seimbang.

• Kemampuan Problem Solving

Kemampuan untuk merespons masalah atau situasi yang tidak terduga selama acara dan menemukan solusi dengan cepat adalah keterampilan yang sangat diperlukan.

• Kemampuan Adapatasi

Industri event organizer seringkali berubah-ubah, jadi kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan dan situasi yang tidak terduga sangat penting.

Jenjang Karir Event Organizer

• Assistant Event Coordinator/Coordinator

Posisi awal dalam industri EO biasanya dimulai sebagai Asisten Koordinator Acara atau Koordinator Junior. Di tingkat ini, Anda akan membantu Koordinator Acara Senior atau Manajer Acara dalam tugas-tugas perencanaan dan pelaksanaan acara.

• Event Coordinator/Manager

Setelah beberapa tahun bekerja sebagai Asisten atau Koordinator Junior, Anda dapat naik ke posisi Koordinator Acara atau Manajer Acara. Di tingkat ini, Anda akan memiliki lebih banyak tanggung jawab dalam merencanakan dan melaksanakan acara.

• Senior Event Manager/Director

Setelah mengumpulkan pengalaman yang luas dan memiliki catatan prestasi yang baik dalam industri EO, Anda dapat mencapai tingkat Senior Event Manager atau Direktur Acara. Di tingkat ini, Anda mungkin bertanggung jawab atas acara yang lebih besar dan kompleks, serta memiliki peran strategis dalam mengembangkan bisnis EO.

Dimana Event Organizer Bekerja?

1. Perusahaan EO Independen

Banyak Event Organizer adalah pengusaha mandiri atau memiliki perusahaan EO independen. Mereka merencanakan dan melaksanakan berbagai jenis acara untuk klien mereka, termasuk acara perusahaan, pameran dagang, pesta pernikahan, konferensi, festival, dan berbagai acara lainnya. Perusahaan EO independen dapat melayani berbagai jenis klien, dari individu hingga perusahaan besar.

2. Perusahaan Pameran dan Konvensi

Event Organizer sering bekerja untuk perusahaan yang mengkhususkan diri dalam mengorganisir pameran dagang, konferensi, dan konvensi. Mereka bertanggung jawab untuk mengelola semua aspek logistik dan perencanaan acara tersebut, termasuk pengaturan stan pameran, pendaftaran peserta, pemilihan lokasi, dan lain sebagainya.

3. Hotel dan Pusat Konvensi

Banyak hotel, resor, dan pusat konvensi memiliki departemen acara atau tim EO internal yang membantu tamu dan klien mereka merencanakan acara, mulai dari pernikahan hingga konferensi bisnis. Event Organizer di tempat ini membantu dalam merencanakan dan melaksanakan acara yang diadakan di fasilitas mereka.

4. Organisasi Nirlaba dan Badan Pemerintah

Organisasi nirlaba, yayasan amal, lembaga pendidikan, dan badan pemerintah sering mempekerjakan Event Organizer untuk mengorganisir acara-acara seperti penggalangan dana, seminar, konferensi, pertemuan masyarakat, dan acara sosial lainnya. EO di sektor ini membantu dalam mengelola aspek logistik dan perencanaan acara yang mendukung tujuan mereka.

Rata-Rata Gaji Event Organizer

Dilansir dari Indeed, rata-rata gaji event organizer atau disebut juga event management adalah sebesar Rp4,2 juta per bulan. Pendapatan bisa lebih tinggi, tergantung besarnya acara. Staf EO juga mungkin akan mendapatkan penghasilan puluhan juta per bulan jika acara yang diselenggarakan banyak.

Mereka biasanya mendapatkan penghasilan per hari, bukan per bulan. Beberapa individu menjadikan pekerjaan ini sebagai freelance. Selain itu, gaji yang dihasilkan mungkin berbeda, tergantung jenis event organizer tersebut.