Contoh Notulen Rapat adalah catatan resmi yang dibuat dalam sebuah pertemuan atau rapat. Notulen rapat berisi rangkuman hasil diskusi, keputusan, dan tindakan yang diambil selama rapat berlangsung.
Notulen rapat penting karena dapat digunakan sebagai bukti tertulis atas kesepakatan yang telah dibuat selama rapat, serta sebagai panduan bagi peserta rapat dan pihak-pihak terkait untuk mengambil tindakan selanjutnya.
Daftar Isi
Keuntungan Mengetahui Contoh Notulen Rapat
Ada banyak sekali keuntungan yang dapat Anda lakukan ketika mengetahui manfaat dari notulen rapat. Bukan hanya sekedar tulisan juga sebagai pengingat di masa yang akan datang jika ada agenda penting.
1. Memulai Notulen Rapat
Contoh Notulen Rapat biasanya dimulai dengan judul rapat dan tanggal pelaksanaannya. Selanjutnya, sertakan nama lengkap peserta rapat, termasuk tamu undangan yang hadir. Pastikan untuk mencantumkan jabatan atau peran peserta rapat, untuk memudahkan dalam mengidentifikasi.
2. Ringkasan Pokok Bahasan
Setelah memperkenalkan peserta rapat, buatlah ringkasan singkat tentang apa yang dibahas dalam rapat. Jelaskan topik utama yang dibahas dan bagaimana hal tersebut terkait dengan masalah yang ingin diselesaikan.
3. Rangkuman Diskusi
Selanjutnya, buatlah rangkuman dari diskusi yang terjadi selama rapat. Catat poin-poin penting yang dibahas dan permasalahan yang muncul. Jika ada presentasi atau laporan yang disajikan, sertakan ringkasan yang relevan dari materi tersebut.
4. Keputusan yang Dibuat
Setelah mencatat diskusi, selanjutnya catatlah keputusan yang diambil selama rapat. Jelaskan secara jelas dan rinci setiap keputusan yang diambil, termasuk siapa yang mengusulkan dan memutuskan keputusan tersebut.
5. Tindakan Selanjutnya
Terakhir, buatlah catatan tentang tindakan yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari keputusan yang diambil selama rapat. Jelaskan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tindakan tersebut, kapan harus dilakukan, dan bagaimana pelaksanaannya.
Baca juga: Contoh Surat Permohonan: Bantu Permudah Urusan Anda
Berikut Ini Format Notulen Rapat
Cara terbaik untuk membuat Contoh Notulen Rapat adalah dengan terlebih dahulu mengetahui format apa yang Anda butuhkan. Tentunya setiap perusahaan atau instansi memiliki pedoman risalah rapat masing-masing.
Biasanya sudah ada contoh template risalah rapat yang disesuaikan dengan aturan organisasi Anda. Ada banyak format risalah rapat, namun ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan. Berikut beberapa poin penting yang harus Anda tuliskan dalam bentuk menit.
1. Judul Rapat
Judul rapat merupakan hal penting yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Contoh Notulen Rapat. Anda dapat membuat judul untuk risalah sesuai dengan tujuan rapat. Misalnya, untuk rapat tim pemasaran bulanan, Anda dapat menulis judul:Risalah Rapat Tim Pemasaran Agustus 2020.
2. Lokasi dan Waktu Rapat
Setiap Menit Hal kedua yang ditulis adalah tempat dan waktu . Keadaan pertemuan. Dengan asumsi ada jeda, Anda bisa menuliskannya berapa menit. Hal tersebut dapat dijadikan sebagai bahan untuk menilai efektif tidaknya rapat yang diadakan.
3. Daftar Anggota Rapat
Ingatlah untuk menuliskan siapa saja yang akan hadir dalam rapat. Risalah tidak lengkap tanpa daftar anggota yang hadir. Tentu saja, mencatat siapa saja yang hadir dalam rapat akan memudahkan untuk mengetahui siapa saja yang tidak hadir.
4. Tujuan diadakannya rapat
Format risalah rapat selanjutnya yang perlu diingat adalah menuliskan tujuan diadakannya rapat tersebut. Misalnya, untuk rapat menentukan strategi content marketing di tengah pandemi, Anda cukup menulis, “Tentukan strategi content marketing yang perlu diterapkan di masa pandemi corona.”
5. Pembahasan dan Hasil Keputusan Rapat
Pembahasan dan hasil keputusan rapat merupakan hal yang penting dalam risalah. Terlepas dari apakah risalah tersebut resmi atau tidak, hasil rapat tersebut tentunya harus disebutkan. Bagian ini mencatat secara singkat poin-poin penting untuk setiap topik yang dibahas.
Setelah itu, hasil keputusan rapat seperti penugasan anggota dan langkah-langkah perencanaan tindakan juga harus dituliskan secara lengkap. Ini membantu anggota tim memahami apa peran dan tanggung jawab mereka berdasarkan keputusan yang dibuat dalam rapat.
Baca juga: 7 Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Lengkap yang Baik dan Benar
Ini Dia Contoh Notulen Rapat
Demikianlah contoh dari notulen rapat pembentukan tim kerja sistem informasi akademik di Fakultas Teknik Universitas XYZ. Notulen rapat yang baik dan jelas sangat membantu dalam memastikan kesepakatan dan tindakan yang diambil selama rapat, serta memudahkan proses tindak lanjut di masa depan.
Baca juga: Surat Keterangan Bebas Narkoba, Prosedur dan Syaratnya
Notulen rapat yang baik dan jelas sangat membantu dalam memastikan kesepakatan dan tindakan yang diambil selama rapat, serta memudahkan proses tindak lanjut di masa depan. Oleh karena itu penting adanya Contoh Notulen Rapat bagi Anda yang ingin mencatatnya.
