Tugas Resepsionis

• Menyambut dan Melayani Tamu

Sebagai resepsionis, tugas utama adalah menyambut tamu dengan ramah dan membantu mereka merasa nyaman. Mereka harus siap melayani pertanyaan, memberikan informasi yang diperlukan, dan memberikan arahan yang tepat kepada tamu.

• Menangani Panggilan Telepon dan Pesan

Resepsionis juga bertanggung jawab untuk menjawab panggilan telepon dan menyampaikan pesan dengan efisien. Mereka harus mampu mengidentifikasi kepentingan panggilan tersebut dan menghubungkan dengan orang yang tepat.

• Mengelola Jadwal dan Reservasi

Mengatur jadwal pertemuan, reservasi ruangan, atau pengaturan layanan khusus juga merupakan tanggung jawab seorang resepsionis. Mereka harus terorganisir dalam mengelola waktu dan sumber daya perusahaan agar jadwal dapat berjalan dengan lancar.

• Menyediakan Informasi yang Diperlukan

Resepsionis harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang perusahaan atau organisasi tempat mereka bekerja. Mereka harus mampu memberikan informasi yang relevan kepada tamu atau pengunjung seperti alamat, nomor telepon, dan petunjuk arah.

• Mengelola Administrasi dan Dokumen

Tugas administratif seperti mengelola dokumen, mengirim surat, dan menjaga kerahasiaan informasi penting juga menjadi tanggung jawab seorang resepsionis. Mereka harus terampil dalam menggunakan perangkat lunak kantor dan menjaga keakuratan data.

• Menjaga Kebersihan dan Kerapihan Area Resepsionis

Resepsionis juga bertanggung jawab menjaga kebersihan dan kerapihan area resepsionis. Hal ini meliputi menjaga tampilan meja, menyediakan brosur atau bahan informasi yang diperlukan, dan memastikan area resepsionis terlihat profesional.

• Menangani Situasi Darurat

Ketika terjadi situasi darurat seperti kebakaran atau kecelakaan, resepsionis perlu tahu tindakan yang tepat untuk dilakukan. Mereka harus menghubungi pihak yang berwenang dan memberikan bantuan awal kepada tamu atau karyawan yang membutuhkan.

Skill yang Harus Dikuasai Resepsionis

1. Komunikasi yang Efektif

Sebagai seorang resepsionis, kemampuan komunikasi yang efektif sangatlah penting. Anda harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan tamu dan karyawan lainnya. Keterampilan verbal yang baik akan membantu Anda dalam memberikan informasi dengan jelas dan menjawab pertanyaan dengan tepat. Selain itu, keterampilan mendengarkan yang baik juga penting untuk memahami kebutuhan dan permintaan tamu dengan baik.

2. Keramahan dan Keramah-tamahan

Seorang resepsionis bertindak sebagai wajah perusahaan atau hotel. Oleh karena itu, Anda harus memiliki sikap yang ramah, sopan, dan ramah tamah. Kemampuan untuk menyambut tamu dengan senyuman dan memberikan layanan yang ramah akan meningkatkan pengalaman tamu dan membuat mereka merasa dihargai. Juga, memiliki kesabaran yang baik dan tetap tenang dalam situasi sulit atau konflik juga merupakan keterampilan yang sangat penting.

3. Keterampilan Manajemen Waktu

Sebagai resepsionis, Anda akan menghadapi berbagai tugas dan tanggung jawab yang berbeda sepanjang hari. Oleh karena itu, memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik akan membantu Anda mengatur pekerjaan Anda dengan efisien. Anda perlu mampu memprioritaskan tugas-tugas yang mendesak, mengatur jadwal dengan baik, dan tetap fokus pada pekerjaan yang sedang Anda lakukan.

4. Keterampilan Teknologi dan Sistem Informasi

Dalam era digital ini, keterampilan teknologi dan penguasaan sistem informasi sangat penting. Anda harus terampil dalam menggunakan perangkat lunak dan sistem komputer yang digunakan dalam pekerjaan resepsionis. Kemampuan untuk mengoperasikan sistem pemesanan hotel, mengelola basis data tamu, atau menggunakan perangkat lunak khusus lainnya akan membantu Anda melakukan tugas-tugas Anda dengan lebih efisien.

5. Keterampilan Multitasking

Pekerjaan seorang resepsionis seringkali melibatkan berbagai tugas yang harus dilakukan secara bersamaan. Anda harus dapat melakukan multitasking dengan baik dan tetap menjaga kualitas layanan. Misalnya, menerima panggilan telepon sambil melayani tamu di meja resepsionis atau mengelola reservasi sambil menjawab pertanyaan tamu lainnya.

Cara Menjadi Resepsionis

• 1. Memperoleh Pendidikan yang Relevan

Mengenyam pendidikan yang relevan dapat membantu Anda memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dalam pekerjaan sebagai resepsionis. Beberapa institusi pendidikan menawarkan program pendidikan atau kursus singkat dalam manajemen perhotelan atau administrasi perkantoran. Melalui pendidikan ini, Anda dapat mempelajari keterampilan dasar seperti komunikasi efektif, penggunaan perangkat lunak kantor, serta manajemen waktu dan tugas.

• 2. Perluas Pengetahuan tentang Industri

Untuk menjadi seorang resepsionis yang sukses, penting bagi Anda untuk memiliki pemahaman yang baik tentang industri di mana Anda akan bekerja. Luangkan waktu untuk mempelajari tentang perhotelan, pariwisata, atau industri yang terkait. Anda dapat membaca buku, mengikuti seminar, atau bahkan melakukan magang di hotel atau perusahaan yang memiliki layanan resepsionis. Dengan pemahaman yang lebih dalam tentang industri, Anda akan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada tamu.

• 3. Kembangkan Keterampilan Komunikasi

Keterampilan komunikasi yang baik merupakan aspek penting dalam pekerjaan sebagai resepsionis. Anda akan berinteraksi dengan berbagai macam tamu, termasuk tamu yang mungkin menghadapi masalah atau permintaan khusus. Latihlah keterampilan mendengarkan dengan baik, bersikap ramah, dan berbicara dengan jelas. Kemampuan berkomunikasi yang baik akan membantu Anda memberikan pengalaman positif kepada tamu dan menjalin hubungan yang baik dengan tim kerja lainnya.

• 4. Cari Pengalaman Kerja di Bidang Terkait

Mencari pengalaman kerja di bidang terkait dapat memberikan Anda keuntungan dalam memulai karir sebagai resepsionis. Anda dapat mencari pekerjaan paruh waktu atau magang di hotel, restoran, atau tempat-tempat lain yang memiliki mekanisme penerimaan tamu. Dalam pengalaman ini, Anda akan dapat mengasah keterampilan resepsionis Anda, memahami proses kerja di industri tersebut, dan membangun jaringan profesional.

• 5. Tingkatkan Pengetahuan Teknologi

Dalam era digital saat ini, pengetahuan tentang teknologi menjadi hal yang penting. Pastikan Anda menguasai penggunaan perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office dan memiliki pemahaman dasar tentang sistem reservasi atau perangkat lunak pemesanan tamu yang digunakan di industri perhotelan. Kemampuan dalam mengoperasikan perangkat keras dan lunak akan membantu Anda menjalankan tugas sehari-hari dengan lebih efisien.

• 6. Jalin Hubungan dan Berjejaring

Berjejaring dengan orang-orang di industri perhotelan atau bidang terkait dapat memberikan peluang kerja yang lebih baik. Ikuti acara atau pertemuan industri, terlibat dalam komunitas online atau grup diskusi, dan berinteraksi dengan orang-orang yang memiliki pengalaman dalam pekerjaan resepsionis. Dengan menjalin hubungan dan berjejaring, Anda dapat mendapatkan informasi tentang lowongan pekerjaan, tips karir, atau bahkan rekomendasi dari mereka yang telah berpengalaman.

Jenjang Karir Resepsionis

1. Resepsionis Pemula

Posisi awal sebagai resepsionis pemula merupakan langkah pertama dalam memulai karir di bidang ini. Tugas utama seorang resepsionis pemula meliputi menjawab telepon, menerima tamu, mengatur janji temu, serta mengelola catatan dan dokumen administratif. Dalam tahap ini, penting bagi seorang resepsionis untuk menguasai keterampilan komunikasi yang baik, termasuk berinteraksi dengan tamu dan memberikan informasi yang akurat.

2. Resepsionis Berpengalaman

Setelah memperoleh pengalaman dan keterampilan yang lebih matang, seorang resepsionis dapat naik ke tingkat berikutnya. Sebagai resepsionis berpengalaman, Anda akan dihadapkan pada tugas yang lebih kompleks, seperti mengelola reservasi hotel, menyediakan informasi yang lebih rinci kepada tamu, serta menangani keluhan atau pertanyaan yang lebih sulit. Pada tahap ini, kemampuan multitasking, mengatur waktu, dan bekerja di bawah tekanan menjadi lebih penting.

3. Supervisor atau Koordinator Resepsionis

Seiring dengan kemajuan karir, seorang resepsionis berpotensi memperoleh peran supervisi atau koordinasi. Sebagai seorang supervisor atau koordinator resepsionis, Anda akan bertanggung jawab atas pengawasan tim resepsionis, mengatur jadwal kerja, melatih staf baru, dan memastikan kelancaran operasional meja depan. Posisi ini membutuhkan kemampuan kepemimpinan yang baik, keterampilan organisasi yang kuat, dan kemampuan memecahkan masalah dengan cepat.

4. Manajer Front Office

Puncak karir seorang resepsionis adalah menjadi manajer front office. Sebagai manajer, Anda akan mengawasi seluruh operasional meja depan, merencanakan dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur, serta mengelola anggaran. Posisi ini juga melibatkan kerja sama dengan departemen lain dalam perusahaan untuk memastikan pengalaman tamu yang unggul dan kepuasan pelanggan yang tinggi

Dimana Resepsionis Bekerja?

• Hotel dan Akomodasi

Salah satu tempat utama di mana resepsionis bekerja adalah di hotel dan akomodasi lainnya. Mereka biasanya berada di area lobi atau meja depan, bertugas untuk menyambut tamu yang datang dan memberikan bantuan yang diperlukan. Resepsionis hotel juga bertanggung jawab untuk mendaftarkan tamu, mengatur reservasi, memberikan informasi tentang fasilitas hotel, dan mengatasi keluhan atau permintaan tamu.

• Rumah Sakit dan Klinik

Resepsionis juga dapat ditemukan di rumah sakit, klinik, atau praktek medis lainnya. Mereka berada di area pendaftaran atau meja depan, melayani pasien yang datang untuk membuat janji temu, mendaftar, atau mendapatkan informasi tentang layanan medis yang tersedia. Mereka juga dapat membantu mengatur jadwal kunjungan pasien, mengoordinasikan antara dokter dan pasien, serta memberikan petunjuk arah di fasilitas medis tersebut.

• Kantor atau Perusahaan

Banyak perusahaan dan kantor juga memiliki resepsionis yang bertugas di area penerimaan atau meja depan. Tugas mereka meliputi menyambut tamu atau pengunjung, mengarahkan mereka ke tempat yang tepat, mengelola panggilan telepon masuk, dan menerima kiriman atau paket yang tiba. Resepsionis di kantor atau perusahaan sering kali menjadi titik kontak pertama bagi tamu atau klien, sehingga mereka harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik dan ramah.

• Resor atau Tempat Wisata

Di sektor pariwisata, resepsionis sering ditemukan di resor, hotel, atau tempat wisata populer lainnya. Tugas mereka mirip dengan resepsionis hotel, yaitu menyambut tamu, membantu dengan pendaftaran, memberikan informasi tentang fasilitas atau kegiatan yang tersedia, dan memberikan bantuan sepanjang kunjungan tamu.

• Tempat Pelayanan Publik

Beberapa tempat pelayanan publik, seperti perpustakaan, museum, atau pusat informasi turis, juga mempekerjakan resepsionis. Mereka bertugas memberikan informasi kepada pengunjung, membantu dengan permintaan khusus, serta menjawab pertanyaan tentang koleksi atau layanan yang ditawarkan.

Rata-Rata Gaji Resepsionis

Rata-rata gaji seorang resepsionis di Indonesia bervariasi tergantung pada beberapa faktor, seperti pengalaman kerja, lokasi, ukuran perusahaan, dan sektor industri tempat mereka bekerja. Menurut Salary explorer, Secara umum, rata-rata gaji resepsionis di Indonesia berkisar antara Rp2.600.000 hingga Rp7.300.000 per bulan. Namun, angka ini bisa lebih tinggi untuk posisi resepsionis dengan pengalaman yang lebih luas atau di perusahaan besar di kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, atau Bandung.

Penting untuk diingat bahwa gaji resepsionis juga dapat ditentukan oleh tingkat pendidikan, keterampilan tambahan, dan bahasa yang dikuasai. Misalnya, resepsionis yang memiliki kemampuan bahasa asing seperti Bahasa Inggris atau Mandarin mungkin mendapatkan kompensasi yang lebih tinggi karena kemampuan tersebut dianggap berharga dalam lingkungan kerja yang multikultural.

Selain gaji pokok, seorang resepsionis juga dapat menerima tunjangan dan bonus tertentu, seperti tunjangan kesehatan, uang makan, atau bonus kinerja. Hal ini dapat meningkatkan total penghasilan mereka dalam sebulan.

Pasar kerja dan persaingan juga memengaruhi tingkat gaji resepsionis. Di daerah dengan persaingan ketat, seperti kota-kota besar, mungkin ada permintaan yang lebih tinggi untuk resepsionis yang berkualitas tinggi, yang pada gilirannya dapat mempengaruhi tingkat gaji.

• Resepsionis Pemula: Rp 2.600.000 – Rp 3.700.000
• Resepsionis Berpengalaman: Rp 3.800.000 – Rp 5.000.000
• Supervisor atau Koordinator Resepsionis: Rp 5.000.000 – Rp 7.300.000
• Manajer Front Office: > Rp 7.300.000